 |
Исправление первичных документов
|
|
|
|
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В частности, как и ранее, не допускается внесение изменений в кассовые и банковские документы, в бланки строгой отчетности (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У, п. 10 Положения..., утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Таким образом, если ошибка допущена при оформлении кассового, банковского документа или БСО, такой документ к учету принят быть не может - его необходимо оформить заново. В других первичных документах (накладных, актах, карточках учета и пр.) исправления допустимы.
Исправительная запись должна содержать дату и подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Дополнительно о порядке исправления ошибок в первичном документе можно прочитать в разделе 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105), которое применяется и в настоящее время (ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ). В общем случае, одной чертой зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. При этом зачеркивание производится таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть подтверждено надписью "исправлено" и подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления (пункты 4.2 и 4.3 Положения N 105).
|
|
|
По мнению Минфина России, выраженному в письме от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Полагаем, что и для целей бухгалтерского учета могут использоваться аналогичные критерии существенности ошибок.
2.
Все первичные документы имеют существенные различия в формах и содержании, поэтому все документы принято классифицировать или группировать по следующим признакам:
I. Группировка документов по назначению:
· Распорядительные документы – содержит приказ (распоряжение), отсутствует подтверждение фактов совершения операции – письма, приказы, распоряжения руководителя, доверенности.
· Исполнительные или оправдательные документы – устанавливают факт исполнения операции, составляются в момент совершения операции, на их основе формируются учетные записи – накладные, акты, квитанции, ордера.
· Документы бухгалтерского оформления – составляются на основании распорядительных и исполнительных документов, служат для обобщения, накопления, подготовки учетных записей.
· Комбинированные документы – документы, которые сочетают в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления. Используются для отражения хозяйственных операций сразу в регистрах, в момент составления учитывают обобщение ранее совершенных операций – авансовые отчеты, кассовые ордера, требования, лимитно-заборные карты и др.
|
|
|
II. По степени обобщения учетной информации:
· Первичные документы – это документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций – кассовые ордера, накладные, счета-фактуры.
· Сводные документы – это документы, которые составляются на основании первичных документов (такие документы являются документами второго уровня или регистры) – группировка данных в нужном разрезе – инвентарные карточки по учету ОС и НМА, карточки складского учета, кассовая книга, расчётно-платежная ведомость по зарплате
III. По способу использования:
· Разовые документы – передаются в бухгалтерию для однократного оформления операций (накладные, платежная ведомость на зарплату, авансовый отчет подотчетного лица)
· Накопительные – применяются для многократного оформления однородных операций (книга учета расчетов с депонентами – зарплаты не полученные в срок, лимитно-заборные карты).
IV. По месту составления:
· Документы внешние – составляются за пределами организации – накладные и счета поставщиков, выписки с расчетного счета в банке, платежные требования, инкассо.
· Внутренние документы – составлены на данном предприятии
V. По прочим признакам:
· По экономическому содержанию объектов (по учету кассовых операций, банковских, ОС, НМА – см. вопрос №1)
· По содержанию хозяйственных операций (материальные, расчетные, денежные)
· По способу заполнения (заполняются ручным способом, автоматизированным способом, смешанным)
· По полноте отражения данных (отражающие все данные и отражающие обязательные данные).
3.
Общие правила составления документов предусматривает:
- первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания;
- лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных;
|
|
|
- Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы составляются с учетом всех существующих реквизитов;
- не заполнение хотя бы одного реквизита лишает документ доказательной силы;
- в документах не допускается производить подчистки и неразрешенные способы исправления. Документы исправляются «корректурным» способом – неправильные данные зачеркиваются одной чертой, сверху пишется исправленный текст или цифры, на полях документа около исправления делается подпись «исправлено; число»; ставится подпись лица, ответственного за составление всего документа. Кассовые и банковские документы исправлять нельзя;
- документы заполняются четко, ясно, чернилами, либо средствами автоматизации;
- для исключения повторного использования(прежде всего кассовых, банковских договоров, документов по оплате труда) некоторые документы подлежат гашению, проставляются штампы «погашено», «получено», «оплачено»;
- первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;
- в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
- в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
|
|
|
- в случае, если учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов включаются в документы бухгалтерского учета.
Документооборот - путь движения документов, который они проходят от момента их выписки или составления до сдачи в архив.
Организация документооборота подразумевает разработку схем и графиков движения документов, определяют перечень должностных лиц, имеющих право подписи и составляют График документооборота.
Перечень должностных лиц, имеющих право подписи.
| Наименование документа | Полномочия работников | Должность и фамилии работников |
| Расходный кассовый ордер | Разрешение на выдачу наличных денег из кассы | 1-ая подпись: Директор – Иванов И.И. 2-ая подпись: Зам. директора – Петров П.П. Главный бухгалтер – образцова А.А. |
| Выдача наличных денег | Кассир – Сидоров С.С. |
График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение.
Как правило, график документооборота составляется под руководством главного бухгалтера. Руководитель же утверждает график документооборота в составе учетной политики организации.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет его самостоятельно в зависимости от количества сотрудников, видов деятельности и способа организации бухгалтерского учета. На практике это может быть перечень работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием должностей исполнителей и сроков выполнения работ.
Приведем в качестве примера выдержку из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма N ТОРГ-12):
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Утверждаю │
│ Директор ЗАО "Актив" │
│ Васильев /А.И. Васильев/ │
│ │
│ График │
│ документооборота в ЗАО "Актив" │
│ │
│Вводится в действие с 1 января 2015 года │
│ │
│ Наименование документа │
│ │
│ Товарная накладная (форма N ТОРГ-12) │
│ │
│ Оформление документа │
│ │
│Количество экземпляров: 2. │
│Ответственный за исполнение: кладовщик. │
|
|
|
│Срок исполнения: в момент отгрузки товара. │
│Куда передает документ: │
│ 1-й экземпляр - покупателю (в момент отгрузки товара); │
│ 2-й экземпляр - в бухгалтерию (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом). │
│ │
│ Проверка и обработка документа │
│ │
│Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом). │
│Ответственный за исполнение: бухгалтер. │
│Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения. │
│ │
│ Передача документа в архив предприятия │
│ │
│Ответственный за исполнение: бухгалтер. │
│Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года. │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Документооборот в организации осуществляется по следующим стадиям:
1. проверка документов:
а) проверка по существу операций – это проверка соответствия документа текущему законодательству, нормам, нормативам, сметным показателям, плановым показателям, законностью и целесообразностью данных операций;
б) проверка с точки зрения правильности оформления документов – проверка оформления реквизитов, правильности исправления ошибок;
в) проверка правильности арифметических подсчетов – проверяют таксировку – умножение цен на количество, выведение итогов.
2. расценка или таксировка-перевод документов в денежный измеритель;
3. группировка – осуществляется по двум направлениям – путем составления группировочных ведомостей и путем составления накопительных ведомостей.
Группировочные предназначены для систематизации сведений бух.учета, накопительные – для накапливания данных, содержащихся в первичных документах.
4. разметка или контировка – указание счетов бух.учета, на которые записываются данные документов. Поручается наиболее опытным работникам.
5. проверка и обработка документов в бухгалтерии осуществляется на счетах бух.учета.
6. сдача документов в архив на хранение – документы хранятся в архиве в хронологическом порядке, сроки хранения в архиве установлены законодательством:
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. Для некоторых документов другими нормативными актами установлены и иные сроки хранения.
Так, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
На практике обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться четыре, пять, или шесть лет, не всегда возможно. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем).
- годовые отчеты – 10 лет;
- квартальные отчеты – 10 лет;
- инвентарные карточки – 5 лет;
- лицевые счета работников – 75 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет;
|
|
|
