Система распорядительной документации

 

Назначение и состав распорядительной

Документации

 

Независимо от характера и содержания деятельности организа­ции, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется пра­вом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регули­рование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входя­щих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется де­ятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, на­правлены на совершенствование организационной структуры учреж­дения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспече­ние организации финансовыми, трудовыми, материальными, инфор­мационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие свер­ху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкрет­ные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызы­вающими возникновение конкретных административно-правовых отношений,

С точки зрения сферы своего действия распорядительные доку­менты делятся на:

правовые акты, действующие на федеральном уровне, - акты, из­даваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Рос­сийской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской, Федерации, — краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а так­же их территориальных образований;

правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются от­раслевыми органами федеральной исполнительной власти);

правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федераль­ной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Российской Федерации;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организация­ми и предприятиями.

Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденными по­становлением Совета Министров - Правительства Российской Фе­дерации от 23 июля 1993 г. № 722.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, норма­тивных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-рас­порядительной деятельности, вытекающей из функций и задач орга­низации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией,...собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопро­сы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности дей­ствует федеральное правительство, представительные органы и прави­тельства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, го­сударственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещатель­ные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управ­ления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, ор­ганы исполнительной власти организаций, учреждений, предприя­тий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный ди­ректор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные реше­ния по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, мате­риального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются поста­новления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

 

Процедура издания распорядительных

Документов

 

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряже­ний включает следующие стадии:

1. Инициирование решения - обоснование необходимости из­дания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмот­рение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или програм­мой), по поручению руководства организации, по инициативе руко­водителей структурных подразделений или подведомственных орга­низаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходи­мости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве иницииру­ющих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает инте­ресы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее ус­ловие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная до­кументация учреждения; документы, поступающие из вышестоя­щих и подведомственных учреждений; законодательные акты, нор­мативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управ­ленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и по­сле всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее при­емлемое.

Третья стадия заключается в оформлении выработанного реше­ния в виде проекта распорядительного документа. Оформление про­екта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлени­ем на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распоря­дительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.

Четвертая стадия - согласование проекта документа - состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутренне­го согласования) и внешнего согласования, если необходимо прове­сти экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных доку­ментов высшими и федеральными органами исполнительной влас­ти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе - «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководи­телями всех заинтересованных подразделений организации, главны­ми и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой - на предмет соответствия проек­та документа действующему законодательству, а также с заместите­лями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непо­средственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отмет­ка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Осо­бое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распоря­дительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание.

Пятая стадия - внесение проекта распорядительного докумен­та на рассмотрение руководства - предполагает внесение замеча­ний в проект документа по результатам согласования, окончатель­ное оформление согласованного проекта документа на бланке ор­ганизации и представление его руководителю на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект распорядительного до­кумента готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке органи­зации, а на стандартных листах бумаги и направляется в выше­стоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснитель­ной запиской.

На шестой стадии принимается решение, выражающееся в под­писании распорядительного документа руководителем. Это решаю­щая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись ру­ководителя превращает проект документа в полноценный, обладаю­щий юридической силой документ.

Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядитель­ного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тира­жирование документа, его рассылка или передача всем исполните­лям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального орга­на.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседа­нии коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

7. Доведение решения до исполнителей.

На первом этапе проводится сбор информации по рассматри­ваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, в соответствии с пла­ном работы коллегиального органа специалист соответствующего.структурного подразделения по заданию руководителя и совместно е ним. При необходимости специалист может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, дру­гих подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о со­стоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкрет­ные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделе­ния и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справ­кой специалист готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.

На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляют 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопро­се, который будет рассматриваться на заседании. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель подраз­деления, подготовившего их.

Третья стадия - обсуждение материалов на заседании - вклю­чает два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке об­суждения, и основной - непосредственное обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводятся ознакомление предсе­дателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания — членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются пред­ставленные материалы, высказываются мнения по проекту реше­ния, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые при­знаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

Четвертая стадия отражает специфику деятельности коллеги­альных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода засе­дания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофон­ную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или сте­нограмма) заседания. Если протокол составляется на основе чер­новых записей, запись основных выступлений желательно согла­совать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшим на левом поле протокола напротив записи выступления. После со­гласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.

Шестая стадия - издание распорядительного документа по ре­шению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления из­даются высшими органами государственной власти и управления (на­пример, постановление Правительства Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, постановление Московской городской Думы, постановление Правительства Моск­вы). Коллегиальные органы организаций, учреждений, предприятий, фирм издают решения (например, решение Совета директоров От­крытого акционерного общества).

Решения информационного характера, как правило, не оформ­ляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют про­токольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписка­ми из протокола заседания.

Последняя стадия - доведение распорядительного документа до исполнителей - выполняется таким же образом, как и в случае из­дания распорядительных документов на основе единоличного при­нятия решений.

 

⇐ Предыдущая11121314151617181920Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: