 |
Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа.
|
|
|
|
15 — Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрация районов московской области.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя.
При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным) или академические степени (ученым), эти звания и степени указываются перед фамилией.
При адресовании внутренних документовуказывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.
16 — Гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
|
|
|
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
17 — Резолюция. Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.
Реквизит «Резолюция» проставляется руководителем на входящих и внутренних документах, в верхней части.
18 — Заголовок к тексту. Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например: Приказ о порядке взимания налога на добавленную стоимость;
чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не составлять.
19 — Отметка о контроле. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20 — Текст документа. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации.
|
|
|
Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
|
|
|
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение,инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В деловых письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
21 — Отметка о наличии приложения. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров: при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Отметка размещается с абзаца от левого поля документа через три интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются через полтора интервала.
|
|
|
