Обработка и хранение данных

Операции, которые выполняются с данными, чтобы произвести информацию, формируют следующие этапы обработки данных: ввод, обработку, хранение, вывод.

На этапе ввода данных сведения об операциях собираются и преобразуются в форму, пригодную для машинной обработки [12].

Один из способов сбора данных состоит в использовании в качестве исходного документа заранее отпечатанной формы, в которую и вписываются данные операции. Примерами внутренних форм могут быть заказ на продажу, требование на приобретение, отчеты, табель рабочего времени. Внешние формы – счет-фактура поставщика, чеки, банковские переводы, предложения клиентов. Сначала исходные документы собираются в пакеты, а затем сканируются или вводятся в систему вручную.

Данные могут также быть введены с использованием оборотного документа, содержащего какие-нибудь данные компании, посылаемого в стороннюю организацию, а затем возвращенного системе как ввод. Оборотные документы готовятся в машиночитаемой форме, чтобы облегчить их последующую обработку как входных записей.

Автоматизированные устройства сбора исходных данных предназначены для перевода данных об операциях в машиночитаемую форму непосредственно во время и на месте их происхождения. Примером служат денежные автоматы, используемые банками, и сканеры, используемые в розничных магазинах.

Для того чтобы облегчить последующую обработку, ввод данных может также потребовать следующую подготовку:

· Классификацию с помощью назначения кодов идентификации (номер счета, номер отдела и т. п.) для записей данных, которая должна базироваться на предопределенной системе, например на плане счетов.

· Проверку, чтобы гарантировать точность данных. Гораздо дешевле и эффективнее предотвращать ошибки ввода данных, чем искать и исправлять их в момент ввода или когда они уже в системе.

· Передачу из одного места в другое. Например, большинство банковских денежных автоматов собирают и пересылают данные о проведенных операциях в главный офис для обработки.

Данные компании – один из ее наиболее важных ресурсов. Но само по себе существование актуальных данных не гарантирует их полезность. Чтобы нормально функционировать, организация должна иметь постоянный и легкий доступ к своим данным. Поэтому лица, для которых предназначены те или иные данные, должны понимать, как эти данные организовываются и хранятся в информационной системе и как к ним можно получить доступ. В сущности, им нужно знать, как управлять данными для получения максимальной выгоды от их совместного использования.

Легко представить, как трудно было бы найти конкретную счет-фактуру, если бы все основные документы фирмы были произвольно свалены в шкафах. К счастью, большинство архивов компаний организовываются для легкого поиска.

Приведем основные понятия и определения, касающиеся хранения данных.

Сущность – это нечто, о чем хранится информация. Примерами сущностей являются служащие, товарно-материальные ценности, счета клиентов. Каждая сущность имеет атрибуты, или характеристики, которые подлежат учету и хранению. Примеры атрибутов – адрес, фамилия клиента, приход, расход (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Пример таблицы данных

Символы – числа и буквы, скомбинированные осмысленным образом, образуют значение данных. Например, номер почтового ящика (значение данных) является адресом (атрибутом) Иванова (сущности). Обычно каждый тип сущностей обладает одинаковым набором атрибутов. Например, все служащие имеют свой номер, оклад, домашний адрес. Специфические значения данных этих атрибутов, однако, изменяются от одной сущности к другой (оклад у разных служащих может быть разный).

Системы электронной обработки данных хранят данные, организовывая более мелкие единицы данных в большие, более значимые. Значения данных физически хранятся в области, называемой полем. Несколько полей, сгруппированных вместе, формируют запись, коллекцию значений данных, которая описывает специфические атрибуты сущности. На рис. 1.4 каждая строка представляет разные записи, а каждый столбец – атрибут. На пересечении каждой строки и столбца стоит поле, содержащее символы (значение данных) и описывающее конкретный атрибут и запись, к которой оно относится.

Родственные записи, сгруппированные вместе, образуют файл. Так, например, все записи о дебиторских задолженностях клиентов хранятся в файле дебиторских счетов. Файлы, содержащие связанные по смыслу данные, объединяются, образуя базу данных. Централизованная координация файлов базы данных облегчает как обновление данных, так и доступ к ним пользователя. Например, файл дебиторских счетов может быть объединен с файлами клиентов, продаж, другими файлами, чтобы сформировать базу данных клиентов.

Метод баз данных рассматривает данные как организационный ресурс, который должен использоваться и управляться в интересах всей организации, а не только отдела, из которого исходят данные. Базы данных сосредоточиваются на интеграции и использовании данных всеми допущенными к ним пользователями. Интеграция достигается объединением главных файлов в большие «хранилища» данных, которые доступны многим прикладным программам. Пример – база данных служащих, которая объединяет данные, прежде содержавшиеся в главных файлах платежных ведомостей, кадров, квалификации работников.

Программа, которая контролирует, управляет данными, обеспечивает их хранение, а также связь между данными и прикладными программами, называется системой управления базой данных (СУБД). Совокупность базы данных, СУБД и прикладных программ, которые имеют доступ к базе данных через СУБД, называется информационной системой (системой баз данных). Человека, ответственного за базу данных, называют администратором базы данных.

Использование системы базы данных дает следующие преимущества [11, 12]:

· Интеграцию данных. Информация может объединяться неограниченным количеством способов. Например, можно отвечать на такие вопросы, как «какие приспособления поставляются ОАО Электрон?» и «кто из сотрудников говорит на немецком языке?»

· Гибкость отчетов. Отчеты могут быть легко проверены и сгенерированы, когда требуется, необязательно периодически (еженедельно или ежемесячно). Базу данных можно просматривать, если требуется получить более подробную информацию, лежащую в основе полученного отчета.

· Минимальную избыточность и совместимость данных. Поскольку элементы данных обычно хранятся только один раз, избыточность данных и несовместимость данных сведены к минимуму.

· Независимость данных. Поскольку данные и программы, которые их используют, независимы друг от друга, можно изменять способы хранения данных без необходимости изменять программы и наоборот. Это свойство упрощает как программирование, так и управление данными.

· Централизованное управление данными. Управление данными более эффективное, поскольку администратор базы данных отвечает за координирование, контроль и управление данными.

· Безопасность. Программное обеспечение СУБД имеет специальные встроенные средства, например пароли, которые помогают гарантировать сохранность данных.

· Перекрестно-функциональный анализ. В системе базы данных можно точно определить связь между, например, продажами и затратами на рекламные кампании и использовать это при подготовке управленческих отчетов.

Последний шаг цикла обработки данных – вывод информации. Выводимая информация представляется, как правило, в трех формах: документ, отчет или ответ на запрос.