Критерии выбора программных средств компьютеризации бухгалтерского учета

Бухгалтерские автоматизированные системы — функциональное программное обеспечение, предназначенное для выполнения компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач.

Правильный выбор программного продукта — один из определяющих моментов автоматизации бухгалтерского учета. Выбор программного обеспечения осуществляется на стадии организации и проектирования АИС на основании данных обследования информационной системы объекта. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ: от самых простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. При выборе программного обеспечения для предприятия возможны различные варианты.

1. Приобретение у фирмы-производителя готового типового программного продукта, полностью отвечающего потребностям этого предприятия.

Такие типовые программные продукты успешно реализуют бухгалтерский учет на предприятиях однородной деятельности с общей спецификой учета и находят широкое применение на малых и средних предприятиях.

2. Составление индивидуального проекта, если невозможно подобрать типовую программу для предприятия. Индивидуальное проектирование выполняется как силами программистов предприятия, так и с привлечением специалистов со стороны. Следует иметь в виду, что стоимость проектных работ при этом значительно увеличивается по сравнению с приобретением типового проекта. Индивидуальное проектирование рекомендуется проводить на предприятиях со своей спецификой учета, в основном на крупных и средних предприятиях.

3. Доработка и установка типового проекта «под ключ» осуществляется фирмами, занимаю-щимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, обеспечивающими настройку системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптацию к специфике учета на конкретном предприятии.

Франчайзинговая сеть партнеров-внедренцев создана и развивается фирмой «1C: Фран-чайзинг». Консалтинговые услуги осуществляются корпорациями «Галактика», «Парус», фирмой «Инфософт» и др. Эти организации оказывают помощь в выборе программных средств; осу-ществляют продажу программных продуктов; выбор технических средств, их доставку, установку, настройку, внедрение, послепродажное обслуживание, консультации, обучение пользователей.

Расширение круга оказываемых услуг фирмами-производителями программных продуктов вызвано их жесткой конкуренцией на рынке. Этот вид услуг находит все большее применение на средних и крупных предприятиях, так как обеспечивает грамотное создание автоматизированных систем специалистами. Первый и третий варианты выбора программного продукта фактически ставят пользователя в зависимость от производителя.

Очень трудно вести речь об универсальности бухгалтерских автоматизированных систем. Специфика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях, постоянно меняющиеся налоговые законодательства, изменение форм отчетности предопределяют необходимость адаптации и доработки практически любой системы к специфике учета и изменяющимся условиям. Лидирующее место на рынке заняли универсальные пакеты программ, предлагающие комплексный бухгалтерский учет. В условиях перехода к рыночной экономике усиливаются тенденции интеграции бухгалтерского учета с другими функциями управления, что находит отражение в составе программных продуктов. Характерной чертой программ для бухгалтерского учета стало расширение их традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.

Программные продукты составляются в локальном и сетевом варианте. Следует иметь в виду, что сетевой вариант программ намного сложнее и дороже и предназначен в основном для использования на средних и крупных предприятиях, где ведется комплексная обработка бухгалтерских задач в тесной интеграции с другими функциями управления. Реализация сетевых программ предусматривает организацию многоуровневой вычислительной сети в бухгалтерии и сетевой обмен информацией между уровнями. Возможна организация ведения наиболее трудоемких участков учета (учет труда и заработной платы, учет материалов) на нескольких АРМ.

Программы сетевой версии отличаются большой сложностью и высокой стоимостью. При внедрении они требуют индивидуальной настройки и авторского сопровождения для каждого клиента, а также наличия в структуре организации специального подразделения, где работают хорошие системные программисты-сетевики, и введение должности администратора системы. Система должна обеспечивать устойчивую работу до 60 автоматизированных рабочих мест и поддерживать мощную базу данных, организованную при помощи современного программного обеспечения базы данных, например, «Oracle», «Btrieve», «Informix» и др. Сетевая версия включает в себя расширенный состав программ, цель которых — автоматизация задач финансово-хозяйственной деятельности, объединение решения бухгалтерских задач с коммерческими и техническими службами, производством, различными отделами управления: труда и заработной платы, нормирования, планово-финансового управления и др. Выбор программ для реализации поставленных целей — довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

Применение сетевых программ возможно только при организации локальной вычислительной сети на предприятии.

Локальная компьютерная сеть на предприятии в упрощенном виде построена следующим образом.

Имеется мощный компьютер-сервер, на котором находятся сетевые программы, основная часть информации, все базы данных, словари, данные бухгалтерского учета, формы счетов, договоров, приказов и др. Кроме того, имеется несколько автоматизированных рабочих мест - компьютеров (рабочих станций), связанных с этим сервером.

Наличие сети делает информацию, хранящуюся на сервере, доступной для всех пользователей в соответствии с теми правами, которые предоставлены им администратором сети. Это позволяет, например, финансовому директору просматривать проводки, которые выполняет бухгалтер, а также ввести разделение труда, при котором каждый бухгалтер выполняет на компьютере свой участок работы, а главный бухгалтер затем делает баланс, используя информацию, собранную со всех автоматизированных рабочих мест.

Или, например, трое менеджеров по продажам могут одновременно выписывать счета, используя одни и те же данные о наличии товара на складе.

Для обеспечения функционирования локальной вычислительной сети (ЛВС) необходимо соответствующее программное обеспечение. В локальных сетях с выделением серверов используются специальные операционные системы, обеспечивающие надежную и эффективную обработку многих запросов от рабочих мест пользователей. На рабочих станциях такой локальной сети может использоваться любая операционная система, например, Windows и т.д. На серверах применяется операционная система Novell Netware или Windows NT Serves, Windows 2000. Иногда применяются и другие операционные системы: OS/2 Server Advanced, различные варианты UNIX и др.

На отечественном рынке имеется много готовых программных продуктов по бухгалтерскому учету, самых разнообразных по качеству, функциональному назначению и стоимости. Только в Москве имеется около 500 фирм-разработчиков по бухгалтерскому учету. Реклама далеко не всегда соответствует реальному содержанию программы, и предпринимателю, желающему автоматизировать бухгалтерский учет, следует хорошо ознакомиться с рынком программ, изучить опыт применения той или иной программы на конкретном предприятии, ознакомиться с рекомендациями других пользователей. Общее представление о программах может дать посещение выставок фирм-производителей. Однако не следует ограничиваться демонстрационной версией, надо увидеть пакет в практической работе.

При приобретении программ следует ориентироваться на профессиональные фирмы, имеющие большой опыт проектирования автоматизации бухгалтерского учета и хорошую репутацию. О качестве программ свидетельствует срок промышленной эксплуатации и количество внедрений на предприятиях, так как только при этих условиях выявляются и реализуются наиболее распространенные особенности методик учета, совершенствуется технология обработки и предусматриваются разные сервисные функции, например, автоматическое выделение НДС в проводках.

Пакет должен иметь лицензию, сертификат качества. При ознакомлении надо прежде всего узнать, на какое предприятие он ориентирован: малое, среднее или крупное; следует обратить внимание на отраслевую принадлежность пакета (промышленность, торговля, бюджетный учет и т.п.).

Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учета, соответствовать современным его требованиям и обеспечивать получение всей необхо-димой для целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие в програм-ме функций, отвечающих профилю фирмы, организации, специфику ее работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитики учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом; обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтера.

Система должна обеспечить комплексную автоматизацию бухгалтерского учета и осуществить стыковку с уже действующими программами.

Необходимо изучить функциональные возможности программы, круг решаемых задач и возможности выполнения индивидуальной настройки при изменении в методе учета.

Не рекомендуется покупать программы по отдельным участкам учета у разных фирм, так как это в дальнейшем не облегчит комплексную обработку бухгалтерского учета и приведет в конечном счете к приобретению нового программного продукта. Немаловажное значение имеет качество инструктивных материалов, обеспечивающих легкость усвоения программы, а также ее простота в эксплуатации, наличие помощи и дизайн.

Следует обращать внимание на наличие центров обучения у фирмы (например, фирма «1C» имеет 600 учебных центров, «Инфо-бухгалтер» — 200 центров обучения), возможность оказания консультаций, предоставления новых версий программы на льготных условиях, наличие гарантийного и абонентного обслуживания. Надо учитывать и возможность внесения изменений в программу самим бухгалтером без привлечения программиста, а также ее стоимость.

Приобретение программного продукта не может вестись в отрыве от других компонентов, обеспечивающих создание автоматизированной информационной системы. Одновременно должны решаться вопросы выбора, приобретения и установки технических средств обработки информации, обучение персонала. При решении комплекса сложных проблем желательно привлекать работников специализированных фирм, выполняющих весь цикл работ по внедрению компьютерной техники на предприятие.

Подбор программы можно осуществить и при помощи Интернета. В электронном каталоге на сайте www.modus.ru более ста фирм-разработчиков представляют свои программные продукты по бухгалтерскому учету, складу, торговле, производству и строительству для автоматизации учета на предприятиях различных сфер деятельности. Кроме того, на сайте содержится информация о справочно-правовых системах, антивирусных программах, специализированных программах по защите информации.

Каталог содержит краткие аннотации к каждому программному продукту, цены на него, сведения о разработчиках и их координаты, а также ссылки на сайты, где можно получить более подробную информацию. Желающим подобрать программу поможет тематический рубрикатор. Программные продукты систематизированы в нем по сферам применения, по технологии и типам программ.

Из рубрикатора можно перейти на аннотацию к выбранному программному продукту и публикациям о его функциональных возможностях в журнале «Компьютер в бухгалтерском учете и аудите» издательского дома «Аудит-Оптим». Создается уникальная система выбора програм-мных продуктов по задаваемым пользователем параметрам. Пользователь задает параметры, которые необходимы для системы автоматизации, и система выбора формирует список программных продуктов, соответствующих этим параметрам.