Подготовка письменного анализа ситуации (аналитический отчет)

Письменный анализ почти не отличается от устного, за тем исключением, что ваши рассуждения представляются в письменном виде. К сожалению, не существует четких указаний для оформления и структуризации письменного анализа. Мы можем предложить лишь общие рекомендации и советы. Дело в том, что материалы, посвященные компаниям и их проблемам, настолько разнообразны, что нельзя каким-то образом алгоритмизировать процесс создания письменного отчета, который подходил бы к работе надо всеми ситуациями для анализа.

Ваш преподаватель может дать каждому студенту тему для письменного отчета. Возможен и другой подход — вас попросят дать развернутый анализ всей ситуации, в ходе которого вы должны:

- определить все проблемы, на которые руководство компании должно обратить внимание;

- выполнить анализ и дать оценку этих проблем;

- предложить план действий и пакет рекомендаций по результатам своего анализа.

Выполняя эти три задачи, ориентируй­тесь наследующие рекомендации.

Определение проблем. О чень важно в самом начале отчета четко охарактеризовать проблемы и ключевые вопросы, стоящие перед руководством компании. Этим вы покажете, что хорошо разобрались с ситуацией. Начните свой отчет с общей характеристики ситуации компании, ее политики в области затрат и основных проблем, ко­торые должен решить менеджмент компании. Опишите проблемы и задачи компании как мож­но яснее и конкретнее. Если в этом нет настоятельной необходимости, не пересказывайте фак­ты, содержащиеся в собственно ситуации для анализа (предполагается, что преподаватель читал материал и хорошо знаком как с фактическими данными, так и с организацией материала).

Подготовка форм отчетности. Если вам для анализа понадобились вычисления, представьте их в таблицах и диаграммах. Это понятнее и нагляднее. Продумайте форму и содержание таблиц. Информация в таблицах должна быть сгруппирована таким образом, чтобы наглядно демонстрировать проводимые расчеты и последующие выводы. Не надо собирать все вспомогательные графические и табличные материалы в конце отчета, разместите их в тексте по мере изложения материала, чтобы читателю было понятно, к чему они относятся и что означают. Все эти вспомогательные материалы должны тесно связываться с вашими выводами. Включите в текст ссылки на таблицы и диаграммы.

Выполнение расчетов. Анализ ситуаций в управленческом учете, как правило, сопровождается вычислениями. Студентам необходимо самим определить, какие аналитические модели могут быть применены для решения той или иной конкретной проблемы. Поэтому текст ситуации выдается студентам заблаговременно, чтобы они могли в процессе самостоятельного изучения подготовить материал по конкретному разделу управленческого анализа.

Анализ и оценка. Обычно это самая сложная часть работы. Просмотрите подготовленную вами отчетность и оцените полученные результаты. Используйте средства и понятия, с которыми вы познакомились при изучении теоретических основ управленческого анализа, для проведения анализа и оценки.

Во время написания отчета по анализу ситуации помните следующее.

Ваш анализ и оценки должны подтверждать ваши выводы. Избегайте неаргументированных мнений, излишнего обобщения, банальностей. Ваш отчет должен быть связным, логически выстроенным, а мнения подкреплены фактами и цифрами.

Продемонстрируйте свое владение понятиями управленческого учета и средствами управленческого анализа, которые вы применяете. Используйте теоретический материал в своем отчете.

Интерпретация материалов ситуации должна быть обоснованной и объективной. Избегайте не имеющих к делу замечаний, а также заключений, в которых учитываются только те факторы, которые укладываются в вашу модель, а остальные отметаются. Также старайтесь ничего не преувеличивать и не преуменьшать. Анализ должен быть взвешенным и объективным, избегайте эмоционального подхода и риторики.

Рекомендации. Последний раздел своего письменного отчета посвятите конкретным рекомендациям и плану дальнейших действий компании. Ваши рекомендации должны учитывать все проблемы и задачи, которые вы идентифицировали в предыдущих разделах. Если рекомендации возникают "на ровном месте" и логически не вытекают из вашего анализа, то снижается доверие ко всему вашему пакету рекомендаций. Ясно, что рекомендуемые вами действия должны иметь заметный положительный эффект. Советы, предполагающие высокую степень риска и в случае неудачи ставящие компанию на грань разорения, следует давать с большой осторожностью. Обязательно разъясните, каким образом ваши рекомендации помогут решить указанные вами проблемы.

Обязательно разъясняйте свои предложения как можно подробнее, вплоть до мельчайших деталей. Избегайте общих, ничего не значащих формулировок наподобие "Этой компании больше внимания следует уделять накладным расходам" или "Желательно увеличить объём производства". Если вы, например, говорите, что компания должна улуч­шить свою ценовую политику, обязательно разъясните, как, по вашему мнению, она должна это сделать. Предложите список действий, которые следует предпринять, составьте последо­вательность их исполнения, обозначьте приоритеты, назначьте ответственных.

Предлагая план действий, помните, что в практической деятельности менеджер должен ответственно подходить к выбору решений, которые в случае ошибочности повлекут за собой серьезные финансовые потери, и с осторожностью предлагать любые кардинальные решения, даже если ему не придется нести за него никакой ответственности. Разрабатывая рекомендации, помните простое правило: никогда не советуйте другим делать то, чего вы сами ни при каких обстоятельствах не стали бы делать, будь вы в положении руководителя данной компании.

Без дополнительных разъяснений понятно, что ваш отчет должен быть хорошо организован и грамотно написан. Даже самые замечательные идеи мало что дают, если вы не сможете убедить слушателей в их достоинствах, а для этого требуется железная логика, четкая после­довательность, продуманная аргументация и убедительность изложения.

Подготовка устного ответа

В будущем от вас не раз потребуется умение устно излагать свои идеи и убедительно их аргументировать. Поэтому преподаватели требуют от студентов устных ответов. Это очень полезная практика, она позволяет студенту преодолеть страх перед большой аудиторией и научиться связно излагать свои мысли.

Подготовка устного ответа, по сути, мало отличается от подготовки письменного отчета. В обоих случаях необходимо выделить проблемы и задачи, стоящие перед компанией, проанализировать условия функционирования компании, разработать продуманный план действий. Качество анализа и предлагаемых рекомендаций должно быть одинаковым в устном и письменном ответах. Как и при подготовке письменного отчета, при подготовке устного вы должны показать знание понятий управленческого учета и средств управленческого анализа, и пусть ваши рекомендации будут достаточно подробны, чтобы обеспечить менеджмент четкими указаниями о том, что и когда делать. Главная разница между письменным и устным ответом — в формате представления материала. Устный ответ представляет собой вербализацию ваших оценок, анализа и рекомендаций и дополняется визуальными материалами, которые подкрепляют ваши рассуждения (например, цветными слайдами; слайд-шоу можно соз­дать с помощью программного обеспечения PowerPoint производства Microsoft).

Независимо от того, какой формы ответа требует ваш преподаватель, вы должны тщатель­но подготовить свое выступление. Первоклассный ответ много потеряет, если не сопроводить его хорошей подборкой слайдов, содержательных и отлично оформленных. Постарайтесь вы­брать хороший дизайн, стиль и размер шрифта, цветовую гамму. Мы предлагаем сопроводить ответ следующими слайдами:

1. начальный слайд с названием темы и фамилиями авторов;

2. слайд-шоу по ходу ответа (если ответ готовили несколько человек, то с указанием фамилий всех участников);

3. один или несколько слайдов с перечислением основных проблем и задач, которые менеджмент должен решить;

4. серия слайдов, иллюстрирующих ход анализа ситуации;

5. серия слайдов, посвященных вашим рекомендациям, аргументам и обоснованию каждого аргумента (по слайду на каждую рекомендацию и ее обоснование).

Вы и ваши коллеги должны несколько раз прорепетировать свое слайд-шоу, чтобы устра­нить все возможные недостатки. Слайд-шоу надо составить таким образом, чтобы завладеть вниманием аудитории, однако не настолько, чтобы слушатели забыли о теме вашего ответа и комментариях оппонентов. Помните, что слайды должны только лишь помочь слушателям понять ваши мысли. Избыток графики, изображений, цвета могут отвлечь внимание аудитории от вашего рассказа и помешать восприятию ваших мыслей. Не забывайте, что даже самое лучшее слайд-шоу не скроет от взыскательной аудитории недостатков анализа. Любой преподаватель скажет вам, что слайд-шоу — это, конечно, хорошо, однако слабый анализ в сочета­нии с блестящим визуальным сопровождением столь же нежелателен, как и хороший анализ без надлежащих сопроводительных материалов.