 |
Согласование проектов распорядительных документов
|
|
|
|
5.1.39. Проект распорядительного документа до представления на подпись должен быть, как правило, согласован и завизирован:
руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа;
руководителями структурных подразделений которым предписывается осуществление соответствующих действий (выполнение заданий), а также представители которых включены в состав комиссий, рабочих групп и т.п.;
начальником отдела защиты информации;
начальником юридической службы;
начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства;
другими должностными лицами по усмотрению начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.
В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (отпуск, командировка, болезнь) распорядительные документы могут быть согласованы с должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения в установленном порядке.
5.1.40. Проект распорядительного документа, предусматривающий расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (в том числе и командировочные расходы), либо предполагающий возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансовой службы территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.
5.1.41. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего (подписного) листа проекта документа. Допускается проставлять визы на отдельном листе согласования.
|
|
|
Лист согласования (приложение № 20) должен содержать заголовок проекта приказа или распоряжения, наименование структурного подразделения, инициалы и фамилию руководителя структурного подразделения или лица, исполняющего его обязанности, подпись руководителя структурного подразделения, дату согласования. В примечании могут быть представлены в краткой форме замечания или предложения к проекту документа. Если предложения не могут быть представлены в краткой форме, то излагаются подробно в приложении к листу согласования.
ГДЕ ВИЗА НАЧ. УПР. ПОДГОТОВИВШЕГО ДОКУМЕНТ?
Лист согласования и приложение к нему являются неотъемлемой частью приказа, распоряжения.
5.1.42. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию со структурными подразделениями, интересов которых коснулись эти изменения, и с юридической службой.
5.1.43. Порядок подготовки документа к согласованию внутри структурного подразделения определяет руководитель структурного подразделения.
Представление проектов распорядительных документов на подпись
5.1.44. Представление проектов распорядительных документов на подпись осуществляется в соответствии с порядком, установленным в органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.
5.1.45. К проектам распорядительных документов, представляемым на подпись, прилагаются:
а) основание для подготовки проектов распорядительных документов, за исключением распорядительных документов, разработанных в инициативном порядке;
б) записки с особыми мнениями при наличии разногласий по проектам распорядительных документов;
в) указатель рассылки распорядительного документа, содержащий перечень адресатов, подписанный руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения.
|
|
|
РАСЧЁТ РАССЫЛКИ ПРИЛАГАЕТСЯ К ПРОЕКТУ Р.Д.
5.1.46. Контроль за соблюдением структурными подразделениями порядка оформления, согласования и представления на подпись проектов распорядительных документов осуществляется должностным лицом по определению начальника территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.
Регистрация и рассылка распорядительных документов
5.1.47. Регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляется в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в том числе и распорядительных документов с отметкой «Для служебного пользования».
Регистрация приказов по личному составу и по строевой части осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.
5.1.48. Регистрация распорядительных документов производится в день подписания документа. Порядковые номера присваиваются им в пределах календарного года. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.
5.1.49. Распорядительные документы доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу воинских частей и организаций в соответствии с указателем рассылки. Ответственность за составление указателя рассылки возлагается на исполнителя документа.
5.1.50. Распорядительные документы допускается доводить в электронном виде при условии сканирования и сохранения документов в графическом формате (JPG, BMP, TIF). При невозможности выполнения этих условий отправка распорядительного документа с помощью факсимильной связи или по электронной почте возможна только для решения оперативных вопросов с последующим направлением указанного документа на бумажном носителе.
НЕ МОЖЕМ ОЗНАКАМЛИВАТЬСЯ Ч/З СЕТЬ?
ФАКС-ЭТО НЕ БУМАЖНЫЙ НОСИТЕЛЬ?
ТОЛЬКО о.п.?
5.1.51. При необходимости может быть оформлена выписка из приказа.
Выписка из приказа по вопросам основной деятельности должна содержать все реквизиты приказа до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части. При этом выше слова «приказ» справа должно быть написано слово «ВЫПИСКА». В конце выписки (после реквизита «подпись») проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Должностное лицо, которому предоставлено право заверять копии документов, определяется начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
|
|
|
5.1.52. Копии распорядительных документов (кроме распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и по личному составу) рассылаются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства.
5.1.53. Рассылка распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.
5.1.54. Проекты приказов, издаваемых территориальным органом МЧС России совместно с другой организацией (совместные приказы), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), с указанием наименований территориального органа и организации.
Наименования территориального органа и организации печатается прописными буквами центровано относительно правого и левого полей и располагаются каждое на отдельной строке.
Констатирующая часть текста совместного приказа должна заканчиваться словом «п р и к а з ы в а е м».
Подписи руководителей территориального органа и организации располагаются ниже текста на одном уровне в порядке наименования этих органов на первом листе документа (приложение № 24).
5.1.55. Проект совместного приказа готовится в необходимом количестве экземпляров (по одному для каждого автора документа). Подписи руководителей территориального органа и другой организации (либо лиц, замещающих их в установленном порядке) проставляются на каждом экземпляре.
5.1.56. Визы должностных лиц территориального органа МЧС России, осуществляющих согласование совместного приказа, располагаются на экземпляре территориального органа МЧС России.
|
|
|
5.1.57. Ответственность за согласование и подписание совместного приказа, основным разработчиком которого является территориальный орган МЧС России, другой организацией возлагается на исполнителя документа. Проект совместного приказа может быть направлен по почте либо представлен лично исполнителем в другую организацию.
5.1.58. В случае, если территориальный орган МЧС России является одним из соисполнителей совместного приказа (не разработчиком), согласование документа должностными лицами территориального органа МЧС России осуществляет структурное подразделение, которому было поручено принять участие в разработке совместного приказа.
5.1.59. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров территориального органа МЧС России и другой организации - авторов приказа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований организаций. Датой совместного приказа является дата наиболее поздней подписи.
|
|
|
