Изменения в оформлении документа.

Реформы Петра I значительно расширили количество видов документов и произвели изменение в их формулярах в направлении дальнейшей регламентации и приведения их к единому стандарту. Генеральный регламент закрепил эти изменения в виде основного свода правил по делопроизводству коллегий.

Изменения в порядке документирования происходили и после смерти Петра I и прежде всего касались создания типовых форм документов. Так, в уже рассмотренных в данной работе сенатском указе от 20 декабря 1738 года приводятся формы рапортов и доношений, в резолюции Кабинета Министров от 12 апреля 1738 года и в указе от 16 января 1766 года и других указах приводятся формы различных ведомостей, получающих особое распространение в XVIII веке, а в указе от 14 июля 1753 года прилагается форма журнала, ведущегося в присутственных местах.

В это время особенное распространение получают инструкции. В указе от 29 декабря
1738 года “О сочинении всем присутственным местам инструкций с объяснениями в оных порядка в отправлении дел”, указывается “…всем Коллегиям, Приказам и Канцеляриям сочинить в Сенате каждому месту собственную инструкцию, в которой сколько возможно изъяснить…”, после чего следовали пункты, в которых и должны описываться основные принципы организации дел в учреждениях, которые необходимо было отражать в инструкции.

В качестве примера можно привести “Инструкцию или Наказ Киевскому губернатору об отправлении дел” от 17 января 1737 года и Указ Сената от 8 июля 1737 года “О рассылке по Губерниям, Провинциям и городам утвержденных Сенатом инструкций надсмотрщикам и форм приходных, расходных записных книг и счетов”. В последнем, помимо утвержденной Сенатом инструкции надсмотрщикам, приводились также формы финансовых документов. Таким образом, в документации XVIII века “…все большее место занимает цифровая знаковая система, вытесняется текст, побеждает графовая форма изложения содержания”.

В течение второй четверти – конца XVIII века реквизиты документа приобретают самостоятельное значение и занимают свое собственное, устойчивое место в формуляре документа. Например, вид документа уже повсеместно указывается после адресата, над текстом, так же как и в форме рапорта, где указывается полное название документа (“Рапорт о получении указа” или “Рапорт, зачем присланному из Сената указу исполнение на указанный срок учинить невозможно”).

19 февраля 1786 года согласно указу Сената “…вместо подаваемых до сего дня на имя Ее величества челобитен, как к Ее величеству, так и в присутственные места по исковым и другим делам” было предписано писать жалобницы и прошения вместо бывших в ходу до этого челобитен.

Оформлению реквизита “автор документа” был посвящен специальный указ от 27 февраля 1741 года “Форма о титулах Ее Императорского Величества в грамотах, докладах, челобитных и договорах”, где определялось в каких документах какой титул употреблять. Так, в грамотах иностранным государствам после слов “Божей милостью, мы Елизавета Первая, императрица и самодержица Всероссийская” шло пространное перечисление земель, которыми она повелевает, а в грамотах внутри государства титул был кратким: “…императрица и самодержица Всероссийская и прочая, прочая, прочая”. В челобитных титул звучал иначе: “Всепресвятейшая, державнейшая, великая государыня, императрица Елизавета Первая, самодержица Всероссийская, Государыня Всемилостивейшая”.

В этом законодательном акте приводятся также правила написания челобитной на имя императрицы. Они заключались в следующем: после титула монарха следовала формулировка: “…бьет челом имрек на имрека, а в чем прошение, тому следуют пункты…”. Далее следовало прошение, излагаемое по пунктам и завершавшееся словами: “…прошу Ваше Императорское Величество о сем моем челобитье решение учинить”.

В документах XVIII века реквизит “автор” отделялся от текста и обычно указывался дважды: в подписи при написании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата. Адресат указывался в строке над текстом, например “В Правительствующий Сенат”. Дату писали либо в начале, либо в конце текста или же под текстом с левой стороны. Например, в форме рапорта о действительном исполнении по присланному указу требовалось его “окончить числом и годом”.

В рассматриваемый период происходили также значительные изменения в оформлении состава удостоверения документа. Во всех документах во второй четверти – конце XVIII века начинает присутствовать авторская подпись. Особенное внимание в законодательных актах центральной и высшей власти уделялось удостоверению таких документов, как протоколы Сената.

В дополнение к петровским указам 1711-1714 годов Сенат издает указ от 27 июля 1739 года “О неисполнении протоколов, не подписанных всеми сенаторами”, в котором приказывается “…по протоколам, которые пока всеми Правительствующего Сената руками не подписаны, отправления не чинить”. 9 ноября другой указ “О нечинении исполнения по протоколам, не подписанным всеми сенаторами” подтверждает это решение. В нем было выражено недовольство высшей властью неисполнения предыдущего указа, выражавшееся в том, что “…многие журналы подписаны рукой Сенаторов от двух или от трех персон, а прочих подписания не имеется…” и поэтому руководство Сената в жесткой форме требовало, чтобы“…ни один журнал без подписания всех рук оставаться не должен”. Из этого следует, что уже в XVIII веке удостоверению документов придавалось большое значение в теории, хотя на практике нередко эти требования игнорировались.

Следующим важным законодательным актом, касающимся вопросов удостоверения документа, был Указ Сената от 19 февраля 1786 года, в котором вводились изменения в подписи документов, направляемых императорским особам, – “Об употребления слов и речений “бьет челом” и замене их на “просит имярек”.

В нем предписывалось “после титула Ее Императорского Величества вместо “бьет челом” ставить “приносит жалобу” или “просит имярек”. В присылаемых же к императрице письмах и реляциях или же донесениях в конце указанных документов “…вместо “всеподданнейший раб”, подписывать просто “всеподданнейший” или “верный подданный”, а равным образом в патентах, присяжных листах и всех прочих бумагах, где слово “раб” включено было, вместо оного употребить имя: “подданный”.

Документы удостоверялись печатями. При вступлении на престол нового царя или царицы вслед за изменением титула менялась и печать. Так, при вступлении на престол Елизаветы в скором порядке издается Указ Сената от 25 ноября 1741 года “О распоряжениях по приведению к присяге всякого чина людей на подданство Ее Императорскому Величеству и о переделке во всех Присутственных местах печатей на Высочайшее имя государыни императрицы”, в котором Сенат приказывал “…объявить во всех Коллегиях, Канцеляриях, Конторах и Комиссиях, где имеются печати с Государственным Гербом и надписью, чтобы переправили или переделали надпись Ее Императорского Величества немедленно и по исправлению подали б в Сенат рапорт”, что свидетельствует о заботе высшего органа власти, стремившегося к тому, чтобы документы по всей стране были действительными, что всецело зависело от правильности их удостоверения.

Со второй четверти – конца XVIII века происходили дальнейшие изменения в оформлении документа, направленные на его дальнейшую формализацию, введение табличных форм документа, приведения к единому стандарту документов одного вида. Уделялось большое внимание и удостоверению документа: предпринимались попытки вести жесткий контроль за подписанием протоколов Сената. Также можно говорить, что изучаемые здесь законодательные акты данного периода являют собой необходимые изменения как в регламентации оформления документов, так и всего делопроизводства высших, центральных и местных органов власти в целом.

Регламентация делопроизводства в законодательных актах второй четверти – конца
XVIII века представляет собой попытку высшей власти, и, прежде всего, Сената, ускорить решение дел в государственных учреждениях и упорядочить ведение переписки между ними.