Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Понятие «электронный документ»




Оглавление

Введение

Глава 1. Электронный документ: понятие, эволюция

Понятие «электронный документ»

Эволюция электронного документа

Глава 2. Электронный документ в управленческой деятельности современных организаций

Нормативно-правовые основы работы с электронными документами

Природа электронных документов

Заключение

Список использованных источников и литературы

 


 

Введение

 

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий - электронные документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. В общем виде электронный документ - это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации.

Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.

Из всего вышесказанного следует, что тема курсовой работы актуальна.

Вопросы документоведческой проблематики довольно широко освещены в учебной литературе, периодических изданиях в сфере научно-технической информации, документоведения и делопроизводства («Секретарское дело», «Научные и технические библиотеки», «Научно-техническая информация. Серия 1. Организация и методика информационной работы»).

Прежде всего, необходимо отметить таких авторов, как М.П. Бобылева [6], С.Л. Кузнецов [13, 14], М.В. Ларин [15, 16], Н.В. Макарова [17], И.В Тихонов [20], в монографиях и статьях которых раскрыты основные аспекты организации электронного документооборота. Также наблюдается большое количество публикаций, в том числе и в интернет-изданиях, посвященных проблемам развития электронного документооборота. Здесь уместно упоминание таких авторов, как Е. Бушуева [7], Кузнецова Т.В. [12], Н. Меркурьева [18], Е.Семизорова [19], В. Хургин [21].

Объектом курсовой работы является функционирование документной информации в обществе. Предметом - этапы развития электронного документа.

Целью курсовой работы является изучение возникновения и развития электронного документа.

Исходя из цели курсовой работы были выделены следующие задачи:

.   Раскрыть понятие «электронный документ»;

.   Рассмотреть этапы развития электронного документа;

.   Проанализировать нормативно-правовые документы, регламентирующие работу с электронными документами;

.   Раскрыть природу электронных документов.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы. Во введении характеризуется актуальность темы, объект, предмет, степень изученности, цели и задачи исследования, структура и содержание работы.

В первой главе раскрывается понятие «электронный документ», истоки возникновения и развития электронного документа.

Во второй главе рассматривается современная нормативно-правовая база работы с электронными документами в организациях, природа электронных документов, так как цифровая природа электронных документов подразумевает особенности создания документов и работы с ними.

Заключение содержит основные выводы по изученной теме. Список использованной литературы включает 21 библиографическую запись по изученной проблеме.

электронный документный управленческий нормативный


 

Глава 1. Электронный документ: понятие, эволюция

Понятие «электронный документ»

 

Ежедневно в масштабах организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. Не меньшее число документов рождается в процессе проектирования программного обеспечения, в том числе проектирования информационных систем. В результате появляются потоки документов, которые приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями. Согласно данным Siemens Business Services до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции, 15% документов безвозвратно теряется, а 80% времени руководитель тратит на работу с информацией. Всё это относится к технологиям делопроизводства [15]. Начнем с прояснения терминов.

Обычно под термином “документ” понимают информацию, представленную в виде текста и зафиксированную на бумаге. Хотя документ может быть зафиксирован на любом физическом носителе данных. Устная беседа, не зафиксированная на физическом носителе информации, не поддаётся точному воспроизведению и не является документом.

Терминологически “документ” - любые сведения (информация), зафиксированные на любом носителе в пространстве и времени; информация (сведения), созданная трудом и разумом человека [8].

С массовой компьютеризацией, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основой которого выступает «электронный документ» - документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.

История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» [21].

ГОСТ 6.10.1-88 содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.

Несколько другая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ(2.3.3.1)1991 года: под ним понимается «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М.В. Ларина, ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека [21].

В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:

) Электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001).

) Электронный документ - информационный объект, состоящий из двух частей:

-  реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись; содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого. При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001).

) Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [2]. В данном определении никак не определяется сущность электронного документа: если следовать такому определению, то любая информация в электронной форме будет считаться электронным документом.

) Электронный документ» - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [3].

) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе [4].

Последнее определение содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оно является наиболее удачным, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи. Разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.

Ученые, изучая данную проблему, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Они либо схожи с предложенными в современном законодательстве понятиями, либо отличаются от них. Например, А.И. Земсков дает определение электронного документа, тождественное содержащемуся в п. 3.1 ГОСТ 7.83 - 2001: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе» [10, с. 40]. Такое понимание электронного документа не приемлемо, так как оно говорит лишь о факте существования такого документа, без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.

В.И. Тихонов считает, что «электронные документы - электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать» [20, с. 204-218]. Следовательно, он подчеркивает необходимость наличия реквизитов у документа, электронной цифровой подписи, что имеет, несомненно, положительное значение. М.Н. Костомаров опровергает все предложенные определения, считая, наиболее точно сущность этого явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера [21]. Электронный документооборот - это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях [10].

В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.

Процессы работы с документами изменяются под влиянием компьютерных технологий.

 

Таблица 1 Функции работы с документами с применением электронных документов

Основные функции работы с документами Существующие возможности автоматизации
Составление Подготовка текста на компьютере, использование типовых текстов, компьютерных форм, шаблонов
Оформление Использование типовых компьютерных форм, шаблонов с типовыми элементами оформления
Согласование Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Использование электронного аналога подписи при согласовании электронной версии документа.
Подписание (утверждение) Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Использование электронного аналога подписи.
Регистрация, учет Автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документа в компьютерной системе
Передача на исполнение или отправка адресату При наличии электронного документооборота или электронной копии - использование корпоративной системы документооборота, электронной почты.
Копирование (размножение) Использование копировально-множительной или компьютерной техники - распечатка дополнительных копий документа, подготовленного на компьютере; копирование файла; сканирование или копирование бумажного документа.
Получение Получение документа по электронной почте, использование Интернет или системы электронного документооборота.
Ознакомление Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде.
Рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция) Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде. Ввод резолюции или редактирование проекта резолюции в корпоративной системе документооборота. Распечатка введенного проекта резолюции для его подписания руководителем.
Контроль за прохождением и исполнением документа Требуется оценка документа и восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде. Формальная сторона может быть автоматизирована (автоматизация процедуры отслеживания фактических сроков исполнения документов).
Хранение документа в процессе исполнения Обеспечение физической сохранности электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование <http://click01.begun.ru/click.jsp?url=BgLZi-H--v*V4JTKQ*dNaGOLlK4wf0EIJ25Jjs37PdLvqGVdnpqsDPR7xQSERSlpkfK0dxBDNeDM2Qj9qwTlUpT-DJ*BCQDSFYFnf0jrfLkW5eQ7rdHTuOPoYomdDYBzq2jy4esrV*WsLC8CazRNfG2lCb2VA1HnVn3JebhyEhjgDttRMfA4r192-lvZVVPrdC3sU8JHPiGdCql8P47l18-9gMxBequQfPYK8wsCwZIPQFdVMB2kFEElsQbbUq1lB2OumzXSBriEMeBipIDajIu4IzApLs4NzEJ6tPOqFOctT-gRXC8p38z0xVTZ2-NHXaWyOU6draGr3DvOPqP4EchrQ8LUSB0dNrXmdT8BVbarEkFrw8JkAunSP*Lx74lTTQdFWSI9g5OcgtVTsAyhcqJYQf7GRRhxiVJ8Wy5lJwJi7CxQLlkaZNH0V9x83xtRcX7UqA-cjRdFQIfOMjUE6Xh3*b0MyexS4TiwPcHdxdI6sg9Vm7fsDZ1YMnS8TpbFxd3M391RA5Nq-7QKjXZKP8Xnj4TDukmu7hU4QJIJO5dorbr3SnN77GoNn8usEyErxQz-Nwe6JlhEYaNUjDPQOh3ZtmT5DQ1xRI6e7iL9TMXPAXRVNvQ1FA*kvya84-FOSvZwYr51ephksiQT8AHC8GMRNdPQsq3mAO9*XA&eurl%5B%5D=BgLZi0RFREWjc0JLHvM5LC3B5pjNQ08SK4S1MU9cchNgj26bbnoJucDr53A>); автоматизация средств поиска бумажного документа в процессе использования.
Списание в дело Для документов на бумажной основе - отметка на документе и внесение в автоматизированную систему информации о списании документа в дело. Для документов. существующих только в электроном виде, требуется дальнейшая проработка комплекса вопросов организации их хранения, обеспечения физической сохранности, аудентификации и т.п.
Поиск Может быть автоматизирован (необходима формулировка критериев поиска)
Хранение в архиве Использование средств автоматизации для контроля за условиями хранения, противопожарной безопасностью, регулирования доступа в помещение архива и защиты информации в компьютерной системе. Создание фонда пользования архивных документов в электронной форме. Хранение документов на машинных носителях. Обеспечение физической сохранности электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование <http://click01.begun.ru/click.jsp?url=BgLZixsVFBXu0wZPxmLI7eYOESu1*sSNouvMC0h*uFdqLeDYGx8piXH*QIEBwKzsFHcx8pXGsGVJXI14LoFg1xF6iRoEjIVXkATi*lhk-RPtGYHEVHWcu754UfLHwxmcESa*yL9Uj7nYkdx4J6u3p2YMYxvEID7QSV2sghgKpoU4cIuiJb0jShD6v0AdZaNXxSRm2mO1*p7ZzPKihJLOUicUd0hOs7ZZoBHYhj01B254gyP72lDLS*RL9CrttMvvq*XF2GJuuXZjEE6PMSkhWBkO649xgvgiPGEG59tJmHP-uB3v0AnL2-ganV2DfTZkSshNWhR-Fbd4244UFFw57DjNL-hJFy9x*XFq8hZxBBDWWeP9yYTh71XPNnjqilc2K-ZpmmrYnXivZOOr7f9jAq2G-M9-Van-SmsoeaA37gfFBMpVe76V*MwS8VxT*qcroEnpGTgzkpZ2219Ebi3MEjxfiZvu39NJ1RcfgIiF9GgMx7OvIOeV4X-aUEU5LBRKqGcIRk6DZbw6KltihL2ouXzJCbXEnam8LzcYFCSyeiRwVmFZOTvw6cPkn*513a-1PSJScdQYx8u3UsohmfyeZZGHJePNgWw2jWci-hX4jzQHrt7vctlJcnUAJVNtPEHMWyVwOJS3d1fmqB74v11uEYo7S5FfbKvXwAonq99di4D7FJVq&eurl%5B%5D=BgLZi0ZHRkd*xUyfyift*PkVMkwZl5vG-1Bh5Rrjhxx2LpHXMepaNnLDq9k>); автоматизация средств учета и поиска бумажного документа в процессе архивного хранения.
Экспертиза ценности Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронной форме. Формальная сторона (отбор дел по срокам хранения) может быть автоматизирована.
Уничтожение Использование оборудования для уничтожения бумажных документов (измельчения бумаги) и для уничтожения записи на машинном носителе.

 

Приведенные примеры автоматизации отдельных функций работы с документами в процессе управления подтверждают следующее [6]:

)даже традиционный (бумажный) документооборот в настоящее время немыслим без автоматизации и использования электронных документов;

)существует необходимость комплексного подхода к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций, а необходимо создание целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии;

)при работе с любыми документами (бумажными или электронными) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функция оценки информации остается за человеком; автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут.

Отмечая необходимость увеличения доли электронных документов в процессе управления, важно представлять особенности использования бумажных и электронных документов.

Бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации.

Рассмотрим только некоторые из них:

)Время транспортировки документа.

Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т.п.). Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.

)Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию).

Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов. Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени.

)Требования к оформлению документов.

Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Требования к оформлению электронных управленческих документов (большинства их реквизитов) еще не стандартизированы. Регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП [18].

)Придание документу юридической силы.

Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.

Для электронных документов принципиальное значение имеет ФЗ «Об электронной цифровой подписи», призванный обеспечить правовые условия использования ЭЦП.

)Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент.

Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности.

На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т.п. обычно остаются. В случае ЭД, если позволяет его формат записи, требуемый фрагмент можно выделить, а затем это выделение убрать.

)Возможность сделать копию.

В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от используемых технических средств.

В случае получения копии с ЭД трудоемкость и затраты времени получения копии значительно уменьшаются. Файл можно скопировать, дополнительно распечатать документ. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по ЭП.

)Информационная безопасность и защита информации.

Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа может быть обеспечена физической недоступностью документа (хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т.п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.

Для ЭД эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и БД, использованием средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Отдельная проблема - техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров [13].

)Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком.

Сохранность документов на бумажном носителе определяется достаточно длительным периодом ее старения и разрушения.

При работе с ЭД важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отсюда возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств ее аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу).

)Сфера применения (бытования) документов.

Документы на бумажных носителях применяются повсеместно.

ЭД используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику.

Т.о., бумажные и электронные документы имеют свои преимущества.

Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в госархив).

С другой стороны, можно использовать преимущества ЭД при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего доведения информации и ее поиска в информационном фонде) ЭД имеют неоспоримые преимущества.

Кроме собственно документов важен и регламент работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации [7].

При внедрении информационных технологий сокращение бумажного документооборота не происходит автоматически. Поэтому желательно, чтобы в комплексе мероприятий по внедрению электронного документооборота в организации использовались также меры по оптимизации использования бумаги (Бобылева, 26)

Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве. Идеальное понятие должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие непонятные обороты, как «пригодный для восприятия человека». Электронный документ - это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.

Следует отметить, что электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования ИС. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.

 

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...