 |
Теоретические аспекты организации системы управления предприятием
|
|
|
|
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА
Теоретические аспекты организации системы управления предприятием
Производительность труда на предприятиях во многом зависит от эффективности организации структуры, от сбалансированности различных сфер деятельности внутри предприятия. Это требует от высшего руководства осуществления постоянного контроля за рентабельностью, эффективностью и вообще необходимостью координированной работы всех подразделений предприятия.
Анализируя функции руководства предприятия и проблемы его прибыльности, нужно исходить из того, что прибыль является не причиной существования предприятия, а результатом его деятельности и слаженной работы основных функциональных подразделений предприятия (маркетинговая служба, финансовая служба, производственная служба и другие).
Сегодня, в условиях рыночной экономики, прибыль определяется как итог успешной деятельности предприятия. Вместе с тем она создает определенные гарантии дальнейшему существованию предприятия, поскольку только ее накопление на предприятии позволяет ограничить и преодолевать риски, связанные с реализацией товаров на рынке. В этом, в частности, может помочь планирование деятельности предприятия. Но даже планирование, осуществляемое на высоком профессиональном уровне, не в состоянии существенно ограничить риски, с которыми сталкивается предприятие.
Одна из важнейших функций управления - создавать условия, необходимые для дальнейшего успешного функционирования предприятия. Именно поэтому даже на предприятиях западных стран основным принципом и ориентиром менеджмента является не максимизация прибыли, а успешное элиминирование влияния рисковых ситуаций. Та или иная операция предприятия должна приносить такую прибыль, которая позволяла бы аккумулировать достаточно средств, создающих реальную возможность преодолевать возможные риски будущего.
|
|
|
В основе деятельности высшего руководства лежит глубокий анализ деятельности предприятия, а одним из важнейших элементов ее является маркетинг и нововведения. В силу этого любой менеджер одновременно представляет собой одну из форм предпринимательской деятельности. Руководство не может быть чисто бюрократическим, административным актом или базироваться на политических домыслах. Это по настоящему творческая деятельность, исключающая все формы приспособленчества. Оно должно постоянно, активно, в широких масштабах создавать, творить новые условия, а не просто пассивно реагировать на изменения, происходящие в окружающей среде. Именно это делает менеджмент истинно современной формой управления.
Высшее руководство само ставит перед собой цели. Вначале они приобретают форму желаемого. Затем в процессе разработки конкретных, детализированных планов и постановки конкретных задач для отдельных сфер деятельности предприятия эти глобальные цели соотносятся с имеющимися возможностями. Из этого следует, что менеджмент должен умело организовывать аналитическую работу на предприятии.
Руководство фирмы решает важные проблемы. Ему крайне важно знать, а как будет выглядеть рынок завтра и послезавтра, что будут ожидать клиенты от фирмы не только сегодня, но и завтра.
Основными сферами деятельности, для которых высшее руководство должно устанавливать цели, являются ситуации на рынке, инновации, производительность труда, обеспечение финансовыми средствами и рабочей силой, рентабельность в чисто техническом и финансовом смысле, а также эффективность труда служащих и их взаимоотношения, а также связи с общественностью.
|
|
|
Между всеми этими сферами существуют тесные взаимосвязи и взаимозависимости. Например, плохие отношения, сложившиеся между руководством и сотрудниками, рано или поздно станут отрицательно сказываться и на положении предприятия на рынке. Сказанное относится и к низкой эффективности труда рабочей силы, низкой удовлетворенности сотрудников работой. Последнее особенно влияет на их отношения с клиентами. Предприятие - это совокупность своих сотрудников, и, следовательно, если клиенты размышляют о нем, то имеют в виду не здание, машины и оборудование, а своих конкретных собеседников на конкретном предприятии[1].
Анализируя положение предприятия на рынке, следует руководствоваться тем, что все рынки непрерывно меняются. Поэтому сопоставлять свое положение на нем стоит не с его прошлой и теперешней долей рынка, а со всем рынком и его стоимостью. К примеру, руководство предприятия не может исходить из того, что до тех пор, пока объем продажи растет, все идет нормально. Так оно легко может упустить из виду, что весь рынок расширяется намного быстрее, чем растет объем продаж. Такой анализ необходим особенно тогда, когда в сфере интересов предприятия приходится небольшая доля рынка. Именно эти предприятия зависят не только от колебания конъюнктуры рынка, но и от поведения конкурентов, которые довольно легко и неожиданно для предприятия в состоянии вытеснить его с рынка.
На Западе опасные для предприятия ситуации могут возникать и в тех случаях, если на него приходится чересчур большая доля рынка.
С точки зрения достижения оптимальной динамики развития, руководство фирмы должно, по меньшей мере, анализировать:
Ø желаемое положение предприятия на рынке с товарами, выпускаемыми в настоящий момент;
Ø желаемое положение текущей продукции на новых потенциальных рынках;
Ø выпуск продукции в зависимости от того, в какой степени необходимо выводить определенные изделия из производственной программы;
Ø производство новых видов товаров, предназначенных для выведения на новые рынки;
Ø возможные изменения сбытовой и прочих организаций, если возникает необходимость достижения вышеназванных целей.
|
|
|
Необходимость в нововведениях возникает тогда, когда их уже требует рынок. Но руководство предприятия должно само заблаговременно определять их необходимость и целесообразность. Именно в данной сфере ему следует:
Ø определить новые виды товаров или услуг, с помощью, которой предприятие будет иметь соответствующую долю рынка;
Ø определить новые виды товаров и услуг, которые должны заменить существующие, но устаревшие товары и услуги;
Ø внедрить нововведения и осуществить модернизацию во всех сферах деятельности предприятия (делопроизводство, связи с общественностью);
Современное предприятие характеризуется тем, что на нём занято меньше рядовых рабочих, чем 50 или даже 10 лет назад. А через 5, 10 или 20 лет их будет еще меньше. Уже сейчас существуют предприятия, на которых практически нет рабочих, а имеются лишь высококвалифицированные служащие и менеджеры. Менеджеры становятся основным и одновременно самым редким фактором производства. Производственные предприятия без них работают малоэффективно, так как при отсутствии соответствующих опытных менеджеров капитал сам по себе не может найти выгодного применения. Следовательно, наличие опытных менеджеров становится решающим элементом в решении вопроса о дальнейшем существовании предприятия. В то же самое время предприятие и высшее руководство должны принимать все меры для того, чтобы обеспечить наличие такой численности квалифицированных менеджеров, которая необходима для успешной работы предприятия в длительной перспективе.
Для создания творческого коллектива менеджеров требуется минимум два-три года. Выйти за рамки срока довольно легко и быстро. По этой причине современные предприятия придают особое значение «человеческим отношениям», то есть взаимоотношениям между менеджерами и сотрудниками.
На современном предприятии один-единственный человек никогда или почти никогда не в состоянии быть наиболее компетентным менеджером. Фактически на всех крупных западных предприятиях высшее руководство формируется в виде рабочей группы.
|
|
|
На современном предприятии, если это не очень мелкие фирмы, менеджеры могут выполнять свои обязанности лишь при условии, что они делегируют часть своих полномочий другим руководителям. Таким образом, одни менеджеры постоянно работают в тесном контакте с другими.
Создание соответствующего климата, прежде всего в кругу менеджеров, играет решающую роль в обеспечении успешной работы предприятия. Менеджеры и сотрудники обязаны видеть и понимать, что выполняемая ими работа, это небольшая, иногда даже крохотная часть работы предприятия в целом, оказывает прямое воздействие на производительность всего предприятия. Они должны быть в состоянии контролировать собственную деятельность. Подобная возможность самоконтроля стимулирует работу сотрудников в большей мере, чем страх быть уволенным или лишенным премии.
Итак, одной из важнейших задач менеджмента является постановка сотрудниками фирмы конкретных задач, предоставление им возможности контролировать свою собственную работу, а также видеть, какой вклад в общие результаты деятельности предприятия внес их труд. Сотрудник независимо от того, является ли он простым рабочим или директором завода, должен понимать, что от его работы зависит судьба предприятия.
Многие ведущие западные фирмы перешли от конвейерной системы организации производства к более эффективной групповой работе. В таких условиях каждая рабочая группа занята на каком-то одном участке предприятия (например, на шведском автомобильном заводе "Вольво", где вполне определенное число групп рабочих производит автомашину практически целиком)[2]. Эта система позволяет повысить понимание рабочими необходимости проявлять заботу о судьбе своего предприятия и их прямого участия в достижении положительных результатов работы предприятия. Заинтересованность рабочих растет незамедлительно, что стимулирует резкое повышение производительности труда и сокращение текучести кадров. В связи с этим следует подчеркнуть, что высокая зарплата является только одним из важных и, может быть, даже решающим элементом формирования благоприятного климата на предприятии.
Высшее руководство предприятия никогда не должно забывать о том, что существует только благодаря клиентам, а также потому, что их сотрудники готовы работать в тесном контакте с ним.
Именно высшее руководство предприятия легко поддается искушению думать, что судьба предприятия, рабочих и их семей зависит от решений руководства. На деле все обстоит совсем иначе: существование руководства зависит от работы сотрудников и от рынка. Умелая организация рабочего времени и хороший выбор ближайших сотрудников нередко являются одним из решающих элементов успешной или неуспешной деятельности высшего руководства.
|
|
|
Менеджер, и, прежде всего высший менеджер, должен быть не только исключительно образованным человеком, но и крепким по характеру человеком. Он должен быть активным бойцом и не бояться любых столкновений с акционерами, со своими сотрудниками, а при необходимости даже со своими коллегами[3].
Даже с технической и коммерческой точек зрения, управление предприятием в наши дни является столь сложным делом, что эту функцию почти никогда не может выполнять только один человек.
На многих западных предприятиях уже не существует генерального директора или председателя высшего звена руководства, а есть группа равноправных руководителей высшего звена управления. Задачи и функции каждого члена такой рабочей группы должны быть четко обозначены. Никому не предоставляется права вмешиваться в сферу деятель своих коллег, и в то же время все они вместе не должны опровергать мнения своих коллег. Наконец, многое в деятельности группы менеджеров зависит от сложившихся в ней чисто человеческих отношений.
На современных предприятиях большое внимание уделяется вопросам создания оптимальной организационной структуры. Создавая ее, необходимо иметь в виду, что она должна:
Ø обеспечивать достижение предприятием оптимальной рентабельности. Поэтому организационную структуру следует создавать по возможности простой, четкой и легко обозримой;
Ø охватывать по возможности минимальное количество промежуточных звеньев. Иными словами, командную и информационную системы необходимо создавать не столь громоздкими;
Ø обеспечивать условия подготовки менеджеров на перспективу.
Как раз это последнее обстоятельство часто упускают из виду даже на крупных, хорошо организованных западных предприятиях, поскольку, опираясь на личный опыт, менеджеры крайне редко допускают присутствие сильных потенциальных конкурентов. Но наличие сильных, хорошо подготовленных потенциальных менеджеров играет большую роль в деле обеспечения успешного функционирования предприятия в перспективе.
Только хорошо заинтересованные рабочие и служащие в состоянии внести существенный вклад в достижение предприятием высоких результатов, и лишь довольные всем служащие могут с высокой ответственностью относиться к работе своего предприятия. Положительные или отрицательные отношения между руководством, рабочими и служащими довольно скоро сказываются в положительном или отрицательном смысле на положении предприятия на рынке.
Менеджеры - категория трудящихся, которой присущи свои особенности функционального содержания труда, с точки зрения влияния на результаты производственно-хозяйственной деятельности коллектива.
Функции управления - это особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект[4]. Функции управления отражают содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы.
Все функции управления подразделяются на:
Ø основные - обязательные для любой системы управления, являются основополагающими всего процесса управления;
Ø специфические - отражают особенности конкретной управленческой деятельности работника, имеют отраслевую направленность (например, торговля).
К основным функциям менеджмента следует отнести планирование, организацию, мотивацию и контроль. Все функции менеджмента находятся в определенной взаимосвязи и взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности, окончание процесса действия одной функции является основой для реализации другой. Этот процессный подход лег в основу теоретических положений концепции организации управленческого труда.
Рассмотрим содержание основных функций менеджмента.
I. Функция планирования.
Эта функция решает вопросы, какими быть целям организации, что нужно предпринимать для достижения поставленных целей. Планирование как функция включает:
Ø прогнозирование;
Ø определение целей;
Ø разработку стратегии;
Ø разработку программ.
II. Функция организации.
Обеспечивает создание организационной структуры, так как в любой организации множество элементов требующих структурирования. Выполнение этой функции требует разработки, регламентации нормативных актов, воздействие на процессы производства и на организацию труда работников. Эта функция включает в себя:
Ø разработку организационных структур;
Ø делегирование полномочий;
Ø определение взаимоотношений в работе.
III. Функция мотивации.
Функция организует выполнение работы в соответствии с требованиями, планом, обязанностями и делегируемыми полномочиями. Необходимо, чтобы человек за свой труд получал вознаграждение, которое способствовало бы удовлетворению его личных интересов, потребностей. Она включает в себя:
Ø подбор и расстановку кадров;
Ø обучение персонала;
Ø координация.
IV. Функция контроля.
Это процесс проверки выполнения деятельности, а также сравнения с намеченными целями и направлениями развития. Составляющие элементы этой функции управления:
Ø корректировка результатов;
Ø измерение результатов;
Ø разработка стандартов.
В процессе деятельности менеджмента содержание функций управления меняется в зависимости от выполняемой работы, меняется, и объем функций. Единственное, что остается неизменным - это целевое назначение.
По сравнению с другими видами труда труд менеджера имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средствах. Специфика решаемых задач предопределяет преимущественно умственный, творческий характер управленческого труда, в котором постановка целей, разработка способов и приемов их достижения, а также организация совместной деятельности составляют главный смысл и содержание труда людей, относимых к управленческому персоналу. У них особый предмет труда - информация, преобразуя которую руководитель принимает решение, необходимое для изменения состояния управляемого объекта. Поэтому в качестве орудий труда работников управления - менеджеров - выступают, прежде всего, средства работы с информацией, а результат труда менеджеров оценивается по достижению поставленных целей.
Менеджмент, как особый вид трудовой деятельности, требует соответствующей организации труда работников, выполняющих функции управления на различных уровнях.
Под организацией управленческого труда принято понимать порядок, правила служебного поведения в аппарате управления, нацеленные на выполнение текущих и перспективных плановых заданий должностными лицами, специалистами и техническим персоналом в соответствии с действующими должностными инструкциями и положениями о структурных подразделениях[5].
Это определение вытекает из значения слова «организация» (в переводе с латинского - упорядочение чего-либо в сфере практической деятельности).
Содержание труда руководителя основывается на управлении производственно-хозяйственной деятельностью предприятия и коллективом. В процессе осуществления управленческой деятельности, руководителю приходится систематически участвовать в решении задач, которые выполняют его подчиненные, постоянно общаться с людьми, получать от них и передавать им управленческую информацию, решать задачи, вытекающие из его личных, служебных обязанностей как руководителя предприятия.
Содержание труда руководителя предприятия включает создание организационно-технических и социально-экономических условий для эффективного труда работников, занятых в технологическом процессе, планирование и организация личной работы, организацию работы с подчиненными и многое другое.
Определяя формы участия в решении задач производственно-хозяйственной деятельности, руководитель должен распределить свое рабочее время на решение текущих и перспективных задач, рационально разделить функции между работниками аппарата, делегировать им обязанности и полномочия и определить формы своего участия в выполнении функций аппарата управления. От правильного распределения времени на решение текущих и перспективных задач зависит степень реального воздействия руководителя на производственный процесс и эффективность его труда.
Элементы эффективной организации труда менеджера включают[6]:
1) Планирование и распределение рабочего времени.
2) Размещение и оснащение рабочего места. Создание комфортных условий труда и отдыха.
3) Рациональное использование технических средств.
4) Применение научно-технической, экономической, оперативно-производственной информации и коммуникаций.
Организаторская работа руководителя немыслима без контактов с подчиненными, работниками других подразделений аппарата управления, обращающимся по тем или иным вопросам. Руководитель постоянно общается с подчиненными и посетителями. Это позволяет ему получить информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления.
Информация в менеджменте является формой связи между субъектом и объектом управления, объективно отражающей их состояние. Для менеджера предприятия информация является предметом, средством и результатом труда. Предмет труда - это нормативно-справочная информация. Средства труда - последовательность переработки информации (проведение расчетов, анализа). Результат труда - управленческие решения о необходимости воздействия на управляемый объект для достижения поставленной цели. Поэтому для управления предприятием необходимо иметь оперативную и достоверную информацию.
Использование информации, идущей от исполнителей, коллег на работе, получаемой на совещаниях, конференциях и беседах, в процессе контроля, во время командировок, экскурсий, при осмотрах выставок и пр. предполагает следующие этапы:
I. Получение и сбор предварительной, текущей и заключительной информации.
II. Обработка, систематизация, анализ и обобщение информации.
III. Передача информации исполнителям.
Приступая к сбору информации, необходимой для принятия решения, руководитель сталкивается с двумя трудностями - ее избытком или недостатком. Руководитель должен выработать четкий подход к общей оценке материала, определить необходимость фактов и их содержание, сроки их сбора и обработки, эффективность предполагаемых результатов; установить методы и приемы классификации материала. Наиболее простыми и часто использующимися формами передачи информации являются:
Ø переноска, пересылка, перевозка документов;
Ø получение по телефону, телефаксу, телетайпу, телеграфу и радио;
Ø использование телекоммуникационных систем.
При сборе информации необходимо использовать такие способы, при которых может быть обеспечено выполнение следующих условий:
1. Правильность и четкость информации.
2. Своевременность получения.
3. Мобильность.
4. Простота ее сбора и передачи.
5. Экономичность при сборе и передаче.
6. Доступность и применение технических средств.
Сбор предварительной информации необходим для формирования профессиональной квалификации. Текущая информация - для выполнения конкретной задачи, ознакомления с инструкциями, приказами, положениями, планами, графиками, отчетами, для проведения экспериментов, хронометражных наблюдений. Получение заключительной информации служит основанием для проведения анализа деятельности предприятия, сравнения работы предыдущего и текущего периодов, выявления сильных и слабых сторон в деятельности предприятия. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой информации из книг, монографий, периодики. В результате личных наблюдений, при посещении рабочих мест и так далее.
Помимо сбора информации руководитель обрабатывает, систематизирует и анализирует ее. Обработка и регистрация информации на современном предприятии осуществляется с помощью быстродействующих электронно-вычислительных машин персонального назначения и периферийной техники. Процесс переработки информации состоит из следующих операций: прием первичной информации, контроль правильности оформления входных документов, подготовка информации к вводу в ЭВМ, сортировка, кодирование входящей информации, ввод информации в ЭВМ, обработка информации, вывод информации, выдача информации по принадлежности для управления, хранение информации для дальнейшего использования.
Процесс обработки информации на ЭВМ осуществляется с помощью специальных прикладных программ, которые в свою очередь разрабатываются математиками-программистами. ЭВМ позволяет быстро, четко и надежно проверять различные предположения, делать правильные умозаключения, принимать оптимальные решения на основе переработанной информации. Кроме того, вести учет, классифицировать, периодически проверять ход выполнения решений, выдавать необходимую информацию в виде сводок и группировок с указанием сроков по каждому из них, контролировать и так далее[7].
Выходная информация передается исполнителям для принятия решений. Внутренняя информация предприятия характеризует различные стороны промышленно-хозяйственной деятельности. Она носит оперативный характер, отражает экономические результаты работы предприятия. Передача информации исполнителям осуществляется в виде приказов, распоряжений, инструкций, программ, методик и так далее. Важная роль при передаче информации отводится специальному аппарату при руководителе (секретарь, секретарь-референт и прочие.), который призван осуществлять сбор, регистрацию, сортировку, анализ и подготовку информации для принятия решений.
Работа руководителя с информацией предполагает внедрение новейших технических средств обработки информации, включая известные средства механизации, регистрационную, копировальную, оптическую и другую современную технику.
Определяется оптимальное количество и качество принимаемой и перерабатываемой информации. Работа с информацией характеризуется количеством инстанций, которые проходит документ в процессе оперативной работы с ним. А также временем, необходимым для прохождения документа.
Используя, передавая информацию и получая обратный сигнал, руководитель организует, направляет и мотивирует подчиненных. Передача информации от субъекта управления объекту происходит при помощи процесса коммуникации, который является элементом работы с информацией. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или другой форме (письмо, жесты, позы, тон и тембр голоса) с целью получения в ответ желаемой реакции.
Коммуникации включают и то, что передается, и то, как передается. Для того, чтобы процесс коммуникации состоялся необходимо наличие как минимум двух людей. Каждый из участников должен обладать способностью, видеть, слышать, ощущать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.
Руководитель постоянно общается с людьми, что позволяет ему получать информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления. Информация характеризует состояние хозяйственной деятельности предприятия в данный момент и ее преобразование в соответствии с решением как в форме документов (планов, распоряжений), так и в устной форме для изменения состояния этого объекта по достижению поставленных перед ним целей и задач.
|
|
|
