 |
Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового штампа документа.
|
|
|
|
ЛЕКЦИЯ № 2
РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА.
Вопросы:
Состав реквизитов документа.
Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового штампа документа.
Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа.
Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на служебном поле документа.
2.1.Состав реквизитов документа.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
– юридическую силу документов;
– оперативное и качественное составление и исполнение документов;
– организацию быстрого поиска документов.
Документом называется зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов даты, текста, подписи и т. д.
Реквизит - это обязательный элемент оформления официального документа, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав реквизитов и требования к реквизитам и бланкам документов устанавливаются ГОСТом. В настоящее время это ГОСТ Р 6.30-2003.
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
|
|
|
Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения информационных элементов документов — реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Требования стандарта являются рекомендуемыми, что не следует истолковывать как необязательные, но как допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и отмененных стандартов.
Состав реквизитов документов, схемы их расположения (формуляры) и требования к оформлению приведены ниже.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
1 — Государственный герб Российской Федерации;
2 — герб субъекта Российской Федерации;
3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 — код организации;
5 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7 — код формы документа;
8 — наименование организации;
9 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии Приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 —отметка о поступлении документа в организацию;
|
|
|
30 — идентификатор электронной копии документа.
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.
Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформленияи прочтения документа. Стандартом предусматривается два варианта бланков — угловой и продольный. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. На продольном бланке начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от края листа; реквизиты располагаются по центру. В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между предприятиями.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней (левой) части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол в этом случае используется для указания адреса получателя. Угловые бланки часто служит для ведения переписки между государственными учреждениями.
Вся площадь формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделена на три части: служебное поле, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле формата.
Служебным полем является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Площадь для размещения реквизитов углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.
Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового штампа документа.
01 — Государственный герб Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «0 Государственном гербе Российской Федерации». Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора (реквизит 08).
|
|
|
02 — Герб субъекта Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.Порядок использования на бланках документов изображения герба городов, автономных областей, автономных округов определяется нормативными актами соответствующих органов власти.
03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04 — Код организации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа.
05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 — Код формы документа. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
|
|
|
08 — Наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
09 — Справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес,номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации.
10 — Наименование вида документа. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.
11 — Дата документа. Датой документа является:
• дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);
• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Документы, изданныедвумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 4 сентября 2015 г. следует оформлять 04.09.2015.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 04 сентября 2015 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2015.09.04. Последний способ оформления дат находит широкое применение в больших архивах.
12 — Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т. п.) регистрационный номер — это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писемдополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела пономенклатуре дел. Например, 1-26/90, где 1 - индекс структурного подразделения, 26 - номер дела по номенклатуре дел, 90 - порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два регистрационных номера: организации — автора ответа и организации — автора запроса (см. оформление реквизита 13). Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
|
|
|
13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который должен быть дан ответ.
Ссылка используется только в тех видах документов, например, письмо, докладная записка, которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Пример оформления — см. выше требования к оформлению реквизита 12.
14 — Место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
|
|
|
