Особенности подготовки устного доклада

Подготовлено по материалам: «Советы молодому ученому» (2004)

Предварительное планирование. На этом этапе студент должен приспособить доклад к конкретной ситуации. Необходимо выяснить количество времени, выделенное для доклада, уточнить, включены ли в отведенное время и вопросы. Желательно все это сделать как можно раньше.

Подготовка. Нужно построить доклад вокруг одной идеи, используя все, что может лучше раскрыть ее и отбрасывая все, что несущественно или может отвлечь внимание. Детальное обсуждение материала или слишком расширенный обзор не запомнятся, скорее усыпят аудиторию. После того как Вы определили, о чем будете говорить, Вы должны решить, как это сказать. В отличие от беседы или письменного документа, доклад – это что-то вроде одного залпа. Поэтому Ваш доклад должен быть хорошо сконструирован и представлен аудитории ясно и в логичной последовательности. Чем раньше Вы начнете готовить визуальные элементы (рисунки, диаграммы), тем они будут лучше. Таблицы не должны быть громозкими, желательно в таблицах использовать не более 5-7 строк, не считая шапки. Для презентаций лучше пользоваться компьютерными программами PowerPoint, Persuasion и др. Если Вы используете мультимедийные технологии, убедитесь, что они поддерживаются аппаратурой, имеющейся в зале докладов.

Некоторые советы по структуре доклада. Не полагайте, что аудитория хорошо знакома с основными концепциями и понятиями, лежащими в основе Вашего доклада. Очертите эти концепции кратко, но ясно в начале доклада. Восприятие информации аудиторией снижается по ходу доклада. Поэтому если Вы представляете ряд положений, организуйте их от более к менее важным. А лучше менее важные положения вообще выбросить. Попробуйте определить проблемы и вопросы, которые волнуют аудиторию и обратитесь к ним во время доклада. Определите цель доклада в его начале и вернитесь к ней в конце. Между этими моментами обсуждайте, как Ваш материал соотносится с целью. Вступление должно сразу вызвать интерес и приковать внимание аудитории, поэтому избегайте банальных начальных фраз («Спасибо оргкомитету за...») и технического жаргона. Не используйте списки («во-первых...», «во-вторых...»). Вы можете спутать систему списка («во-первых...», «затем...», «на пятом этапе»), или позже в докладе выяснится, что Вы пропустили какой-то пункт и придется возвращаться назад. Переходы: к ним надо относиться внимательно, должны быть плавными и логичными, понятными аудитории. В заключение обобщите основные концепции (идеи), которые Вы обсуждали, и как Ваша работа относится к вопросам, которые Вы подняли. Отметьте начало заключения («В заключение...»). Не забудьте отдать должное другим, где это надо. Если Вы используете чужие рисунки или данные, обязательно упоминайте об этом. Один из путей поддержания интереса – организация доклада в виде рассказа.

Самый важный фактор для хорошей презентации – тренировка. Старайтесь не подглядывать в бумажку, когда Вам это не нужно. Не старайтесь выучить текст наизусть, при тренировках старайтесь говорить разными словами, придерживаясь основного направления. Думайте об идеях доклада – и Ваши слова будут течь естественно. Используйте короткие предложения с простой конструкцией. Не используйте жаргон.

Длительность: не превышайте отведенного времени! Никогда! Укорачивайте Ваш доклад, выбрасывая детали, концепции и информацию, но не сокращая слова в предложениях. Если детали совершенно необходимы, сделайте их в виде приложения и раздайте перед докладом зрителям. Оптимальная скорость – около 100 слов/мин. Всегда оставляйте время на несколько вопросов в конце доклада. Чувство времени приходит с практикой, но имейте в виду, что на докладе из-за различных факторов может уйти до 20% больше времени, чем на репетиции. Повторяйте решающую информацию. Говорите не спеша, делайте иногда паузы, дайте время аудитории обдумать то, что Вы говорите. После того, как Вы показали новый слайд, сделайте небольшую паузу, чтобы зрители успели посмотреть на рисунок. Постарайтесь быть готовыми к неожиданностям (например, к перегоранию лампочки проектора). Подумайте, что Вы можете предпринять в этом случае.

Перед докладом. За день до доклада прорепетируйте еще раз, используя зеркало. Если Вы предполагаете использовать слайды – проверьте их порядок. Если возможно, ознакомьтесь с помещением, в котором будет доклад. Убедитесь, что там есть необходимая аппаратура. Поинтересуйтесь, кто за нее отвечает. Проверьте наличие мела (фломастеров), тряпки, и, главное, указки. Если это лазерная указка – в порядке ли батареи. Приведите себя в порядок заранее (одежда, прическа, застежки и пр.).

Доклад.

1. Делайте все так, как отрепетировали, лучше не импровизировать в последнюю минуту.

2. Старайтесь смотреть в глаза слушателям, но не фиксируйте взгляд только на одном зрителе, он будет чувствовать себя неловко.

3. Говорите медленно, ясно и отчетливо, используйте естественные жесты.

4. Следите за своим поведением, постарайтесь не быть скованным, не шататься, не переступать с ноги на ногу, избегайте некоторых привычек (не перебирайте мелочь в кармане, не шагайте из угла в угол, не чешите волосы, не поправляйте одежду). Особое внимание обратите на слова-паразиты («э-э», «так сказать», «как бы», «значит», «типа» и пр.). Убедитесь, что Вы говорите, обращаясь к аудитории, а не в угол, в потолок или экран. Не исчезайте за кафедрой (трибуной). Вас должны видеть.

5. Поддерживайте связь с аудиторией, вовлекайте ее в процесс презентации, задавая вопросы и с помощью контакта глазами.

6. Если во время доклада нужно выключить свет, не забывайте включить его сразу, как только можно. Иначе об этом Вам может напомнить храп аудитории.

7. Не извиняйтесь за что-либо во время доклада. Если Вы извиняетесь – значит, плохо подготовились.

8. Если у Вас нет опыта комика-разговорника, не злоупотребляйте шутками.

9. Заключение (обобщение) должно быть подготовленным и запоминающимся, не поддавайтесь соблазну добавить несколько слов экспромтом. Последние слова запоминаются сильнее, поэтому они должны быть подготовленными.

Ответы на вопросы. Часто ответы на вопросы оставляют большее впечатление, чем сам доклад.

1. Старайтесь повторять вопрос, чтобы всем было ясно, о чем Вас спросили.

2. Перед ответом подумайте хоть секунду. Главное – дождитесь, когда вопрошающий закончит вопрос. Единственное исключение – когда вопрос неясный и беспорядочный. Но и это надо делать тактично, например «То есть, Вы спрашиваете...?». Не бросайтесь давать ответ сразу же, этим Вы покажете уважение к спрашивающему и дадите себе время на то, чтобы убедиться, что Вы отвечаете именно на тот вопрос, который задан. Если Вы не уверены, попросите переформулировать вопрос или прояснить, о чем же спрашивают.

3. Если вопрос задан во время доклада, и он проясняет неопределенность – отвечайте сразу.

4. Избегайте затяжных дискуссий с одним человеком и пространных ответов.

5. Если не можете ответить на вопрос – так и скажите. Не извиняйтесь. Затем Вы можете либо предложить обдумать (исследовать) вопрос и вернуться к нему как-нибудь позже, либо предложить человеку, задавшему вопрос, источник, где он может найти ответ, либо попросить аудиторию о предложениях.