 |
Как долго надо хранить документы организации
|
|
|
|
| Вид документа | Срок хранения |
| Документы о финансировании | |
| Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов | 5 лет |
| Договоры банковского счета | 5 лет после истечения срока действия договора |
| Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств | 5 лет после полного исполнения обязательств |
| Учет и отчетность | |
| Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная | Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет) |
| Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет |
| Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей | 5 лет при условии проведения проверки |
| Счета-фактуры | 4 года |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет |
| Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах | Не менее 10 лет |
| Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним | 5 лет |
| Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | 5 лет |
| Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные | Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет, с нарастающим итогом за IV квартал — постоянно) |
| Налоговые декларации по всем видам налогов | 5 лет |
| Таможенные декларации | 5 лет при условии проведения проверки |
| Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75 лет) |
| Сведения о доходах физических лиц | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75 лет) |
| Реестры сведений о доходах физических лиц | 75 лет |
| Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН | Не менее 10 лет |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях | 5 лет |
| Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям | 5 лет после истечения срока действия договора 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) 5 лет после истечения срока действия договора |
| Кадровый документооборот | |
| Коллективные договоры | Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности) |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 75 лет) |
| Документы о премировании | 5 лет |
| Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях | Не менее 10 лет 3 года |
| Личные дела: а) руководителей; б) работников | Не менее 10 лет 75 лет |
| Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет |
| Личные карточки работников (в том числе временных) | 75 лет |
| Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (невостребованные — 75 лет) |
| Командировочные удостоверения | 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 75 лет) |
| Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников | 5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет) |
| Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 года |
| Графики предоставления отпусков | 1 год |
|
|
|
|
|
|
4.
Инвентаризация – это проверка фактического состояния, наличия объектов имущества и обязательств, а так же сопоставление полученных данных с данными бух.учета.
Порядок проведения инвентаризации и отражения результатов инвентаризации приведен в приказе Минфина № 49 от 13.06.1995г.
Инвентаризации подлежат объекты ОС, НМА, финансовые вложения, ТМЦ, незавершенное производство, денежные средства, денежные документы, бланки документов строгой отчетности, расчеты организации, резервы (оценочные и предстоящих расходов и платежей).
Инвентаризации подлежит все имущество и обязательства, принадлежащие организации, а так же находящиеся на ответственном хранении арендованные объекты, ценности, полученные для переработки.
Инвентаризация проводится по местам нахождения инвентаризируемых объектов и материально-ответственными лицами.
Порядок, сроки проведения инвентаризации, перечень объектов, которые подлежат инвентаризации, устанавливаются приказом руководителя.
Основными целями инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия имущества;
- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения в учете обязательств.
В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:
|
|
|
1. при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.
3. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
4. при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
5. при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
6. в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
7. при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.
8. При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
|
|
|
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии, проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются:
1. представители администрации организации,
2. работники бухгалтерской службы,
3. другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).
4. представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Перед началом проведения инвентаризации проверяют:
1. наличие документов (инвентарных карточек, описей, прав на использование), подтверждающих существование объектов;
2. состояние технических паспортов и технической документации.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
|
|
|
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
|
|
|
