 |
Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы в ОГУ «БелИФ»
|
|
|
|
· Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
· Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
· Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
· Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
· Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
· Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
· Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
· Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
· Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
|
|
|
· Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
· Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
· Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
· Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.
В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.
Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив.
Таблица 3.1 Основные возможности систем электронного документооборота
| Система возможность | Б-Р | ГД | Д | Е-Д | СМ | D | DIS | DV | LD | O-W | М | ||
| Регистрации документов | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||
| Введение регистрационной карточки | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||
| Введение номенклатуры дел | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||
| Сканирование | +/-1,2 | + | +/-1,5 | + | +/-1 | -/+ | + | + | + | +/-1 | + | ||
| Распознание документов | +/-1,2 | + | +/-1,5 | + | +/-1 | -/+ | +/-1 | +/-1 | +/-1 | +/-1 | + | ||
| Связанные документы | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||
| Прикреплённые файлы | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||
| Работа со словарями и справочниками | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||
| Срок поручений | + | - | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||
| Поиск: - по реквизитам - по виду рекивзита документа -полнотекстовый - с учётом морфологии | + - + - | + - + - | + + + - | + + + + | + - + - | + - + + | + + - - | + + + - | + - + + | + + + +\- | + + + + | ||
| Списание документа в архив | + | + | + | + | + | + | - | + | + | + | + | ||
| Введение архивов электронных документов | -/+ | - | +/-6 | +/-7 | -/+ | -/+ | - | -/+ | +/-9 | -/+ | + | ||
| маршрутизация | + | - | + | + | + | + | - | + | + | + | + | ||
| Генерация отчётов | +/-³ | +/-4 | + | + | +/-8 | + | + | + | + | +/-4 | + | ||
| Продолжение табл. 3.1
| |||||||||||||
| Разграничение прав доступа | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||
| Пароли | + | - | -\+ | + | + | + | + | + | + | + | + | ||
Условные обозначения систем в таблицах: Босс-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W), Мотив (М).
Пояснения к таблицам: «+» - возможность имеется, возможности нет, «+/-»- опционально или внешним ПО, «-/+» - неполная функциональность возможности.
Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 3.1).
Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.
Примечания:
C применением внешних OCR
2 - интеграция С CuneForm
3 - с помощью Report’sMan
4 - с помощью Crystal Reports
5 - опционально «потоковое сканирование»
6 - опционально подсистема «архивное дело»
7 - опционально модуль «архивариус»
8 - опционально с помощью системы «центр отчётов»
9 - опционально система LanDocs архив
СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач.
|
|
|
Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.
Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 2). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.
Таблица 3.2 Стоимость сервера и лицензии
|
|
|
| Система | Б-Р | ГД | Д | Е-Д | СМ | D | DIS | DV | LD | O-W | М |
| Стоимость сервера и 50 рабочих мест | 17600 | 10-20 | 12100 | 7200 | 21000 | 14800 | 19700 | 9200 | 21050 | 18200 | 10200 |
Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (таблица 3.3).
Таблица 3. Доступный инструментарий для настройки системы
| Система инструментарий | Б-Р | ГД | Д | Е-Д | СМ | D | DIS | DV | LD | O-W | М |
| Дизайнер форм карточек документов | + | - | -\+3 | + | +\-4 | -\+7 | - | + | -\+8 | + | + |
| Дизайнер маршрутов\процессов | + | - | -\+ | + | +\-5 | -\+7 | - | + | + | + | + |
| Редактор отчётов | +\- | +\-2 | - | + | +\-6 | -\+7 | -\+ | + | + | + | +\-2 |
| Создание и изменение словарей и справочников | + | + | + | + | + | -\+7 | - | + | + | + | + |
Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (таблица 4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.
Таблица 3.4. Опыт внедрения систем
| Система вопрос | Б-Р | ГР | Д | Е-Д | CM | D | DIS | DV | LD | O-W | M | ||
| Количество внедрений? | >100 | >100 | >500 | >1000 | >500 | >100 | >100 | >100 | >100 | >100 | >100 | ||
| Возможно ли внедрение собственными силами? | нет | нет | Нет \ да | да | нет | Нет \ да | Нет \ да | Да \ нет | нет | нет | да | ||
| Внедрение проектные (П) и собственными (С) силами? | П | П | С<П | П<<С | П | П>>C | П>C | П<С | П | П | П>С | ||
| Примечание: * - «нет \ да»- жесткие настройки, «да \ нет» требует специалист
** - П > (<) С – проектных внедрений больше (меньше) чем собственными силами; “>> (<<) –на много больше (меньше); П – проектные внедрения 1- Учитываются только внедрение продукта Дело; 2- С учетом внедрений продукта OfficeMedia | |||||||||||||
Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (таблица 3.1) наличие в системе дополнительного функционала (таблица 3.5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы.
Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Как видно из таблицы 3.5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.
Таблица 5. Дополнительные возможности работы с системой
| СИСТЕМА ВОЗМОЖНОСТЬ | Б-Р | ГД | Д | ЕЕ-Д | CM | D | DIS | DV | LD | O-W | М |
| Настройка пользовательского интерфейса | + | -\+ | -\+ | -\+ | +\-2 | -\+ | -\+ | -\+ | -\+ | + | + |
| Настройка уведомлений и напоминаний | + | -\+ | -\+ | + | + | + | -\+ | + | + | + | + |
| Интеграции с электронной почтой | + | - | -\+ | + | + | + | -\+ | + | +\-8 | + | + |
| Web-доступ | + | - | -\+ | + | + | + | -\+ | + | +\-9 | + | + |
| Территориально-распределённая работа** | + | - | - | + | +4 | +\-6 | + | +\-7 | +\-10 | + | + |
| Наличие API | + | - | + | + | + | + | - | + | + | + | + |
Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 3.6). Из таблицы 3.6 следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.
Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.
Таблица 3.6 Надёжность, безопасность
| Система возможность | Б-Р | ГД | Д | Е-Д | СМ | D | DIS | DV | LD | O-W | M |
| Авторизация пользователей | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Шифрование документов | +\- | - | +\-2 | + | +\-3 | + | + | + | +\-4 | + | + |
| Поддержка ЭЦП | +\- | + | +\-2 | + | +\-3 | + | + | + | +\-4 | + | + |
| Резервное копирование БД по расписание | + | - | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Протокол событий | + | -\+ | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Примечания: Заказная разработка с использованием БОСС-Крипто o Опционально «ЭЦП И Шифрование» o Опционально с помощью инфраструктуры Locker o Опционально Landocs:Подсистема безопасности | |||||||||||
Таким образом, из всех систем наилучшие показатели у системы Мотив. Это означает, что внедрение этой системы и будет для ОГУ «БелИФ» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.
3.2 Регламент перехода на новую систему оперативного управления деятельностью
Общие положения.
Внедрение системы Мотив позволит решить следующие проблемы, связанные с организацией документооборота:
· Отсутствие единого информационного пространства, отсутствие автоматизированных организационных справочников, содержащих адреса электронной почты сотрудников.
· Проектные группы организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.
· Регистрация документов проводится вручную и часто дублируется в каждом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки.
· Маршрутизация документов не автоматизирована. Документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюдение регламентов, принятых в организации (особенно при согласовании документов).
· Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону.
· Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.
Сегодня развитие внутренних и внешних отношений ОГУ «БелИФ» ведет к тому, что нашей организации нужны: более совершенные современные технологии, которые предоставляют возможности коллективной работы, управления потоками данных (workflow), работы с образами и версиями документов, электронной почтой, интернетом; системы, которые отражают все факты деятельности в едином информационном пространстве, вводимые однократно в месте их возникновения, которые обеспечивают прозрачность системы для всех участников процессов при четком разграничении прав доступа и позволяют как управлять всеми процессами в целом, так и контролировать отдельные бизнес-процессы при работе проектных групп.
Основания для внедрения системы электронного документооборота.
· Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы, снизить затраты на приобретение и обновление копировальной техники, сократить затраты на содержание огромных архивов бумажных документов, что особенно важно в условиях ограничения бюджетных поступлений в связи с дефицитом областного бюджета 2009 года.
· Регистрация документов. Время регистрации бумажного документа составляет примерно 3 мин. При автоматизированном документообороте время регистрации сокращается до 1 мин. за счет автоматического заполнения некоторых полей регистрационной карточки (поля «дата регистрации», «регистрационный номер»), за счет возможности выбора информации из списка заранее сформированных данных, справочников (поля «доставка», «тип документа», «исполнитель»).
· Обмен документами. Если осуществляется работа над проектом, группы которого территориально разнесены, то время передачи документов от одного подразделения другому может измеряться часами и даже днями. При электронном документообороте передача документа осуществляется практически мгновенно благодаря встроенной почтовой системе.
· Время поиска документов. Если реквизиты документа известны, то при использовании «бумажной технологии» время поиска документа займет несколько минут. Если реквизиты документа неизвестны, то поиск документа в бумажных регистрационных журналах может растянуться на несколько часов и даже дней. В этом случае эффект от применения системы электронного документооборота будет наиболее заметен; если известны хотя бы несколько ключевых слов искомого документа, поиск может быть осуществлен так же быстро, как и в предыдущем случае.
· Подготовка типовых документов. По статистике, на подготовку типового документа уходит около 25% рабочего времени сотрудников. Практически независимо от занимаемой должности это время распределяется между созданием и обработкой документов, поиском и подбором информации. То есть ежедневно на подготовку документов уходит; 8ч*60мин*25%=120 мин рабочего времени. При электронном документообороте это время снижается примерно на 30% за счет унификации документационной деятельности организации, использования различных форм, шаблонов, типовых бланков.
· Время согласования документов. Этот параметр косвенным образом характеризует корпоративную культуру организации, степень ее бюрократизации. Он включает время рассмотрения документа и время его передачи между инстанциями. Для каждого вида документа время согласования имеет свое значение, которое зависит от числа инстанций согласования. Согласование документа отнимает у ряда сотрудников до 50-75% рабочего времени. При электронном документообороте этот параметр уменьшается за счет сокращения времени передачи документов между инстанциями примерно в три раза.
· Время, затрачиваемое на подготовку отчетов. Если регистрация документов ведется по бумажной технологии, то на подготовку таких отчетов может уходить 30-40% рабочего времени сотрудников: 8*60*30%=144 мин. При электронном документообороте подготовка отчетов занимает не более одной минуты.
· Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа. При бумажном документообороте эта операция выполняется за счет поиска необходимого сотрудника лично или по телефону и передачи ему необходимой информации, на что уходит, по статистике, примерно 10 мин. При электронном документообороте эта операция выполняется системой автоматически при приближении или наступлении срока исполнения.
· Время, затрачиваемое на размножение документа по резолюции. Оно зависит от количества резолюций (от 3 до 5) и в среднем составляет 5 мин. При электронном документообороте эта операция не нужна, т.к. поступивший документ прикрепляется к регистрационной карточке документа и доступен для просмотра всем, кому он предназначен.
Планируемые критерии оценки эффективности деятельности после внедрения СЭД Мотив.
Если говорить об оценке зависимости эффективности деятельности ОГУ «БелИФ» от организации процессов работы с документами, то можно выделить следующие основные критерии:
Критерии управления персоналом организации:
а) контроль исполнения поручений, «прозрачность» деятельности сотрудников – возможность в любой момент времени получить ответ на вопрос, «на какой стадии находится порученная исполнителю задача»;
b) исполнительская дисциплина сотрудников — степень ответственности при выполнении заданий, соблюдение сроков;
c) возможность проанализировать деятельность сотрудников в любой момент времени.
Критерии эффективности использования рабочего времени:
а) быстрота доступа к оперативной информации:
- доступ к документам;
- доступ к аналитическим справкам и отчетам;
- упорядоченность типовых бизнес-процессов;
- отлаженный механизм уведомлений и напоминаний об имеющихся задачах.
Критерии информационной безопасности:
- упорядоченный учет документов;
- надежность хранения информации;
- обеспечение распределения прав доступа сотрудников к информации.
Всем сотрудникам предлагается принять участие в разработке системы показателей на основе этих критериев, которая должна отвечать следующим требованиям:
- комплексно отражать непосредственные результаты труда, как в количественных, так и в качестве иных характеристиках;
- связывать результаты работы коллектива (индивидуального труда) с конечными результатами деятельности организации;
- отражать особенности деятельности различных коллективов и категорий работников;
- быть взаимосвязанной с системой материального и морального стимулирования:
- содержать относительно простые показатели, понятные для каждого работника, которые должны рассчитываться по единой методике, не требовать дополнительной информации, трудоемких расчетных работ:
- соответствовать цели оценки.
При этом непосредственно для оценки можно пользоваться распространенными методами измерения подобных показателей, в частности методом балльной оценки и методам коэффициентов.
В основе первого метода лежит построение балльных шкал. При этом их диапазон может быть различен в зависимости от сущности намеряемого показателя и назначения оценки (двухбалльные шкалы — «да» — «нет», трех-, n-балльные шкалы).
В методе коэффициентов, в отличие от балльного, в расчет вводятся нормативные значения, которые соотносятся с фактическим результатом, вследствие чего образуются коэффициенты. По этому принципу можно создать свою методику оценки эффективности документооборота на предприятии.
Все предложения направлять непосредственно директору ОГУ «БелИФ», который назначается ответственным за разработку системы показателей эффективности внедрения системы Мотив.
Организация процесса внедрения СЭД
Основными задачами автоматизации документооборота являются:
- Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
- Ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;
- Автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;
- Формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);
- Документационная поддержка бизнес-процессов;
- Планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов;
- Автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
- Организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;
- Обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;
- Обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы;
- Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям.
Стратегия автоматизации
Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес-процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнерами или другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных целей.
Нами выбрана стратегия автоматизации по участкам, которая представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Этот способ этот способ был выбран так как: инвестиционные ресурсы ОГУ «БелИФ» недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без применения автоматизированных систем документооборота.
Автоматизация по направлениям
Автоматизация документооборота будет вестись по направлениям деятельности, таким как управление, ведение проектов по заказам органов государственного управления и местного самоуправления, управление финансами и т.п.
Этапы внедрения СЭД Мотив
Для более эффективного внедрения и эксплуатации СЭД Мотив необходима адаптация системы по следующим направлениям:
· Разработка подсистемы прав и полномочий на документооборот предприятия;
· Разработка маршрутных схем документов и дополнительных процедур обмена информацией.
· Настройка модулей и подсистем Контроль исполнения поручений, Электронный документооборот, Электронная библиотека; подсистемы администрирования.
· Тестирование системы: испытание всех программных составляющих на отказоустойчивость и корректность настройки.
Календарный план работ по внедрению СЭД Мотив представлен в виде таблицы.
Таблица 3.7 Календарный план работ по внедрению системы Мотив в ОГУ «БелИФ»
| № п/п | Перечень работ | Срок выполнения | Отчетность |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Продолжение табл. 3.7 | |||
| 1 | Анализ алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней при отработке сообщений о проектах, работах и оперативном управлении в ОГУ «БелИФ» | В течение недели с момента издания приказа по ОГУ «БелИФ» о переходе на систему электронного документооборота Мотив | Документ: Описание алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней |
| 2 | Определение состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач, изучение информационных технологий в организациях и на предприятиях бизнес контактов | В течение недели с момента издания приказа по организации | Документ: Описание состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач |
| 3 | Установка программного обеспечения и внедрение программных модулей системы оперативного управления и документооборота «Мотив». · Инсталляция серверного и клиентского ПО, тестирование подсистем. · Разработка программы приемо-сдаточных испытаний автоматизированных подсистем, согласование ее с Заказчиком и Получателем. · Проведение приемо-сдаточных испытаний. | Согласно договора | Программа приемо-сдаточных испытаний Акт о приемке программного обеспечения Акт выполненных работ |
| 4 | Согласование и подписание документации на программное обеспечение, регламентов внедрения, инструкций пользователей системы электронного документооборота. | Согласно договора | Документация на программное обеспечение, регламенты внедрения, инструкции пользователей системы |
| 5 | Проведение обучения должностных лиц, сотрудников ОГУ «БелИФ» в объеме развертывания автоматизированных подсистем и их внедрение | В течение двух недель после подписания договора | Сертификаты пользователей системы Мотив |
Внедрение модулей СЭД Мотив в ОГУ «БелИФ», по нашему мнению, следует произвести в следующем порядке:
ü Обращения граждан
ü Делопроизводство
ü Входящая документация
ü Регистрация заявлений на улучшение жилищных условий
ü Исходящая документация
ü Контроль за исполнением документов
ü Учет и контроль проектов законов, постановлений и распоряжений
Таким образом, разработанный нами проект регламента автоматизация документооборота дает возможность руководителям ОГУ «БелИФ» использовать новые методы управления, которые значительно повышают уровень управляемости организацией и позволяют быстрее реагировать на внешние изменения. Это в свою очередь приводит к значительному сокращению требуемого количества персонала и времени, повышает удовлетворенность работой, уменьшая количество рутинных ручных операций, ускоряет и оптимизирует управляющие воздействия и обратную связь на предприятии, влияя, таким образом, на его прибыльность и эффективность работы.
ГЛАВА 4. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛАГАЕМЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Выбор методики оценки связан с определением качественных и количественных показателей эффективности.
Количественные показатели могут быть следующими:
— оптимизация численности персонала и фонда оплаты труда за счет четкого предоставления о фактической загрузке сотрудника и отсутствия дублирования функций; возможность перевода части функционала в регионы, внешним исполнителям (фриланс, аутсорсинг);
— повышение производительности труда, сокращение времени на выполнение рутинных бизнес-процессов. Увеличение продолжительности рабочего дня за счет возможности работать сверхурочно (дома, в командировке и т.д.);
— сокращение затрат на телефонные переговоры и другие средства связи за счет использования корпоративной системы обмена сообщениями и организации электронных совещаний;
— сокращение сроков и повышение качества обслуживания клиентов. Единая точка сбора и обработки информации, заявок, запросов. Коллективная и личная ответственность.
Качественные показатели могут характеризовать следующие результаты деятельности:
— улучшение исполнительской дисциплины с помощью своевременного выполнения задач и поручений;
— повышение уровня управляемости компанией за счет оперативного доступа к необходимой информации;
— повышение эффективности коммуникаций сотрудников;
— защита интеллектуальн
|
|
|
