 |
Организация как объект управления
|
|
|
|
Курсовая работа
по дисциплине «менеджмент»
на тему:
«Принципы и методы оценки эффективности системы управления торговым предприятием»
Введение
Менеджмент как современная система управления фирмой, предприятием, действующим в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий, необходимых для их эффективного функционирования и развития производственно-хозяйственной деятельности. Речь идет о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования, связями с ориентацией фирмы на спрос и потребности рынка, на запросы индивидуальных потребителей; обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах; широким использованием новейших научно-технических достижений, регулированием межфирменных отношений, особенность современного менеджмента состоит в его направленности на обеспечение рационального ведения хозяйства на уровне фирмы в условиях дефицитности ресурсов, необходимость достижения высоких конечных результатов с минимальными затратами, оптимальной адаптации фирмы к новым рыночным условиям системы управления, отвечающая таким требованиям, логике и закономерностям социально-экономического развития, должна быть гибкой и эффективной.
Между тем обзор экономической литературы по вопросам оценки эффективности системы управления на предприятиях торговли показал, что в настоящее время нет комплексности, единства подходов к определению эффективности какой-либо конкретной системы управления, на каждом предприятии должна существовать своя система управления, которая будет эффективна для этого предприятия в данный период времени в данном месте.
|
|
|
Теоретические аспекты эффективности системы управления торговым предприятием
Организация как объект управления
Современный мир нередко рассматривается как мир самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, разделения обязанностей и иерархической структуры; общественное объединение, государственное учреждение». Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей и поэтому имеют самое различное назначение, размеры,
строение и другие характеристики.
Это играет большую роль при рассмотрении организаций как объектов управления. Многообразие целей и задач организаций приводит к тому, что для управления их функционированием и развитием требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников.
Чтобы называться организацией трудовое формирование должно отвечать следующим требованиям:
1. наличие не более двух человек в группе, которое считают себя частью этой группы.
2. наличие, по крайней мере, одной общественно полезной цели, которую считают общей все члены группы.
3. наличие членов группы, которые намеренно работают вместе для достижения значимой для всех цели.
Таким образом, организация - это группа, как минимум двух людей, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и других условий ради решения стоящих перед ними проблем, где осуществляется сознательная координация деятельности для достижения общей цели.
Все организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех организаций характеристики. Это общие черты, помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.
|
|
|
Ресурсы. В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.
Зависимость от внешней среды. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть «островом в себе». Организации полностью зависимы от окружающего мира - от внешней среды - как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь. Любая организация нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности. При этом каждая организация должна отдавать что-то во внешнюю среду в качестве компенсации за ее существование. Как только рвутся связи с внешней средой, организация погибает.
Разделение труда. Подразделяется на горизонтальное и вертикальное. Горизонтальное - качественная и количественная специализация трудовой деятельности. По горизонтали труд разделяется по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному признакам. Вертикальное разделение труда в укрупненном плане можно рассмотреть по следующим направлениям:
. Общее руководство - выработка и проведение в жизнь главных, перспективных направлений деятельности организации.
. Технологическое руководство - разработка и внедрение прогрессивных технологий.
. Экономическое руководство - стратегическое и тактическое планирование, анализ экономической деятельности организации, поддержание должного уровня ликвидности, рентабельности и т.д.
. Оперативное управление - составление и доведение до отдельных исполнителей оперативных планов, расстановка исполнителей по рабочим местам, инструктаж, контроль.
. Управление персоналом - подбор, отбор, найм, расстановка и дальнейшее развитие персонала организации.
|
|
|
Подразделения. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений. Такие подразделения часто называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия. Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. (18, 32-36)
Необходимость управления. Считается, что эффективность работы в организации определяется степенью и уровнем развитии вертикального разделения труда, т.е. речь идет о руководителях, посредством работы которых осуществляется координация деятельности структурных подразделений и исполнителей. Лиц, занятых управленческим трудом можно классифицировать по составу и профилю возглавляемых ими коллективов, а также по уровню и месту, занимаемому в системе управления.
Форма пирамиды показывает, что на каждом последующем уровне находится меньше людей, чем на предыдущем и соответственно по ним различаются соотношение затрат времени на выполнение основных функций менеджмента.
Для лучшего понимания протекания социальных процессов в организации и адаптации ее деятельности к факторам внешней и внутренней среды руководители должны иметь представление о концепции жизненного цикла организации. Под жизненным циклом организации понимается срок ее существования (при условии, что она занимается одним и тем же видом деятельности) при неизменных методах управления.
В настоящее время из-за интенсивного применения новых технологий, увеличения потока информации жизненный цикл организации сократился до 10-15 лет.
Деятельность организации проходит пять жизненных этапов:
. рождение: главная цель - выход на рынок; основная задача - выживание; руководство осуществляет, как правило, одно лицо; стиль руководства - не определен (кризис руководства);
. детство и юность: главная цель - получение прибыли в ближайшей перспективе и интенсивный рост; стиль руководства - жесткий; основная задача - укрепление позиций и захват рынка; задача в области организации труда - увеличение заработной платы, предоставление различных льгот персоналу;
|
|
|
. зрелость: главная цель - систематический сбалансированный рост, формирование индивидуального имиджа; эффект руководства достигается за счет делегирования полномочий; основная задача - рост по разным направлениям деятельности, завоевание рынка; задача в области организации труда - разделение и кооперация труда, премирование за счет индивидуальных результатов;
. старение: главная цель - сохранение достигнутых результатов; эффект руководства достигается за счет координации действий; основная задача - обеспечение стабильности, свободный режим организации труда, участие в распределении прибыли;
. возрождение или исчезновение: главная цель - оживление всех видов деятельности; рост организации достигается за счет сплоченности персонала, коллективизма; главная задача - адаптация производственного процесса к изменившимся внутренним и внешним факторам; использование инновационного механизма; организация труда - внедрение автоматизации, передовых технологий, использование коллективного премирования.
Любая организация постоянно подвержена влиянию факторов внешней и внутренней среды.
Внешняя среда - это комплекс факторов, оказывающих непосредственное влияние на производственную и финансово-хозяйственную деятельность компании.
Существуют различные представления о структуре внешней среды организации. Ф. Котлер в книге «Основы маркетинга» внешнюю среду организации рассматривает как двухуровневую систему, состоящую из микро- и макросреды, каждая из которых включает определенные факторы.
Микросреда включает те факторы, которые могут оказывать прямое на нее воздействие - конкуренты, посредники, поставщики, потребители, «контактные аудитории».
Макросреда представляет собой совокупность политических, экономических, правовых, технологических, социально-культурных, природно-географических и международных факторов, которые влияют не столько непосредственно на организацию, сколько опосредованно через влияние на всю ее микросреду, т.е. влияют на организацию косвенно.
Вообще, разделение на внешнюю внутреннюю среду имеет условный характер. Эта условность определяется границами деятельности организации (ее видом - фирма, предприятие, корпорация, холдинг и пр.) и полномочиями на управление этой деятельностью.
Потребители воздействуют посредством требований снижения цен, повышения качества продукции или услуг, улучшения организации обслуживания и т.д. Но организация также может воздействовать на эти требования путем их учета и разъяснения своего отношения к ним путем рекламы или каких-либо встречных предложений.
|
|
|
Поставщики также могут оказывать давление на организацию, нарушая условия поставки, выдвигая дополнительные требования, поднимая цены на поставляемую продукцию, снижая ее качество. Организация может воздействовать и на поставщиков посредством замены их, если имеется такая возможность, договариваясь о ценах, контролируя качество и выставляя встречные требования.
Посредники помогают в продвижении и реализации продукции, закупке ресурсов, оказании дополнительных услуг (транспортных, оформительских и пр.). Они также могут диктовать свои условия в отношении цен, комиссионных, тарифов, условий оплаты и поставки. Организация также может воздействовать на них выбором посредников, установлением встречных требований, созданием определенных условий их деятельности.
«Контактные аудитории» - это различные внешние организации, проявляющие интерес к данной организации и способные какие-либо образом влиять на ее деятельность. К ним относятся государственные учреждения, финансовые круги (банки, страховые компании, инвестиционные фонды), консалтинговые, информационные и рекламные фирмы, средства массовой информации, общественные и религиозные организации и пр.
Прямого воздействия на все факторы макросреды организация не может иметь, хотя если это крупная организация, то возможно, но косвенно такое влияние часто осуществляется. Ведь управление может быть прямым и косвенным.
Связь внешней и внутренней среды проявляется в том, что любая организация должна приспосабливаться к внешней среде путем адаптации внутренней среды, которая определяет поведение организации. При этом важно не пассивное приспособление, а стремление влиять в пределах возможного на изменения внешней среды. Все это достигается в процессах управления, ибо управлением в конечном итоге определяется поведение организации. Практически это влияние представляет собой комплекс связей производителя с поставщиками, конкурентами и «контактными аудиториями». Компании, продолжая конкурировать друг с другом, объединяют совместные усилия для создания новых видов продукции, более полного удовлетворения запросов потребителя и обновления ключевых сегментов рынка. Преимуществами такого сотрудничества являются снижение рисков, совместное использование различных знаний, экономия ресурсов, обусловленная ростом масштабов производства, взаимодополнения технологий, блокирование конкуренции, доступ к сырью, технологиям, труду, капиталу, каналам сбыта, покупателям и пр.
Внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на процесс преобразований (производства продукции, услуг). Это структура предприятия, его культура и ресурсы.
Под структурой предприятия понимается состав и соотношение входящих в него подсистем, выделяемых по критериям производственных и (или) управленческих процессов. В соответствии с этим различают структуру производства и управления. В составе последней чаще всего имеются такие функциональные подсистемы, как маркетинг, управление нововведениями, производством, персоналом, финансами.
Культура организации - это система коллективно разделяемых ценностей, убеждений, традиций и норм поведения, оказывающая заметное влияние на поведение как отдельных индивидов, так и групп людей, работающих на предприятия, а следовательно, и на процессы и результаты совместной работы.
Ресурсы любая организация получает из внешней среды в виде так называемых «входов», т.е. в ту продукцию или услуги, ради производства которых создано предприятие. Помимо трудовых материальных и денежных в них нередко большое место занимают так называемые «неосязаемые» ресурсы, которые могут быть представлены, например, в виде особых знаний или умений, общественной поддержки программ и политики предприятий. Несмотря на то, что эти факторы действуют в границах организаций, они также не всегда находятся под прямым контролем менеджмента, т.к. организации в своей деятельности зависят от энергии, информации и других ресурсов, поступающих извне. (20, 51-52)
В самом общем виде управление в организации предстает как определенный тип взаимодействия, существующий между двумя субъектами, один из которых в этом взаимодействии находится в позиции субъекта управления, а второй - в позиции объекта управления. Об управленческом взаимодействии можно говорить как о реально существующем только в случае, если объект управления выполняет команды субъекта управления. Соответственно, только тогда можно говорить о том, что осуществляется управление. Для того чтобы это выполнялось, необходимо, во-первых, наличие у субъекта управления потребности и возможности управлять объектом управления, вырабатывая для этого соответствующие управленческие команды, и, во-вторых, наличие у объекта управления готовности и возможности эти команды выполнять. Данные условия являются необходимыми и достаточными для того, чтобы субъект управления осуществлял управление объектом управления. (3, 232)
Под объектом управления следует понимать отдельную структуру организации, в данном случае организацию в целом, на которую направлено управляющее действие, субъект управления - орган либо лицо, осуществляющее управляющее действие. (9, 336)
Управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления. Если данная система является органичной частью организации, ее действиями осуществляется управление организацией, и она не решает задач, отличных от управленческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему или же как систему управления. (Рис. 1) (3, 243)
Система управления - это совокупность связей и звеньев, осуществляющих процесс управления в социально-экономической системе. Конечно, те связи, которые отражают систему управления, не существуют сами по себе, они теснейшим и непосредственным образом увязаны со всеми связями социально-экономической системы. Только благодаря этому и существует возможность осуществления процессов управления.
В основе формирования системы управления лежат семь факторов: цель управления, функции управления, полномочия управления, трудоемкость функций и полномочий, объект управления, информация, техника. Именно эти факторы в своей совокупности определяют существование или отсутствие звеньев системы управления, их величину, организационный статус, т.е. положение в системе управления, связи с другими звеньями. (11, 249)
Цель определяет систему управления следующими своими характеристиками. Во-первых, декомпозиция цели, позволяющая представить цель совокупности ее составляющих целевых установок (дерево целей) и определить, в какой мере каждая из целевых установок нуждается в специализированном звене, работающем на ее достижение. Но для того, чтобы было возможно построить такое дерево целей, чтобы можно было сделать декомпозицию цели управления, надо, чтобы цель была реальной, конкретной, ясной, доступной.
Следующим фактором формирования системы управления являются функции управления. Функции - это виды деятельности, которые определяют дифференциацию и интеграцию управления.
Разделение и специализация управленческой деятельности необходимы для повышения качества управления, экономии времени, освоения узкоспециализированных приемов и операций работы (например, бухгалтерский учет, работа с кадрами, использование компьютерной техники и пр.). Именно в процессах функционального разделения деятельности и возникает система управления, состоящая из звеньев, за которыми закрепляются или определенный состав функций, или отдельная функция.
Но управление - это, помимо всего прочего, и принятие управленческих решений, которые характеризуют акт воздействия. А для управленческих решений необходимы полномочия - право на принятие решений. Наличие или отсутствие таких прав, так же как и функции, характеризует звено системы управления. Полномочия распределяются и закрепляются за звеньями.
При распределении и функций, и полномочий нельзя не учитывать их трудоемкость, которая определяет как саму возможность эффективной их реализации, так и величину звена системы управления. Трудоемкость самым непосредственным образом связана с факторами объема и распределения информации и ее обработки с помощью технических средств.
Все эти факторы действуют в своей совокупности и взаимосвязи, и учет их требует большой аналитической и проектной работы. Системы управления надо проектировать их на этапе их создания, и на этапах реконструкции, модернизации, совершенствования. (11, 595, 600)
Для анализа, диагностики и проектирования систем управления - а это одна из главных задач менеджера в достижении эффективного управления - необходимо знать характеристики системы управления, по которым можно оценить, рассчитать, если эти характеристики выражаются в количественных показателях, контролировать и проектировать систему управления.
Существует десять характеристик, отражающих состояние и особенности системы управления.
1. Распределение функций управления, степень их специализации и концентрации. Это характеристика практической обоснованности (целесообразности, рациональности и пр.), равномерности распределения функций управления между звеньями в системе управления. Это также характеристика совместимости функций и характера их взаимодействия. От этого зависит эффективность и качество управления.
2. Состав и комбинация звеньев системы управления, типологическая принадлежность ее по критериям сочетания линейных и функциональных звеньев.
3. Распределение полномочий в системе управления, тип иерархии, степень централизации управления.
4. Трудоемкость управления, количество работников, задействованных в системе управления и распределенных определенным образом по звеньям и уровням управления. Реальная структура компетентности.
5. Соотношение звеньев по уровням системы управления и в рамках определенного уровня.
6. Информационная нагрузка звеньев системы управления, объемы информации, концентрируемой в тех или иных звеньях системы управления.
7. Распределение связей в системе управления: функциональных, методических, консультационных и др.
8. Техническое оснащение системы управления - распределение техники и функциональное ее использование.
9. Структура системы управления, конструкционная основа, связи прямой подчиненности звеньев.
10. Целеустремленность и целесообразность системы управления, соответствие ее архитектоники дереву целей.
|
|
|
