Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Спи­сок подписывается должностным лицом, составившим его, при не­обходимости - руководителем организации.

 

Система отчетной документации

 

Назначение и состав отчетной документации

 

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, пред­приятия за определенный период времени - год, полугодие, квар­тал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организа­ции и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, на­меченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству кор­ректировать деятельность как самой организации, так и подведомст­венной системы, совершенствовать организационную структуру, ха­рактер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организа­ции, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресур­сами.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких ком­плексов документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. № 130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнитель­ной власти, выполняющие функции органов межотраслевой коорди­нации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и предприятий, например Центральный банк Российской Федерации, Государственная налого­вая служба Российской Федерации и Министерство финансов Рос­сийской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организа­ций. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомствен­ной отчетности, обязательные для учреждений, организаций и пред­приятий отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территори­альным органам. По срокам представления она может быть декад­ной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В заинтересо­ванные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчет­ности, в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные доку­менты составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышесто­ящей организации.

Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера (в отличие от аналитической справки).

Отчетные документы могут составляться по различным направ­лениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом -организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий или за­даний руководства и др.

 

Составление и оформление отчетных документов

 

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельно­сти за определенный период времени, выполнении мероприятий, пору­чений, заданий, представляемый руководителю структурного подразде­ления, организации или вышестоящему органу.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутри учрежденческая отчетность составляется в относительно свободной фор­ме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управ­ленческим документам.

При составлении внутренних отчетов учитывается их назначе­ние и круг рассматриваемых вопросов.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование под­разделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составле­ния, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

наименование органа или должностного лица, о результатах де­ятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттес­тационной комиссии...»; «Отчет о работе отдела...»);

отчетный период (за 1996 г., за период с января по июнь 1997 г., за 1-й квартал 1997 г.).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложе­ния. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее плани­ровалась, последовательность изложения отчета должна соответст­вовать последовательности расположения заданий в плановом доку­менте.

Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписы­вается самим составителем. Отчет о работе организации утверждает­ся руководителем организации или вышестоящим органом.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения ре­золюции.

К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

 

Литература к главе 5

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов. — М., Издатель­ство стандартов, 1997.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., ВНИИДАД, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив, 1994.

4. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документо­обороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. — М., 1996.

5. Анреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить при­каз. - М, ИНФРА-М, 1997.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М., Экономика, 1991.

7. Кузнецова ТВ., Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1988.

8. Справочник по деловой переписке. — М., Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

9. Стенкжов М.В. Документы. Делопроизводство. — М., ПРИОР, 1995.

 

 

⇐ Предыдущая15161718192021222324Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: