VIII. Особенности работы с документами, содержащими служебную

8.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой обусловлено служебной необходимостью.

8.2. Перечень сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утвержден приказом МЧС России от 10.03.2006 № 144ДСП «Об утверждении Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

8.3. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»), осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 29.11.94 № 765ДСП «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

8.4. Относить служебную информацию к разряду сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, в пределах своей компетенции могут начальники территориальных органов, командиры воинских частей, начальники (руководители) организаций системы МЧС России, их заместители и руководители структурных подразделений. Срок действия ограничения – до минования надобности.

8.5. На документах (в необходимых случаях - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» (далее – пометка ДСП) и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа (п.4.2.10 настоящей Инструкции), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

8.6. Решение о снятии ограничительной пометки ДСП принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки ДСП с присланного документа может быть произведено только по предварительному согласованию с организацией, приславшей документ.

8.7. После снятия пометки ДСП с документа на нем, а также в регистрационных и учетных журналах структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, делается соответствующая запись и уведомляются все адресаты, которым документ направлялся. В структурных подразделениях, которым направлялся этот документ, в учетных формах производится запись о снятии пометки ДСП.

8.8. Прием и регистрация поступивших документов с пометкой ДСП осуществляются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов (раздел II настоящей Инструкции).

К регистрационному номеру документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка ДСП, например, 123ДСП. В учетных журналах указываются количество и номера экземпляров.

Передача документов с пометкой ДСП исполнителям осуществляется под расписку. Использование в этих целях средств факсимильной и электронной связи запрещается.

8.9.Созданный в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России и подписанный соответствующим должностным лицом документ с пометкой ДСП регистрируется в порядке, установленном для регистрации исходящих несекретных документов. При этом рядом с исходящим номером проставляется пометка ДСП (например, 5-8-24 ДСП).

При направлении документов с пометкой ДСП нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

8.10. Отправка документов с пометкой ДСП осуществляется фельдъегерской связью, спецсвязью или заказным письмом.

При отправке документов пометка ДСП проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.

8.11. Размещение и уничтожение информации ограниченного доступа на автоматизированных рабочих местах, подключенных к сети Интранет, осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок защиты сведений, составляющих государственную тайну, и безопасности информации.

8.12. Учет размноженных копий документов с пометкой ДСП осуществляется в журналах (приложение № 28).

8.13. При автоматизированном наборе и распечатке документа с пометкой ДСП на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия работника, изготовившего документ, и дата изготовления документа. Отпечатанный документ вместе с черновиками и вариантами передается работнику структурного подразделения (заказчику).

Черновики и варианты документов ограниченного распространения уничтожаются в бумагорезательной машине (или путем сжигания) с подтверждением факта уничтожения соответствующей записью на оборотной стороне первого листа экземпляра документа, подшиваемого в дело.

8.14. Исполненные документы с пометкой ДСП формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. При этом документы с пометкой ДСП могут быть помещены в дела вместе с несекретными документами по тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка ДСП.

8.15. Передача внутренних и исходящих документов (копий или проектов) с пометкой ДСП работникам внутри одного структурного подразделения осуществляется по разрешению руководителя этого структурного подразделения.

8.16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к ответственности.

8.17. Ответственность за организацию работы с документами с пометкой ДСП, обеспечение их учета, сохранности и использования возлагаются на руководителей структурных подразделений.

8.18. Ознакомление работников структурных подразделений с находящимися в архиве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России документами и делами с пометкой ДСП производится в соответствии с правилами выдачи документов из архива территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

8.19. Документы ограниченного распространения должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

8.20. При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой ДСП, составляется акт приема-сдачи этих документов в произвольной форме, который утверждается соответствующим руководителем.

8.21. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой ДСП в структурном подразделении производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем структурного подразделения.

В Архиве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России проверка наличия дел с пометкой ДСП должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет комиссией, назначаемой начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.

Результаты проверки оформляются актом.

8.22. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, ставится в известность начальник территориального органа, командир воинской части, начальник (руководитель) организации системы МЧС России и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

8.23. По результатам расследования на утраченные документы, дела и издания с пометкой ДСП составляется акт в произвольной форме, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных документах.

8.24. Уничтожение документов, изданий с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту (приложение № 29). При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

8.25. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.