 |
Общая классификация документов. Понятие и классификация управленческой документации
|
|
|
|
Курс базовых лекций.
Оглавление
Курс базовых лекций. 1
ТЕМА № 1. Сущность и задачи курса. Документ. Основные понятия документоведения. 1
ОБЩАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ ПРОЦЕССУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ. 6
ТЕМА № 2.Бланки и формуляры документа. Основные реквизиты служебного документа. Согласование и утверждение документов. 8
ТЕМА № 3. Документооборот. Правила регистрации, систематизации и хранения служебных документов. 21
ТЕМА 4. Язык и стиль служебного документа. 25
Но и среди синонимичных предлогов ввиду, в связи, в силу, по причине, из-за, выражающих причинные отношения, всегда можно выбрать тот, который в данном случае предпочтительнее, учитывая смысловые оттенки, например лучше сказать «ввиду предстоящей конференции», чем «вследствие» и наоборот, лучше – «вследствие болезни», чем «ввиду». 28
ТЕМА № 5. Понятие, функции и виды процессуальных документов. 31
ТЕМА № 6.Методика составления процессуальных документов. 31
ТЕМА № 7. Документы конституционного судопроизводства. 34
ТЕМА № 8. Исковые заявления. Заявления и жалобы, подаваемые в суд первой инстанции. 38
ТЕМА № 9. Документы суда первой инстанции по гражданским делам. 55
Арест имущества должника. 60
Понятие процессуальной формы и процессуального документа. 63
Процессуальный документ. 63
Основные реквизиты, содержание и порядок вынесения решения суда по гражданскому делу. 66
ТЕМА 10. Документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам.. 68
ТЕМА 11.Исполнительные документы в гражданском процессе. 81
(исполнительный лист, судебный приказ). 81
ТЕМА 12. Документы арбитражного процесса. 84
ТЕМА 13. Документы производства по делам об административных правонарушениях. 91
|
|
|
Тема № 14. Документы, составляемые на стадии предварительного расследования. 96
Уголовного дела. 96
ТЕМА 15 Документы, составляемые при окончании предварительного расследования уголовного дела. 103
Виды документов. Меры процессуального принуждения. 104
Тема № 17.Документы, составляемые по уголовному делу в кассационной и надзорной инстанциях. 138
ТЕМА № 1. Сущность и задачи курса. Документ. Основные понятия документоведения.
ВОПРОСЫ:
1.Понятие документа. Общее документоведение.
2.Материальные носители информации. Информационная функция документа.
3.Классификация документов.
4.Классификация управленческой документации.
ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документированная информация» или «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Официальным, то есть имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
В области документации фундаментальным термином является «документ», в определении которого выражаются самые общие представления об изучаемом предмете. Родовое – видовое подчинение, т.е. систематизация терминологии (в данном случае по функциональному признаку), может проводиться, например, по схеме: документ – управленческая документация – организационно-распорядительная документация – вид документа, где каждое последующее понятие является частным проявлением предыдущего и находится с ним в соподчинении.
Одной из самых общих классификаций документов как носителей информации является классификация их по внешним признакам, технике и способам запечатления информации и выражения содержания. Такая классификация документов предлагается в документалистике, источниковедении, социологии. В документалистике документы подразделяются по способу передачи содержания на воспроизводящие содержания с помощью зрения (текстовые, графические и изобразительные документы) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись), в источниковедении «исторические источники в широком смысле слова делятся на шесть больших групп (письменные, вещественные, этнографические, устные или фольклорные, лингвистические и кино-, видео-, фоно-, фотоматериалы)», в социологических исследованиях выделяются письменные, изобразительные, звуковые и комплексные документы.
|
|
|
Документ – любая фиксируемая и сохраняемая информацию вне зависимости от носителей и способа выражения содержания – особая категория письменных документов, которая пока служит основным средством запечатления, передачи и сохранения интеллектуальной деятельности человека и которая является поэтому главным объектом исследования.
В документоведении принято достаточно широкое определение понятия «документ», которое формулируется как «средство запечатления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».
Письменные документы всегда являются результатом целенаправленного, сознательного документирования явлений объективной действительности на языке слов в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии. В документе содержится свидетельство об объективной действительности, прочтение документа предполагает воссоздание последней, понимание способа записи, того как текст соотносится с действительной ситуацией – задача изучения документа.
«Documentum» по латыни означает «доказательство»; изучение совокупности документов (однородных или разнородных), их сопоставление воссоздает действительность, что и является предметом изучения историка и социолога.
В документоведении выделяются следующие функции документов
-документирование (запечатление) фактов или явлений;
-коммуникативная функция;
-доказательственная функция;
-функция исторического источника.
|
|
|
Особая категория документов – управленческая документация, служащая средством, инструментом осуществления процессов управления социально-экономической жизнью общества, свойственна также функция материализации управленческого действия, что является основным критерием целесообразности возникновения документа и во многом предопределяет его ценность как исторического источника. Принадлежность документа к сфере управления вызывает необходимость выполнения документом функции организации информации. Она заключается в том, что только при помощи документа информация хранится и передается в строго определенной форме; функции документа определяют состав его реквизитов, построение текста и его лексические особенности.
Делопроизводство предполагает создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.
Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Документационное обеспечение – появление этого термина связано с внедрением в управлении компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «Делопроизводство» и «документационное обеспечение» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
|
|
|
Общая классификация документов. Понятие и классификация управленческой документации
Общая классификация документов производится по следующим основаниям.
1. По назначению:
-Организационно-правовая документация
а) Учредительные документы (Устав, Положение, Учредительный договор, Инструкция);
б)Организационно-правовая документация действующего предприятия (структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);
в)Плановая документация (программы, схемы, графики, планы).
- Распорядительная документация:
а)Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения (Постановление, Решение);
б)Распорядительные документы, издаваемые на принципах единоначалия (Приказ, Распоряжение, Указ, Указание).
-Информационно-справочная документация:
а)Информационные документы (протокол, докладная, объяснительная записка; переписка (служебное письмо, телеграмма, факс));
б)Справочно-аналитические документы (справка, сводка, акт, заключение, отзыв, список, перечень).
в)Отчетная документация (отчет).
2.По форме текста:
-Индивидуальные документы – текст составляется произвольно, в основном это личные документы;
-Трафаретные документы- унифицированная форма текста, постоянная информация уже занесена, переменная вносится при заполнении;
-Типовые документы – существует текст-образец в соответствии с которым составляются все последующие документы.
3.По происхождению:
-личные (от имени конкретного лица);
-служебные (от имени предприятия).
4.По месту составления:
-внутренние (документооборот внутри организации, т.е. документы не исходят из организации и не входят в нее);
-внешние (входящие и исходящие документы).
5.По стадии создания:
-проект документа (черновик с пометкой ПРОЕКТ);
-подлинник, оригинал (составленный первоначально, в первый раз);
-копия документа (точное воспроизведение всех реквизитов подлинника. Вид копии – выписка – копия части документа);
-дубликат – второй экземпляр подлинника, который выдается в связи с утратой оригинала).
6.По срокам исполнения:
-срочные (указан срок исполнения);
-несрочные – в них срок исполнения не указан (общий срок исполнения документов – 10 дней, но он может быть увеличен нормативно-правовым актом).
|
|
|
7.По юридической силе:
-подлинные документы, составленные в соответствии с установленными ГОСТами и соответственно обладают юридической силой;
-подложные документы, составленные с нарушением правил, или содержащие искажающую информацию, следовательно юридической силой не обладают.
8.По степени обязательности исполнения:
-директивные –их исполнение обязательно);
информационные (принять к сведению).
9.По средствам фиксации:
-письменные (95% всех документов);
-графические (схемы, карты, графики);
-фото-, видео-, кинодокументы (запечатлевают объект в статическом состоянии и в динамике);
-фонодокументы (звуковые – протоколирование с помощью диктофона).
10.По степени гласности:
-обычные (общедоступны);
-секретные (ограничен круг лиц, имеющих доступ).
11.По степени сложности текста:
-простые (содержат один вопрос);
-сложные (рассматривают 2 и более вопроса).
УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.
Основная роль управленческой документации состоит в регулировании деятельности предприятия, что позволяет решить поставленные задачи.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.
Постановления, решения и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативные или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений, и приказов.
Постановление – правовой акт, принимаемый центральными органами федеральной исполнительной власти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных принципиальных задач и установления стабильности норм, правил.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единоличным руководителем в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем в пределах их полномочий преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов или других нормативных актов вышестоящих органов.
Распорядительный документ может быть отменен или изменен распорядительным документом самой организации или вышестоящей организацией. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующим компетентным органом.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах, которые оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами. Письма отправляются в случаях, когда невозможен бездокументальный обмен информацией.
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом, положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Например, документы денежного, материального и кредитного характера наряду с руководителем подписывает еще и главный бухгалтер (бухгалтер)
|
|
|
