Структурирование данных в традиционной файловой среде

Эффективная информационная система обеспечивает пользователей своевремен­ной, точной и уместной информацией. Эта информация хранится в компьютер­ных файлах. Если файлы правильно структурированы и управляются должным образом, пользователи могут легко получить к ним доступ и найти информацию, которая им требуется.

Нетрудно оценить важность управления файлами, если вы когда-либо делали записи, используя небольшие карточки. Проблема заключается не в недостаточ­ной емкости накопительного устройства (металлическая коробка или резиновая лента). Если вы поместите карточки в произвольном порядке, ваши записи будут в малой степени или вовсе не структурированы. Затратив некоторое время, мож­но упорядочить карточки, но улучшить структуру системы реально только с по­мощью разработки предварительной схемы их размещения. Если ваша схема до­статочно гибка и хорошо документирована, вы можете расширять ее согласно любым изменениям потребностей, возможным в будущем.

Аналогичные требования предъявляются и к структурированию файлов, со­держащих данные компании. Хорошо управляемые, тщательно структурирован­ные файлы облегчают получение данных для принятия решений, в то время как плохо структурированные файлы приводят к хаосу при обработке информации, высокой стоимости, отсутствию должной степени эффективности, незначитель­ной степени приспособляемости или вовсе к ее полному отсутствию. Несмотря на использование прекрасного аппаратного и программного обеспечения, многие организации применяют неэффективные информационные системы, которые становятся таковыми вследствие плохого структурирования файлов. В данной главе описывается концепция структурирования информационных файлов и проб­лемы, возникающие при традиционных методах управления файлами.

Структурирование файлов: термины и концепции

Компьютерная система структурирует данные иерархическим способом, начиная от битов и байтов, затем переходя к полям, записям, файлам и базам данных (рис. 7.1). Бит представляет собой наименьшую единицу информации, которой можно управ­лять. Группа битов, называемая байтом, представляет отдельный символ, который может быть буквой, цифрой или другим знаком. Объединение символов в слова, группы слов или наборы цифр (таких, как фамилия или возраст) называется по-' лем. Группа связанных полей, например фамилия студента, курс, дата и степень, составляют запись, группа записей одного типа называется файлом. Например, записи студентов могли бы представлять файл курса (рис. 7.1). Группа связанных файлов составляет базу данных. Файл, содержащий список студентов курса, представленный на рис. 7.1, мог бы быть сгруппирован с файлами персональных данных студентов и их финансового положения и, таким образом, составить базу | данных о студентах.

Компьютерная система организует данные в иерархическую структуру начиная от бита, который представляет собой 0 или 1. Биты могут объединяться и образовывать байт, представляющий собой одну букву, цифру или символ. Байты могут объединяться и обра­зовывать поле, а связанные поля, объединяясь, образуют запись. Связанные записи, объединенные вместе, составляют файл, а связанные файлы составляют базу данных

Запись описывает сущность. В роли сущности выступает лицо, место, предмет или событие, информацией о котором мы располагаем. Типичной сущностью явля­ется элемент в файле заказов на продажу, который содержит информацию о зака­зах фирмы. Каждая характеристика или качество, описанное как отдельный объект, называется атрибутом. Например, номер заказа, дата заказа, сумма, код товара и количество товара — каждый такой элемент будет атрибутом сущности «заказ». Типичные значения этих атрибутов находятся в полях записей, описывающих объект «заказ» (рис. 7.2).

Каждая запись в файле должна содержать не меньше чем одно поле, которое идентифицирует уникальным образом эту запись, так что эта запись может быть найдена, обновлена, отсортирована. Такое идентифицирующее поле называется ключевым полем. Примером ключевого поля является номер заказа в записи за­каза, представленного на рис. 7.2, или табельный номер, или идентификацион­ный код в персональной записи (содержащей такие данные, необходимые для приема на работу, как фамилия, возраст, адрес, должность и т. д.).