ТЕМА 4. Язык и стиль служебного документа.

1.Сокращение информационных потоков до оптимальногоминимума;

2.Обеспечение упрощения и удешевление процесса сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, для любой организации, учреждения жизненно важно постоянное совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности, т.к. это напрямую влияет на качество принятого решения.

С ростом масштабов организации или предприятия и численности их сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

-руководство теряет целостную картину происходящего;

-структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

-это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

-приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

-для производственных предприятий, увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

-оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыть.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит часто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Таковой является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ), секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

Язык и стиль управленческих служебных и, в первую очередь, юридических документов должен быть грамотным, деловым, точным с учетом всех необходимых элементов и реквизитов о которых мы говорили выше.

Текст организационно-распорядительных документов оформляется в виде анкет, таблиц, связного текста а также в виде соединений этих форм.

При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего времени.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующей странице печатают только номера граф. Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащие описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

В письмах используются следующие формы изложения:

-от первого лица единственного числа;

-от первого множественного числа;

-от третьего лица единственного числа.

Как отмечалось выше текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала; на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Необходимо также учитывать и необходимые правила составления и печати документов, но уже после редактирования документа.