Структура ИОУ, общая характеристика.

В завис-сти от использ-ых технологий ИОУ делится на: 1)традиционную систему(основным ист-ом и носителем в этой системе выступает бумажный док-т,т.е технология связ с созд-ем/хранением бум.док-ов); 2) компьютерную систему(инф-ция хранится в электронном виде и исполь-ся без бумажных технологий). Черты: 1)сложная орг-ная структура сист ИОУ,ктрая соответсвует структуре орг-ции => низк.эффект-сть сист,т.к. кач-во работы с инф на разных местах м.б. разной => 2) дефицит инф => разные подходы к работе с инф (в т.ч. интуитивный). 3) избыточность инф (т.е. дефицит инф д.б. компенсирован => тенденция к росту документооборота, больше потоков инф,ктрые сложно обработать =>потери инфы => дефицит). ИОУ состоит из подсистем: 1) ДОУ (управленческий док-т), 2) ИАОУ (информационно-аналитическое обеспечение упр-я – текст!), 3) УИ (устное информирование – устный канал). Различаются по каналам инф, с ктрыми они работают.

17. ДОУ. Цель: обработка внутренней управленческой инф (сведения о самой организации). Носитель,осн-ой ист-к: управленч-ий док-т. И. технологии: создание, хранение. Данная подсист.содержит 70-75% инф, необходимой для принятия решений. Черты: 1) наличие нормативно-методической базы, ктрая представлена законами и лок-ыми актами. 2) наличие структурных подразделений в орг-ции, ответственных за работу с док-ами 3) наличие специалистов, ктрые обладают навыками знания работы с док-ами. Тенденция развития: компьютеризация.

18. ИАОУ, ИСФ. Специфика, основная задача ИАОУ- обработка внешней управленческой инф-ции (сведения об окруж-ей среде, ближних и дальних факторах и ее влияние (трудовые ресурсы, правовые системы, политические и экон-е ситуации) ее сбор и хранение.

Осн. источниками инф-ии:

1. публикации(газеты,журналы) 2.базы и банки данных, кот. форм-ся в самой орг-ии и вне ее.

3.интернет-ресурсы 4. внутр. инф. системы орг-ции. Технологии: аналит.деят-сти, особый вид, обладание навыками регистрации,сбора,систематизации. 20-25% необх. для принятия решения(мало, но это стратегически-важная инф).

Черты:

1.Отсутствие нормативно-метод. базы в рез-те закрытости сферы

2.отсутствие типовых, структур. подразделений, кот. обрабат., собир. и хран. инф-ю.

3.отсут. специалистов, кот. Обл. опытом работы со внеш. инф-й

4.специфичность инф – аналитическая деят-сть

Задачи для повыш-я эффект-сти:1. комплектование информационно-справочных фондов (ИСФ), должно исходиться из инф-ых требований 2.организация этих фондов

Проблема комплектования ИСФ решается исходя из: -потребителей в инф-ии; -уровня достоверности источников инф-ии;

Исходя из потреб. ИСФ вкл. в себя разделы (структура): 1. правовую инф-ю, кот. необходима для обоснования принятия решений(собрание з-ва РФ,биллютень международн. Договоров и т.д.) Большую роль в кач-ве источников инф-ции получают автоматизированные правовые системы (консультант+, гарант). 2. нормативная инф-ция. Основным источником выступают правила, инструкции, стандарты. + автоматизир. инф-ая сист. 3. справочная инф-я. Необходима для оперативного управления, ориентирована на спец-в и руков-лей. Источником выступают справочники, которые могут разделяться на общие, специальные. 4. оперативная инф-я. Необходима для срочного принятия решений. Основной источник – переодич-я печать, tv, Интернет. 5. статистическая инф-я- для долгосрочного планирования, источником являются сборники и бюллетени, публикации спец-х изданиях. 6. научно – технич-я инф-я, необ-ма для спец-тов, источники – научные издания.

Проблема комплектования должна решаться с учетом уровня достоверности источников инф-ции. Все источники могут разделяться на 4 группы: 1. офиц-е, 2. справочные или полуофиц-е, 3.неофиц-е (требуют проверки), 4. специфические научно – технич-е изд-я.

Создание фондов не единовременная акция, оно должно быть периодически целенаправленно (напр. Обновление). Фонды должны быть использованы, в рез-те чего – проблема использования через организацию инф-го обслуживания,

то есть нужно создать такую систему, которая бы обеспечивала предоставление инф-ции в нужное время и в нужное место. Основной принцип – инициативного информирования. => Формы обслуживания: 1. ИРИ (избирательное распределение инф-ции).Это периодическое оповещение руков-лей о вновь поступивших материалах. Проходит в две стадии: общая рассылка краткой инфы в виде аннотации по пользователям/доп обслуживание в случае запроса. 2. Ретроспективный поиск инф-ции. Предполагает реализацию по тематической заявке. Инф-я служба осущ-ет подбор, систематиз-ю материалов и предоставление их в удобном для пользователя виде .3. Абонементная – актуальная для учета движения фондов и изучения потребностей. На каждого пользователя заводится абонемент. 4. Подготовка инф-х бюллетеней, которые представляют собой периодическое информационное тиражное издание, ориентированное на информирование сотрудников орг-ции. Бывают общими(для всех сотрудников) и тематическими(на опред-ую группу людей).Позв-т реализовать задачу информац-ого обслуживания. Тенденция развития: использ-е электронных ресурсов.

19. УИ (устное информирование). Это 5-10%инф-ции. Задачи: обработка оперативной инфы/ориентировано на срочное принятии решений/играет доп-ую роль. Технологии: общение. Черты: 1) скорость выше,чем ДОУ, 2) эмоциональность. Эта инфа в определ-ой степени дублируется, имеет важную роль в формировании корпоративной культуры. Уи бывают: 1) ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ. Обмен инфы между 2 людьми. Задачи: распоряжение,согласование,консультирование,информирование. Они нерегламентируются, но у руководителя есть определенные часы приема по личным вопросам. 2) КОЛЛЕКТИВНЫЕ. Обмен инфы между несколькими людьми. Это собрания (периодические и непериодические), совещания, конференции,семинары, лекции. Особое внимание стоит уделить собраниям. Периодические: это общие собрания сотрудников. Задачи: подведение итогов, обсуждение перспектив и проблем. F: обратного канала связи, как необх жлемент для формирования корпорат.культуры. I. ОБЩЕЕ собрание.Для орг-ции собрания необходимо: 1.подготовка (повестка, материал, доставка, участники, оповещение). 2. само собор-е (протоколирование,регалмент) 3. контроль за исполнением решения. II. Собрание ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ. Задачи: информ-ие сотрудников о текущих планах,обсужд-е о принятии операт-х решений,кадровые вопросы. 1 р в месяц. III. Собрание РУКОВОДИТЕЛЕЙ.Задачи: узкая инфа, обсужд и соглаш-е действий.1 р в нед. Непериодические собрания по мере поступления проблем.

20. Система стратегического планирования(ССП).Южнокорейский опыт. Компания SAMSUNG. Эта компания образована в 1937 г. занимались текстилем,сахаром. В к’60-х гг это концерн. Н.’70-х гг + банковское дело, судостроение. Начинает на руб. 70-80 заниматься электроникой. 1975 – создание ССП. Пригласили специалиста из Кореи – Э. К. Юн, ктрый создал эту систему в течение 2 лет. ССП: 1) МЕЖДУНАРОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ. Сбор и обработка операт-ой инфы из разл-х подразделений, построен по геогр-му принципу. F: 1. ежедневно поставлять отчеты с полезной инф 2. сводный отчет отправляется на места 3. 1 р в месс созд-тся сводный отчет. 2) ИНФ-ЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ. Создана раньше, чем м/н. 1. Проводят комплексное набл-е за эконом-ой ситуацией в Ю. Корее и на основных рынках мира. 2. проводят анализ полит-их рисков 3. набл-т за конкурентами 4. проведение исследований по запросу руководства 5. подготовка бюллетеней 6. ежедн. эконом-ие показатели по 90 странам мира и тд