 |
Электронный документооборот на машиностроительном предприятии.
|
|
|
|
Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) на современном машиностроительном предприятии решает большое количество управленческих задач. Естественно, когда посредством СЭД автоматизируют документоориентированные управленческие процессы, подходы к внедрению и эффекты, получаемые от внедрения, во многом сходны для больших предприятий и не зависят от их профиля. Тем не менее, системы электронного документооборота, внедряемые на предприятиях машиностроительной отрасли, имеют свои особенности.
Функциональность современной системы электронного документооборота, востребованная на предприятии машиностроительного профиля, условно может быть разделена на функционал, автоматизирующий, общий документооборот предприятия, и функционал, автоматизирующий работу с частными документами, в которых потребности предприятия отражены более явно.
Любое современное предприятие имеет дело с документами общего характера, поскольку реализует функции, необходимые для надлежащего функционирования организации, взаимодействующей с одной стороны, со своими работниками, а с другой – с обществом и государством.
Таким образом, система электронного документооборота, внедренная на современном предприятии, реализует следующие функции: 1) Коммуникативные. Для реализации этих функций используются процедуры обработки входящей и подготовки исходящей корреспонденции, автоматизирующие взаимодействие с внешними организациями и государственными органами, а также процедура обработки обращений граждан, автоматизирующая работу с входящей корреспонденцией от физических лиц, не являющихся хозяйствующими субъектами; 2) Служебные. Эти функции предназначены для автоматизации и упорядочивания самой системы документооборота предприятия и включают процедуры делопроизводства; 3) Управленческие. К этой группе функций следует отнести: во-первых, управление и хранение нормативной документации, во-вторых, процессы управления распорядительной документацией и исполнительской дисциплиной.
|
|
|
Любое современное предприятие управляется, прежде всего, с использованием директивной модели управления, реализуемой с помощью процессов общего документооборота: подготовка распорядительных документов и контроль исполнения поручений.
Подготовка распорядительных документов, осуществляемая практически любой современной СЭД на предприятии, является стандартной процедурой отечественного документооборота и предусматривает выполнение целого ряда работ: 1) выдача поручения о подготовке распорядительного документа исполнителю. Выполняется должностным лицом, в чью зону ответственности входят указанные задачи. В дальнейшем этим же должностным лицом осуществляется общий контроль за прохождением документа, его согласованием и т.д.; 2) подготовка проекта распорядительного документа. Выполняется исполнителем (работником, получившим соответствующее поручение от должностного лица). В его задачи входит подготовка проекта документа, согласование с должностным лицом, поставившим задачу о подготовке распорядительного документа, создание регистрационно-контрольной карточки (РКК) распорядительного документа в системе электронного документооборота, установка в ней перечня согласующих должностных лиц и порядка согласования, наконец, отправка документа на согласование; 3) направление уведомления из СЭД о необходимости проведения согласования. Должностные лица, участвующие в процедуре согласования, знакомятся с текстом документа и при согласии с ним проводят процедуру. При несогласии либо частичном согласии должностное лицо направляет документ посредством СЭД исполнителю на доработку, указывая при этом основания несогласия с текстом документа; 4) доработка исполнителем проекта документа на основании указаний согласующих лиц и инициатора разработки, после чего версия документа обновляется в РКК СЭД; 5) выдача проекта документа посредством СЭД после проведения согласования утверждающему должностному лицу, которым на предприятии является его единоличный исполнительный орган – генеральный директор. Тем не менее, в зависимости от применяемой модели управления утверждать распорядительные документы с ограниченной областью применения могут и другие руководящие работники. И система электронного документооборота предприятия должна уметь реализовывать эту особенность;
|
|
|
6) регистрация после утверждения проекта документа или их группы путем присвоения регистрационного номера в специализированном журнале СЭД, после чего статус документа меняется с "проекта" на "документ", исполнение положений которого становится обязательным.
На основании введенного в действие распорядительного документа, а также при наличии служебной потребности руководящих работников в выдаче поручений сотрудникам используется другой, смежный с предыдущим процесс контроля исполнения поручений, при котором контролируется выполнение поручения, как по существу, так и по срокам, что как раз и обеспечивается функциональностью системы электронного документооборота. Кроме того, СЭД позволяет также реализовывать функциональность переноса сроков отчета.
Тем не менее, общей функциональностью возможности СЭД для предприятия машиностроительного профиля не ограничиваются. Существует целый набор профильных решений, основными потребителями которых как раз является машиностроительная отрасль.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения, до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
|
|
|
Архивы технической документации. При реализации конструкторской и технологической подготовки производства (ТПП) создается, используется и утилизируется значительное количество документации, причем в настоящее время большая ее часть формируется различными средствами конструкторской разработки (программными системами), а частично ранее разработанная документация используется как в электронном, так и бумажном виде. Также большой объем документации образуется при технологическом и оперативном планировании производства и управлении производственным процессом.
Для обеспечения надлежащего и эффективного управления всеми документами, порождаемыми машиностроительным предприятием в течение всего цикла производства, используются специализированные технологические решения по управлению документацией, реализуемые на основе современных универсальных систем электронного документооборота. Функциональность подсистем управления технической и технологической документацией сочетает в себе универсальные решения, автоматизирующие нормативную и распорядительную документацию и архив документов.
Таким образом, современный архив технической документации обеспечивает выполнение следующих функций: 1) автоматизацию жизненного цикла хранимых документов, 2) интеграцию с информационными системами-поставщиками документов, 3) сканирование документов, 4) поиск в архиве технической документации, 5) управление доступом в системе электронного документооборота.
|
|
|
