 |
Этапы технологического процесса
|
|
|
|
Технология электронной обработки бухгалтерских задач — совокупность строго регла-ментированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последователь-ности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности и ее анализом.
Все операции технологического процесса выполняются на ПК последовательно на одном рабочем месте в соответствии с блоками меню. Основой обработки учетных задач являются внемашинные и внутримашинные информационные массивы.
Внемашинные — связаны с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПК появляется возможность формирования документов машиной, что автоматизирует процесс их создания. Однако не исключена возможность поступления на ПК и первичных документов, заполненных ручным способом.
Внутримашинное информационное обеспечение — файлы переменной и условно-постоян-ной информации на машинных носителях и в памяти ПК (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.). Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы планов счетов, различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.
В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабочем месте, несколько меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяется меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню бухгалтерской программыпредставляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.
|
|
|
В качестве примера приведем условный состав главного меню модуля «Учет материалов»:
| Документы | Картотеки, справочники | Отчеты | Разное |
В технологическом процессе, выполняемом на ПК, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и основной.
Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особое значение этот этап приобретает в начальный период при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразде-лений, предприятия, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».
Начальный этап связан с операциями сбора и регистрации первичных документов. Возможно формирование документов вручную или автоматически.
Вручную документы заполняются на стандартных бумажных бланках, в разных подразде-лениях предприятия. Для ввода данных в ПК сначала выполняются операции кодирования постоянных и переменных признаков документа, подсчет контрольных сумм. Ввод данных первичного документа осуществляется блоком меню «Документы», содержащем перечень вводимых документов, например: приходный ордер, требование на отпуск материалов, накладная.
|
|
|
Программные продукты предусматривают различные варианты ввода данных первичных документов:
- на экране дисплея отражается точная копия первичного документа;
- путем заполнения стандартного макета, используемого для занесения данных различных унифицированных документов одинакового содержания. Например, в программе «Парус» стан-дартный макет ввода платежных документов имеет вид, представленный на рис. 2.4.
Рис. 2.4.Стандартный макет ввода платежных документов в программе «Парус»
В окне «Документ тип» указывается вид документа, путем занесения мнемокода: (ПКО, РКО, ПП). Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически по мере поступ-ления данных.
Программа ввода документов предусматривает выполнение следующих функций:
- составление реестра введенных документов с автоматическим присвоением уникального им номера, даты выписки и других признаков; из реестра можно получить заполненный первичный документ;
- автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (платель-щики, получатели);
- преобразование введенной цифровой информации в алфавитную;
- логический и арифметический контроль первичных документов;
- удаление неверных документов;
- контроль и корректировка неверной информации;
- печать первичного документа;
- дублирование документов.
Занесение проводок в журнал хозяйственных операций играет большую роль в осуществ-лении технологического процесса. Бухгалтерские проводки можно вводить вручную и автоматически, используя базу данных «Типовые проводки». В некоторых программах для контроля предусмотрена возможность автоматического контроля правильности внесения проводок путем создания массива корреспонденции бухгалтерских счетов.
Типовые операции предназначены для упрощения ввода проводок. С их помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. Типовые операции представляют собой сценарии стандартных или часто повторяющихся действий, таких, как: начисление заработной платы, начисление аренды, реализация и списание товаров (продукции), начисление износа основных средств, оприходование товара, взаимозачетные операции и др.
|
|
|
При выборе типовой операции в журнал операций помещается одна или несколько проводок, имеющих общую дату и содержание операции. Суммы проводок могут рассчитываться автоматически или запрашиваться при вводе типовой операции. Программа позволяет корректировать и дополнять список типовых операций и формулы для расчета сумм проводок. При использовании типовых операций можно автоматически получать соответствующий первичный документ. Формат первичного документа также можно корректировать.
Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы (файлы переменной информации). Основной этап электронной технологии является завершающим в работе с программой и связан с получением различных форм. В нашем примере для его выполнения используется модуль меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».
Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.
Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть ее состоит в том, что, обрабатывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности (режим «Перенос проводок»). Данные сводных отчетов могут трансформироваться в программы Word, Excel, а также быть представлены в виде графиков и диаграмм.
|
|
|
