 |
Классификация информации, циркулирующей в фирме
|
|
|
|
Понятие информации
Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров – все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение.
Современный специалист-экономист должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, такими, как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение, он должен владеть информацией по построению информационных систем.
Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). В широком смысле информация – это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.
Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний [2].
С XX в. – общенаучное понятие: это отношения между людьми, человеком и автоматом, животными и растениями и т. д.
Довольно-таки распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.
Информация представляет собой новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.
|
|
|
Информация неотделима от процесса информирования, поэтому необходимо рассматривать источник информации и потребителей информации. Роль потребителей информации очерчивается в таком определении.
Информация – новые сведения, принятые, понятые и оцененные конечным потребителем как полезные. Информацией являются сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя об окружающем нас мире.
Наряду с информацией в информатике часто употребляется понятие «данные». Понять, чем они различаются, можно на следующем примере.
Данные могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые по каким-то причинам не используются, а только хранятся. В том случае, если появляется возможность использовать эти данные для уменьшения неопределенности о чем-либо, данные превращаются в информацию. Поэтому информацией являются используемые данные.
Если мы напишем на листе десять номеров телефонов в виде последовательности десяти чисел и покажем их кому-либо, то он воспримет эти цифры как данные, так как они не предоставляют никаких сведений. Но если потом против каждого номера укажем название фирмы и род деятельности, то для любого человека непонятые цифры обретут определенность и превратятся из данных в информацию, которую он в дальнейшем мог бы использовать.
При работе с информацией всегда имеется ее источник и потребитель (получатель).
Сообщение от источника к получателю передается посредством какой-нибудь среды, являющейся в таком случае «каналом связи» (рис. 1.1). При передаче речевого сообщения – воздух, в котором распространяются звуковые волны, а в передаче письменного сообщения каналом сообщения можно считать лист бумаги, на котором напечатан текст.
Рис. 1.1. Связь между источником и получателем информации
Человеку свойственно субъективное восприятие информации через некоторый набор ее свойств: важность, достоверность, своевременность, доступность и т. д. В этом смысле одно и то же сообщение, передаваемое от источника к получателю, может передавать информацию в разной степени. Так, например, мы хотим сообщить о неисправности компьютера. Для инженера из группы технического обслуживания сообщение «компьютер сломался» явно содержит больше информации, чем для вахтера. Но, в свою очередь, для инженера сообщение «не включается дисплей» содержит информации больше, чем первое, поскольку в большей степени снимает неопределенность, связанную с причиной неисправности компьютера. Как видно, одно и то же сообщение для различных пользователей несет различную информацию.
|
|
|
Атрибуты информации
Чтобы быть полезной, информация должна обладать характеристиками, описанными ниже. Это ключевые атрибуты информации (см. рис. 1.2).
Точность означает нечто большее, чем «один плюс один равно два». Это означает, что информация свободна от ошибок и пристрастности. В некоторых организациях, например, мы обнаруживаем, что менеджеры среднего звена обладают большим влиянием на решения высшего руководства, поскольку они выступают в качестве «привратников» при прохождении информации между средним, нижним и верхним уровнем управления. Такая власть над информацией позволяет менеджерам среднего звена манипулировать информацией (или искажать ее) с целью гарантии, что принятые решения отражают их насущные интересы.
Рис. 1.2. Атрибуты информации
Проверяемость означает, что два квалифицированных специалиста могут создать одну и ту же информацию независимо друг от друга. Часто организации применяют независимые источники информации, чтобы производить и распространять ее непосредственно на каждом уровне управления, уменьшая тем самым тенденцию пристрастности.
Своевременность. Доставка информации получателям в рамках необходимых временных границ – другой ключевой атрибут качества информации. Своевременность означает, что получатели могут иметь доступ к информации, когда им это нужно. Приведем примеры несвоевременной информации:
· вчерашняя газета, доставленная сегодня;
· отклонения от стандарта, сообщенные после того, как может быть предпринято какое-либо действие;
|
|
|
· запоздавшая на день или два котировка акций.
Актуальность. Попросту говоря, отвечает ли информация на вопросы получателя «что, почему, где, когда, кто и как?». Например, положение судна может быть дано как «на пути в Гибралтар». Эта информация может быть точной и своевременной и в то же время неактуальной, если получатель хочет знать, прошло судно промежуточный порт назначения или нет. «В 14:00 17 декабря 1997 г. судно находилось на 38º с.ш. и 51º з.д.» более подходящий ответ для этого конкретного получателя.
Информация увеличивает осведомленность лица, принимающего решение (ЛПР), за счет уменьшения неопределенности, повышая его возможности в предсказании исхода принятого решения (подтверждая или корректируя более ранние ожидания). Необходимо отметить, что информация, актуальная для одного получателя, не обязательно актуальна для другого.
Понятность означает, что информация должна быть предоставлена в ясном и понятном формате. Информация должна точно отражать значение данных, на которых она основана, и давать точную картину ее получателю, который может затребовать представление информации в любой удобной для него форме (графической, табличной и т. п.). Потребитель информации должен делать свою часть работы, используя свою квалификацию, и как можно меньше тратить времени на выяснения и уточнения.
Полнота. Информация должна содержать все важные данные, которых ожидают от нее пользователи.
Отсутствие любого из этих атрибутов приводит к тому, что информационная система (ИС) отторгается организацией. Для обеспечения этих свойств необходимо принимать специальные меры при разработке и эксплуатации ИС, соответственно затрачивая определенные средства на поддержание полезности информации.
Классификация информации, циркулирующей в фирме
Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда, в зависимости от условий внешней среды, объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.
|
|
|
На рис. 1.3 приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации (фирме) информации [1]. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков: место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.
Рис. 1.3. Классификация информации, циркулирующей в организации
Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входящую выходящую, внутреннюю, внешнюю.
Входящая информация – это информация, поступающая в фирму или ее подразделения. Выходящая информация – это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение). Одна и та же информация может являться входящей для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходящей. По отношению к объекту управления (фирме или ее подразделению: цеху, отделу, лабораторияи) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя. Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация – за пределами объекта.
Например, содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов для фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой стороны, – входной. Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере отчислений в госбюджет являются, с одной стороны, выходной информацией, с другой стороны, – внешней по отношению к налоговой инспекции.
Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной. Первичная информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии. Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной. Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов. Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.
Например, в художественном цехе, где производится роспись чашек, в конце каждой смены регистрируется общее количество произведенной продукции и количество расписанных чашек каждым работником. Это первичная информация. В конце каждого месяца мастер подводит итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны, вторичная промежуточная информация, а с другой стороны, – результатная. Итоговые данные поступают в бухгалтерию, где производится расчет заработной платы каждого работника в зависимости от его выработки. Полученные расчетные данные – результатная информация.
|
|
|
Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую. Текстовая информация – это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумаге, изображении на экране дисплея). Графическая информация – это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т. д.
Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной). Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например: количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т. п. Постоянная (условно-постоянная) информация – это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:
· постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например: табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т. п.;
· постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например: размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;
· постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например: план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.
Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую). Плановая информация – информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.
Например, плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т. д.
Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.
Например, нормативно-справочной информацией на предприятии являются:
· время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости);
· среднедневная оплата рабочего по разряду;
· оклад служащего;
· адрес поставщика или покупателя и т. д.
Учетная информация – это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.
Учетной информацией является количество проданной продукции за определенный период времени, среднесуточная загрузка или простой станков и т. п.
Оперативная (текущая) информация – это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.
Оперативной информацией являются:
· количество изготовленных деталей за час, смену, день;
· количество проданной продукции за день или определенный час;
· объем сырья от поставщика на начало рабочего дня и т. д.
|
|
|
