 |
Сетевая технология обработки бухгалтерских задач
|
|
|
|
Технология обработки бухгалтерских задач на средних и крупных предприятиях осуществляется на базе сетевых программных продуктов, относящихся к классу «Интегрированные бухгалтерские системы» и «Комплексные бухгалтерские системы», ориентированные на организацию локальной вычислительной сети предприятия. Бухгалтерский учет является одним из основных элементов сетевых программ. Сетевая технология основана на организации многоуровневых АРМ, установленных в различных подразделениях предприятия и организации информационной связи между ними. Таким образом, сетевая технология является основой организации автоматизированной информационной системы предприятия (организации, фирмы). Сетевая технология базируется на создании единого банка данных и применении различного технического оборудования, интегрированного в единое целое: сервер, рабочие станции и комплектующее оборудование. Основным режимом сетевой технологии является «Клиент-Сервер», позволяющий осуществить технологию следующим образом. На сервере располагается вся база данных, с которой работают рабочие станции, установленные у пользователей, а также программы. Существует несколько способов реализации программ сетевой обработки данных. На рабочих станциях осуществляется ввод данных в систему, их первичная обработка и проверка, а затем посылка сообщений в сервер; обработка в основном ведется на сервере. Во многих случаях сервер осуществляет лишь хранение информации, а все процедуры, связанные с обработкой данных, выполняются на рабочих станциях.
Технологический процесс «Клиент-Сервер» основан на организации в сервере нескольких независимых баз данных, размещенных в разных каталогах.
|
|
|
Каждая рабочая станция имеет доступ только к определенным массивам. Полномочия и права доступа к разным массивам могут устанавливаться по-разному.
Например, в сетевой версии программы «Парус» эти права регламентируются «Картой пользователя», которая открывается администратором системы. В карте указывается: имя пользователя, пароль, полномочия, доступ к разным базовым массивам, находящимся на сервере. Работа пользователя в сети реализуется функциями меню: «Сервис» «Обслуживание сети». При запуске системы пользователь вводит свое имя и пароль. Система находит его карту и определяет полномочия и права доступа пользователя. На экране отражается перечень файлов, к которым пользователь имеет доступ; курсором выбираются нужные файлы. Схема взаимодействия сервера и рабочих станций представлена на рис. 2.5.
Рис. 2.5.Схема взаимодействия сервера и рабочих станций
Организацию сетевой технологии рассмотрим на примере средней торгово-закупочной фирмы, основные функции которой заключаются в ведении бухгалтерского учета, складского учета, осуществлении маркетинга и денежных расчетов с покупателями (на базе сетевой версии программы «Парус»).
Автоматизированные рабочие места были созданы в следующих подразделениях
(см. рис. 2.6.):
АРМ маркетинга — в группе маркетинга, где осуществляется рассылка прайс-листов с наименованиями и ценами предлагаемых товаров, выписка счетов на оплату продукции, контроль за отпуском товаров;
АРМ склада — на складе, где ведется учет наличия движения материальных ценностей;
АРМ бухгалтера — в группе учета материальных ценностей, осуществляющей расчеты между фирмой и ее партнерами по доставке и продаже товаров и отработку накладной в учете;
АРМ бухгалтера — в группе денежных расчетов, предназначенной для проведения всех расчетов по кассе и банку;
|
|
|
АРМ главного бухгалтера — осуществляющий обобщение всей поступающей информации и ее анализ, проведение налоговых расчетов и составление отчетности.
Работа ЛВС обеспечивается функционированием общей информационной базы, доступной для всех пользователей рабочих мест. Такими массивами являются: номенклатура товаров на складе, данные о партнерах фирмы, материально-ответственные лица, данные о валюте, бухгалтерские проводки, план счетов, выписанные и оплаченные счета. Сложность совместной работы пользователей программы связана со специальными информационными потоками и взаимозависимостью отдельных участков учета. Хозяйственные операции, зарегистрированные на одном участке, должны отражаться в учетных регистрах других участков. Так, группе маркетинга постоянно требуются данные о поступлении нового товара на склад, о факте оплаты покупателями выписанных счетов, т.е. данные других АРМ.
Рис. 2.6.Схема реализации торговой операции сетевой программой
Реализация процедуры торговой операции выполняется машинной программой в следующем порядке (см. рис. 2.6.). Наличие товара на складе и его цена отражаются в номенклатуре товарно-материальных ценностей, сформированной АРМ склада. На основании этих данных АРМ маркетинга составляет «Прайс-лист».
«Прайс-лист» формируется автоматически на основании данных номенклатора. В нем содержится наименование товара и цена (табл. 2.1).
Таблица 2.1
Прайс-лист АО «Прогресс» 31.05.2004 г.
| Наименование | Цена в руб. |
| Стол Cтул |
Далее АРМ маркетинга выписывает счет на оплату. Выписка счета проходит в режиме главного меню «Документы» — «Счета, спецификации» с указанием всех реквизитов продавца и покупателя, наименования количества покупаемых товаров, их цены и суммы налога на добавленную стоимость (НДС).
В машине сформирована справочная база по предприятиям-партнерам (справочник организации), которая используется при формировании платежных документов.
Выписка счета является определяющей во всей цепочке торговых операций, так как в дальнейшем все действия будут связаны с этим документом.
Выписанные счета для оплаты покупателем аккумулируются в реестре счетов. Далее контроль за состоянием этих документов осуществляется АРМ группы денежных расчетов, где бухгалтер фиксирует поступление денег по выписанному счету на основании полученной из банка выписке счета. При этом бухгалтер обращается в реестр счетов сформированный АРМ маркетинга, находит там нужный счет и делает отметку об отработке этого документа в учете, проставляя дату и номер платежного поручения. После этого информация об оплате счета в виде бухгалтерской проводки поступает в «Журнал хозяйственных операций» АРМ главного бухгалтера и становится доступной для всех остальных пользователей. Бухгалтерская процедура, соответствующая этой операции, содержит проводки по получению предварительной оплаты с выделением НДС.
|
|
|
Происходит отпуск товара по оплаченному счету. АРМ маркетинга где автоматически формируется накладная на отпуск товара и счет-фактура, используемый для составления «Книги продаж». На основании накладной производится отпуск товара со склада. Все выписанные накладные помещаются в реестр накладных и после отпуска товара обрабатываются в учете как операция реализации товара и списания себестоимости товара. При выборе отработки операции реализации формируется проводка по переводу суммы из разряда предварительной оплаты в реализацию с пересчетом налога на НДС. Информационные данные из накладной автоматически переносятся в проводку. При выборе режима списания себестоимости товара формируется проводка списания фактической себестоимости товарно-материальных ценностей с автоматическим расчетом средней цены единицы товара на дату отпуска товара. Весь расчет происходит автоматически. В реестре накладных против отработанной накладной появляется отметка об ее отработке. Счет, по которому произошел полный отпуск товара, автоматически снимается из реестра счетов, переходя в архив. Бухгалтерские проводки после отработки накладной, появившись в учете хозяйственных операций, становятся доступными для других пользователей программы. Пользователями этой информации являются АРМ расчетов с клиентами, где осуществляется оперативный контроль по бухгалтерскому счету предварительной оплаты с клиентами, и АРМ склада, где контролируется движение и остатки товарно-материальных ценностей на предприятии.
|
|
|
В конце месяца вся информация обрабатывается АРМ главного бухгалтера, где подводятся итоги работы предприятия, выявляются финансовые результаты и составляется отчетность.
2.7. Бухгалтерский учет на базе пакета 1С\: Бухгалтерия
«1C: Бухгалтерия» является одной из программных компонент системы «1C: Предприятие». С помощью системы «1C: Предприятие» можно решать широкий круг задач в сфере автоматизации деятельности организаций. «1C: Бухгалтерия» может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами системы «1C: Предприятие».
«1C: Бухгалтерия» — это универсальная бухгалтерская программа, ориентированная на широкий спектр возможных применений: от небольших до крупных организаций различных областей деятельности. Программа может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета.
В программе «1C: Бухгалтерия» имеются два основных режима работы: режим конфигурирования рабочей программы («Конфигуратор») и режим ведения бухгалтерского учета («1C: Предприятие») в рамках текущей настройки программы.
Таким образом, функционирование программы «1C: Бухгалтерия» делится на два разделенных во времени процесса:
- процесс настройки или конфигурирования структур справочников, документов, журналов, отчетов и других данных, а также подготовки алгоритмов обработки данных;
- процесс ведения бухгалтерского учета пользователями системы в котором пользователи вводят информацию о совершаемых хозяйственных операциях, используя предварительно наст-роенные документы, справочники, счета и другие данные, а также готовые алгоритмы обработки данных, и получают необходимую бухгалтерскую и налоговую отчетность.
Режим «Конфигуратор» предназначен для разработки или модификации настройки програм-мы с целью ее адаптации к условиям изменяющейся хозяйственной деятельности организации, ее учетной системы, законодательства, рыночной конъюнктуры и других внешних условий.
На этапе конфигурирования системы создаются справочники необходимой структуры для хранения различной нормативно-справочной информации, настраивается план счетов на особенности ведения учета в данной организации, создаются или корректируются структуры используемых документов и их формы, разрабатывается необходимое число журналов для работы с документами, корректируются существующие или разрабатываются новые отчеты о работе организации, создаются или корректируются алгоритмы обработки данных. Совокупность созданных в процессе конфигурирования структур данных и алгоритмов их обработки называется «конфигурацией системы». Редактирование конфигурации системы называется -«настройкой конфигурации системы», или «конфигурированием системы».
|
|
|
Конфигурацией системы определяются следующие основные объекты:
- набор констант. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. Например, константа-ми являются: «Наименование предприятия», «Ставка НДС» и др.;
- состав, структура и свойства справочников, формы просмотра списков справочников и ввода элементов справочников. Справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Существуют справочники «Контрагенты», «Сотрудники», «Подразделения», «Бан-ковские счета». «1C: Бухгалтерия 7.5» поддерживает работу с многоуровневыми справочниками до 10-ти уровней вложенности. Использование многоуровневых справочников позволяет органи-зовать условно-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитического учета по счетам;
- состав и набор значений перечислений. Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных, не изменяемых пользователем значений. Примерами перечислений могут быть перечисления: «Прибыли и убытки», «Статьи издержек», «Платежи в бюджет», «Варианты реализации»;
- формы ввода документов и операций. Документы в программе «1C: Бухгалтерия» могут использоваться для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности организации. Как правило, набор документов системы совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации: платежное поручение, счет, кассовые ордера и т.д. Важным свойством документа является его возможность автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Операция полностью отражает в бухгалтерском учете совершенную хозяйственную операцию. Вместе с операцией документ может порождать бухгалтерские проводки. Каждая операция может содержать ряд бухгалтерских проводок (до 99999). Проводки не существуют отдельно от операции, а всегда вместе с ней. Операции также могут вводиться вручную. Для удобного ввода операций «1C: Бухгалтерия» использует типовые операции, представляющие собой сценарии формирования бухгалтерских проводок и соответствующие типовым актам хозяйственной деятельности организации.
Проводка содержит корреспондирующие счета, сумму, а также информацию по количественному, валютному и аналитическому учету - в зависимости от настроек бухгалтерского учета в конкретной конфигурации. Кроме того, проводка может содержать дополнительные реквизиты, заданные для нее в процессе конфигурирования.
Проводка может состоять из ряда корреспонденции (до 99999). Механизм корреспонденции позволяет вводить сложные проводки: например с кредита одного счета в дебет нескольких счетов, и наоборот. В этом случае проводка представляет собой совокупность строк, первая из которых устанавливает счет дебета проводки, а остальные — корреспондирующие счета кредита. Сумма проводки складывается из сумм всех корреспонденции проводки;
- формы журналов документов, операций и проводок. Журналы служат для просмотра документов, операций и проводок. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам, или все документы сразу. В журнале операций каждая операция отображается одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию (дату, номер, содержание операции, ее сумму). Журнал проводок позволяет просмотреть существующие проводки операций в виде общего списка;
- бухгалтерские счета, набор планов счетов и их свойства, формы списков счетов и ввода счетов. Бухгалтерские счета в «1C: Бухгалтерии» вполне соответствуют общепринятому пониманию бухгалтерских счетов. Их свойства могут гибко настраиваться в зависимости от принятой системы учета в стране и в организации. Как правило, в организации используется один план счетов, но на некоторых предприятиях, таких как совместные, могут использоваться и несколько планов счетов. В программе «1C: Бухгалтерия» предусмотрена возможность ведения одновременно нескольких планов счетов.
Для большей детализации получаемой информации используются субсчета. Количество уровней субсчетов ограничивается только общей длиной кода счета, которая не должна превышать 255. Количество субсчетов, которые могут быть открыты к счету, не ограничивается.
У каждого плана счетов может быть определено свое число уровней субсчетов. Важным отличием бухгалтерских счетов от других типов данных является возможность создания самих счетов как в конфигурации, так и в режиме ведения бухгалтерского учета. Включение конкретных счетов в конфигурацию используется в том случае, если конфигурация создается с использованием этих счетов, например, если в конфигурации определено автоматическое формирование документами проводок по этим счетам. Для настройки и ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам введено понятие субконто, обозначающее набор значений — объектов аналитического учета. В качестве субконто обычно выступают основные средства, организации, товары и т.д. Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных. Обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Контрагенты» имеет тип «Справочник «Контрагенты».
Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто (до 5-ти). Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, т.е. имеет несколько разрезов представления информации, называется многомерным.
С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым (до 10-ти уровней вложенности), если одним из субконто счета является многоуровневый справочник.
По счету может также вестись и количественный учет. По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий признак в плане счетов. В этом случае для счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении. Возможность ведения количественного учета обычно используется в совокупности с аналитическим учетом, что позволяет получать более полную отчетную информацию по объектам аналитического учета.
Программа «1C: Бухгалтерия» позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов. Итоговая информация накапливается на Валютном счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом, как в валютном выражении, так и в ее эквиваленте базовой валюты;
- формы и алгоритмы отчетов и обработок. Отчеты применяются для получения и анализа различной итоговой или детализированной информации, подобранной по определенным критериям. Отчеты содержат бухгалтерские итоги, данные для налоговой инспекции и других инстанций (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер, баланс, налоговая отчетность и т.д.). Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например индексации цен в справочниках товаров;
- интерфейс пользователя (главное меню, набор панелей инструментов, связь с внешними приложениями). В операционной системе Windows управление работой приложений осуществляется при помощи набора команд, доступ к которым организован в виде меню. Для быстрого доступа к часто используемым командам используют так называемые панели инструментов. Панель инструментов представляет собой окно с набором кнопок. Нажатие мышью на любую из кнопок вызывает немедленное выполнение связанной с этой кнопкой команды. Каждая кнопка снабжена рисунком, образно отражающим характер команды, связанной с этой кнопкой. Программа «1C: Бухгалтерия» использует панели инструментов двух типов: жестко связанные с окном и плавающие. Панели, жестко связанные с окном, содержат кнопки, предназначенные для работы с информацией, расположенной только в этом окне. Они не могут изменяться пользователем. Плавающие панели инструментов содержат кнопки для вызова команд общего применения, не привязанных к информации конкретного окна. Количество панелей инструментов, одновременно находящихся в главном окне, может меняться в зависимости от режима работы программы. Кроме того, можно определять собственные панели инструментов, компонуя их из заранее заданного набора кнопок. Они могут быть созданы в процессе конфигурирования системы и в режиме ведения бухгалтерского учета.
При формировании пользовательского интерфейса прикладной задачи довольно часто возникают ситуации, когда пользователю необходимо дать возможность обрабатывать данные с помощью других программ. «1C: Бухгалтерия» предоставляет такую возможность. Одним из примеров может служить запуск программы Microsoft Excel непосредственно из программы «1C: Бухгалтерия 7.5» с одновременным выводом из нее необходимых данных. Далее пользователь может обрабатывать полученные данные непосредственно в среде Microsoft Excel;
- права пользователя на доступ к различным объектам и режимам программы. Средствами конфигурации может быть создан список пользователей программы для конкретной организации. Для каждого пользователя может быть задан пользовательский интерфейс и набор прав. В результате внешний вид программы и права доступа к различным объектам и функциям будут зависеть от того, какой пользователь запустил программу.
Специфические алгоритмы конфигурации описываются в программных модулях, содержащих тексты на встроенном языке системы. Встроенный язык является предметно-ориентированным языком программирования. Он специально разработан с учетом возможности его применения не только профессиональными программистами. В частности, все операторы языка имеют как русское, так и англоязычное написание. Оба написания можно использовать одновременно в одном исходном тексте. При своей простоте язык обладает некоторыми объектно-ориентированными возможностями, например, правила доступа к атрибутам и методам специализированных типов данных (документов, справочников и т.п.) подобны свойствам и методам объектов, используемых в других языках. Однако специализированные типы данных не могут определяться средствами самого языка, а задаются в режиме «Конфигуратор». Типизация переменных в языке не жесткая, т.е. тип переменной определяется ее значением. Переменные не обязательно объявлять в явном виде. Неявным определением переменной является ее первое упоминание в левой части оператора присваивания. Возможно также явное объявление переменных при помощи соответствующего оператора. Допускается применение массивов.
Для отладки создаваемой конфигурации в программе «1C: Бухгалтерия» предусмотрен режим отладки и соответствующий комплекс средств, называемый «Отладчиком».
Важной особенностью программы «1C: Бухгалтерия 5» является то, что она одновременно работает с двумя информационными базами: базой метаданных, которая создается и ведется в режиме «Конфигуратор» и базой данных бухгалтерского учета, работа с которой осуществляется в режиме «1C: Предприятие».
Термин «метаданные» означает «данные о данных». Вся информация, с которой оперируют в процессе конфигурирования, является метаданными, поскольку конфигурация— это набор описаний информационных объектов системы, т.е. реквизитный состав, тип и разрядность реквизитов, наименования реквизитов, их взаимное расположение в экранных формах и другие параметры. База метаданных содержит информацию с описанием текущей конфигурации (настройки) программы. Организация базы данных бухгалтерского учета определяется текущим состоянием базы метаданных, т.е. работа с этой базой данных невозможна в отрыве от конкретной базы метаданных.
Программа «1C: Бухгалтерия» позволяет вести бухгалтерский учет нескольких организаций на одном компьютере, для каждой из которых создается своя рабочая база данных. Программа также позволяет вести бухгалтерский учет нескольких организаций в одной информационной базе (сводный учет).
Для этого используется разделитель учета — дополнительный реквизит. При работе с программой в этот реквизит необходимо вводить то или иное значение, которое позволяет разделять проводки, принадлежащие разным организациям, и получать бухгалтерские итоги по каждому такому значению отдельно, т.е. получать несколько независимых балансов и сводный баланс.
|
|
|
