 |
Общий алгоритм процесса закупки
|
|
|
|
1. Выявление и описание потребности
2. Определение и оценка потенц. источников поставки
3. Подготовка заявок для получения коммер. предложений и квот
4. Оценка коммерч. предложений и квот
5. Выбор поставщика
6. Переговоры по условиям договора (контракта)
7. Подготовка и подписание договора (размещение заказа на закупку)
8. Отслеживание исполнения заказа и/или ускорение его выполнения
9. Приемка предметов снабжения по кол-ву и качеству
10. Расчеты с поставщиками.
Операционная деятельность по управлению закупками начинается с определения тех трансакций, которые должны быть установлены между отделом закупок и конкретными потребителями предметов снабжения (подразделениями) фирмы.
Получив заявку, менеджер по закупкам проверяет ее на точность заполнения, соответствие спецификациям и отчетным документам, чтобы выяснить тип закупки, т.е. относится ли эта заявка к повторной закупке или речь идет о новой (модифицированной) закупке.
Тип закупки:
- установившиеся закупки;
- модифицированные закупки (в кот. меняются или поставщик или параметры закупаемых МР);
- новые закупки (вызванные потребностями нового внутрифирменного потребителя).
Если необходимы модифиц. или новые закупки, то требуется исследовать рынок закупаемой продукции с новыми (модифицированными) характеристиками. Занимается маркетинг.
Определив тип закупки и исследовав рынок новых (модиф.) товаров, менеджер по закупке (логист) должен провести анализ рынка поставщиков. Имея представление о рынке поставщиков и характере тенденций на этом рынке, необходимо определить все возможные источники снабжения (определение всех возможных поставщиков определённого вида внешних ресурсов, которые помогут удовлетворить требования внутрифирменных пользователей).
|
|
|
После составления подобного списка производится предварительная оценка потенциальных поставщиков (сравнение предлагаемого поставщиками качества МР и сервиса с требуемыми компанией-потребителем). Базовые критерии оценки – цена, качество продукции, надежность поставки. Методикой выбора является экспертный анализ (экспертная группа включает ведущих экспертов основных подразделений компании).
Окончательный выбор из оставшихся поставщиков осущ. по системе доп. критериев, выбранных исходя из стратег. задач снабжения компании (как правило, используют многокритериальную оценку: имидж компании, фин. устойчивость, предоставление скидок…).
Дальше выполняются след. шаги:
1. Запросы ценовых котировок или коммерческих предложений (RFQ), отправляемые возможным поставщикам, с приложением доп. документов, например чертежей, спецификаций и т.д., которые помогут поставщику подготовить оферту (формальное предложение некоторого лица определенному лицу (акцептанту), ограниченному или неограниченному кругу лиц заключить сделку с указанием всех необходимых для этого условий).
2. Получение оферт в ответ на RFQ, которые сравнивают по цене, качеству, условиям доставки, лог. издержкам и т.д.
3. Могут быть проведены доп. переговоры, если речь идет о больших объемах закупок или о доп. требованиях по качеству, условиям поставок и т.п. В ходе них оценивают, насколько поставщики способны выполнить данный заказ.
4. Далее заказ на закупку отправляется тому продавцу, чья оферта является наиболее приемлемой.
5. От поставщика необходимо получить подтверждение о принятии заказа. При получении его надо изучить, чтобы удостовериться, что заказ принят на согласованных условиях, после чего подтверждение вводится в инфо-систему.
Если запрашиваемый предмет снабжения уже закупался у поставщика, чья цена удовлетворяет компанию, то ему, как правило, отправляется повторный заказ.
|
|
|
Структура взаимодействия подразделений торговой компании при планировании закупок.
Для производственной компании (кто участвует?):
· определение и оценка требований потребителей - маркетинг, производство
· решение производить или покупать - маркетинг, производство, совет директоров, финансы
· определение типов закупок – закупки только
· анализ рынка поставщиков (маркетинг), оценка поставщиков (логистика), выбор поставщика (финансы),
· определение метода закупок – логистика (расписывает кто-то другой)
· размещение заказа (объем, партия) – логистика
· контроль и оценка выполнения закупок (мониторинг заказов) – логистика
|
|
|
