 |
Хранение обществом документов
|
|
|
|
Акционерное общество обязано хранить внутренние документы общества по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены Банком России. Указанная статья наряду с другими содержится в главе XIII Федерального закона от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" под названием "Учет и отчетность, документы общества. Информация об обществе". О документах, которые всегда должны быть "в наличии" у акционерного общества во избежание негативных правовых последствий, и о порядке их хранения расскажет данный материал.
Пунктом 1 статьи 89 Закона N 208-ФЗ установлено, что акционерное общество обязано хранить следующие документы:
- договор о создании общества;
- устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;
- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
- внутренние документы общества;
- положение о филиале или представительстве общества;
- годовые отчеты (смотрите статью 92 Закона N 208-ФЗ);
- документы бухгалтерского учета;
- документы бухгалтерской отчетности;
- протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) (например, Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 16 мая 2008 года по делу N А46-3032/2007);
- бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров.
|
|
|
Обязанность по хранению бюллетеней для голосования на общем собрании акционеров установлена пунктом 2 статьи 62 Закона N 208-ФЗ (смотрите информационное письмо от 28 ноября 2000 года N ИК-07/6364 "О сроках хранения бюллетеней для голосования на общих собраниях акционеров акционерных обществ";
- отчеты независимых оценщиков;
- списки аффилированных лиц общества (об этом также смотрите статью 93 Закона N 208-ФЗ);
- списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав;
- заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
- проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом N 208-ФЗ и другими федеральными законами;
- уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения (смотрите статью 32.1 Закона N 208-ФЗ);
- судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;
- иные документы, предусмотренные Законом N 208-ФЗ, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.
В отношении иных, нежели предусмотренные в пункте 1 статьи 89 Закона N 208-ФЗ, документов, хранение которых предусмотрено Законом 208-ФЗ, следует отметить, что в силу пункта 2 статьи 44 данного Закона общество обязано обеспечить хранение реестра акционеров общества в соответствии с правовыми актами Российской Федерации с момента государственной регистрации общества. В этом случае общество, поручившее ведение и хранение реестра акционеров общества регистратору, от ответственности за его хранение не освобождается.
|
|
|
Хранение документов бухгалтерского учета регламентировано положениями статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В пункте 1 данной статьи сказано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
В соответствии с НК РФ срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для налогоплательщиков и налоговых агентов, составляет четыре года (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, подпункт 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ).
Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными названным Законом.
Если уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества закреплена обязанность общества осуществлять хранение каких-либо иных документов, то общество обязано неукоснительно следовать данным указаниям (например, Постановление ФАС Центрального округа от 15 мая 2009 года N Ф10-1691/09 по делу N А68-4660/08-229/7; Постановление ФАС Центрального округа от 30 июня 2008 года N Ф10-2764/08 по делу N А68-8724/07-361/20).
Отмечаем, что согласно статье 90 Закона N 208-ФЗ информация об обществе предоставляется им в соответствии с требованиями Закона и иных правовых актов Российской Федерации.
|
|
|
А именно общество обязано обеспечить акционерам доступ к документам, предусмотренным пунктом 1 статьи 89 Закона N 208-ФЗ (смотрите, например, Постановление ФАС Московского округа от 25 февраля 2013 года по делу N А40-85387/12-62-795, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 5 декабря 2013 года по делу N А79-479/2013).
Из этого общего правила приведенной нормы статьи 91 Закона N 208-ФЗ существует исключение. К документам бухгалтерского учета и протоколам заседаний коллегиального исполнительного органа имеют право доступа акционеры (акционер), имеющие в совокупности не менее 25 процентов голосующих акций общества.
Обратите также внимание, что общество обязано обеспечивать акционерам общества доступ к имеющимся у него судебным актам по спору, связанному с созданием общества, управлением им или участием в нем, в том числе к определениям о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления или заявления, об изменении основания или предмета ранее заявленного иска.
Обязанность общества предоставить запрошенные акционером документы носит безусловный характер, а взимание платы за изготовление копий является правом акционерного общества, реализация которого зависит от его усмотрения. Указанное право общества ограничено только запретом на взимание платы в размере, превышающем затраты на изготовление копий.
В связи со всем сказанным выше отмечаем, что Закон N 208-ФЗ не определяет и подробно не регламентирует порядок и сроки хранения документов акционерным обществом. Эти параметры установлены Постановлением ФКЦБ Российской Федерации от 16 июля 2003 года N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (далее - Постановление ФКЦБ РФ N 03-33/пс).
Следует сразу оговориться, что Постановлением ФКЦБ РФ N 03-33/пс порядок и срок хранения уведомления о заключении акционерных соглашений, например, не предусмотрены. Это можно объяснить тем, что указанное Постановление не может считаться актуальным в полном объеме, учитывая давность принятия. Иные нормативные акты, регулирующие порядок и сроки хранения уведомления о заключении акционерных соглашений акционерными обществами ФСФР Российской Федерации, являющаяся преемником ФКЦБ Российской Федерации, до настоящего времени не издавала.
|
|
|
Итак, в соответствии с Постановлением ФКЦБ РФ N 03-33/пс организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом. Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
|
|
|
Как уже было отмечено выше, Постановлением ФКЦБ РФ N 03-33/пс определены сроки хранения определенных документов общества. При этом устав и (или) внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов.
В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.
Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1 Постановления ФКЦБ РФ N 03-33/пс, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Теперь поговорим об ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации, для случаев нарушения порядка и сроков хранения документов акционерного общества.
В части 1 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусмотрено, что неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц - от 200000 до 300000 рублей.
Обратите внимание, что указанной нормой нарушение обязанности по хранению, а также нарушение порядка и сроков хранения выделены в качестве отдельных составов правонарушения. При этом особо следует подчеркнуть, что акционерное общество за нарушение обязанности по хранению уведомления о заключении акционерных соглашений, направленного обществу, а также списков лиц, заключивших такие соглашения, может быть привлечено к ответственности в виде административного штрафа от 200000 до 300000 рублей, несмотря даже на то обстоятельство, что порядок и сроки такого хранения в настоящее время не установлены.
|
|
|
