 |
Понятие «электронный документ»
|
|
|
|
Оглавление
Введение
Глава 1. Электронный документ: понятие, эволюция
Понятие «электронный документ»
Эволюция электронного документа
Глава 2. Электронный документ в управленческой деятельности современных организаций
Нормативно-правовые основы работы с электронными документами
Природа электронных документов
Заключение
Список использованных источников и литературы
Введение
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий - электронные документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. В общем виде электронный документ - это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.
Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации.
Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.
|
|
|
Из всего вышесказанного следует, что тема курсовой работы актуальна.
Вопросы документоведческой проблематики довольно широко освещены в учебной литературе, периодических изданиях в сфере научно-технической информации, документоведения и делопроизводства («Секретарское дело», «Научные и технические библиотеки», «Научно-техническая информация. Серия 1. Организация и методика информационной работы»).
Прежде всего, необходимо отметить таких авторов, как М.П. Бобылева [6], С.Л. Кузнецов [13, 14], М.В. Ларин [15, 16], Н.В. Макарова [17], И.В Тихонов [20], в монографиях и статьях которых раскрыты основные аспекты организации электронного документооборота. Также наблюдается большое количество публикаций, в том числе и в интернет-изданиях, посвященных проблемам развития электронного документооборота. Здесь уместно упоминание таких авторов, как Е. Бушуева [7], Кузнецова Т.В. [12], Н. Меркурьева [18], Е.Семизорова [19], В. Хургин [21].
Объектом курсовой работы является функционирование документной информации в обществе. Предметом - этапы развития электронного документа.
Целью курсовой работы является изучение возникновения и развития электронного документа.
Исходя из цели курсовой работы были выделены следующие задачи:
. Раскрыть понятие «электронный документ»;
|
|
|
. Рассмотреть этапы развития электронного документа;
. Проанализировать нормативно-правовые документы, регламентирующие работу с электронными документами;
. Раскрыть природу электронных документов.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы. Во введении характеризуется актуальность темы, объект, предмет, степень изученности, цели и задачи исследования, структура и содержание работы.
В первой главе раскрывается понятие «электронный документ», истоки возникновения и развития электронного документа.
Во второй главе рассматривается современная нормативно-правовая база работы с электронными документами в организациях, природа электронных документов, так как цифровая природа электронных документов подразумевает особенности создания документов и работы с ними.
Заключение содержит основные выводы по изученной теме. Список использованной литературы включает 21 библиографическую запись по изученной проблеме.
электронный документный управленческий нормативный
Глава 1. Электронный документ: понятие, эволюция
Понятие «электронный документ»
Ежедневно в масштабах организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. Не меньшее число документов рождается в процессе проектирования программного обеспечения, в том числе проектирования информационных систем. В результате появляются потоки документов, которые приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями. Согласно данным Siemens Business Services до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции, 15% документов безвозвратно теряется, а 80% времени руководитель тратит на работу с информацией. Всё это относится к технологиям делопроизводства [15]. Начнем с прояснения терминов.
Обычно под термином “документ” понимают информацию, представленную в виде текста и зафиксированную на бумаге. Хотя документ может быть зафиксирован на любом физическом носителе данных. Устная беседа, не зафиксированная на физическом носителе информации, не поддаётся точному воспроизведению и не является документом.
|
|
|
Терминологически “документ” - любые сведения (информация), зафиксированные на любом носителе в пространстве и времени; информация (сведения), созданная трудом и разумом человека [8].
С массовой компьютеризацией, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основой которого выступает «электронный документ» - документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.
История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» [21].
ГОСТ 6.10.1-88 содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.
Несколько другая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ(2.3.3.1)1991 года: под ним понимается «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М.В. Ларина, ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека [21].
В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:
) Электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001).
|
|
|
) Электронный документ - информационный объект, состоящий из двух частей:
- реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись; содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого. При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001).
) Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [2]. В данном определении никак не определяется сущность электронного документа: если следовать такому определению, то любая информация в электронной форме будет считаться электронным документом.
) Электронный документ» - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [3].
) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе [4].
Последнее определение содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оно является наиболее удачным, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи. Разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.
Ученые, изучая данную проблему, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Они либо схожи с предложенными в современном законодательстве понятиями, либо отличаются от них. Например, А.И. Земсков дает определение электронного документа, тождественное содержащемуся в п. 3.1 ГОСТ 7.83 - 2001: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе» [10, с. 40]. Такое понимание электронного документа не приемлемо, так как оно говорит лишь о факте существования такого документа, без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.
|
|
|
В.И. Тихонов считает, что «электронные документы - электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать» [20, с. 204-218]. Следовательно, он подчеркивает необходимость наличия реквизитов у документа, электронной цифровой подписи, что имеет, несомненно, положительное значение. М.Н. Костомаров опровергает все предложенные определения, считая, наиболее точно сущность этого явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера [21]. Электронный документооборот - это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях [10].
В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.
Процессы работы с документами изменяются под влиянием компьютерных технологий.
Таблица 1 Функции работы с документами с применением электронных документов
| Основные функции работы с документами | Существующие возможности автоматизации |
| Составление | Подготовка текста на компьютере, использование типовых текстов, компьютерных форм, шаблонов |
| Оформление | Использование типовых компьютерных форм, шаблонов с типовыми элементами оформления |
| Согласование | Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Использование электронного аналога подписи при согласовании электронной версии документа. |
| Подписание (утверждение) | Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Использование электронного аналога подписи. |
| Регистрация, учет | Автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документа в компьютерной системе |
| Передача на исполнение или отправка адресату | При наличии электронного документооборота или электронной копии - использование корпоративной системы документооборота, электронной почты. |
| Копирование (размножение) | Использование копировально-множительной или компьютерной техники - распечатка дополнительных копий документа, подготовленного на компьютере; копирование файла; сканирование или копирование бумажного документа. |
| Получение | Получение документа по электронной почте, использование Интернет или системы электронного документооборота. |
| Ознакомление | Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде. |
| Рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция) | Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде. Ввод резолюции или редактирование проекта резолюции в корпоративной системе документооборота. Распечатка введенного проекта резолюции для его подписания руководителем. |
| Контроль за прохождением и исполнением документа | Требуется оценка документа и восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде. Формальная сторона может быть автоматизирована (автоматизация процедуры отслеживания фактических сроков исполнения документов). |
| Хранение документа в процессе исполнения | Обеспечение физической сохранности электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование <http://click01.begun.ru/click.jsp?url=BgLZi-H--v*V4JTKQ*dNaGOLlK4wf0EIJ25Jjs37PdLvqGVdnpqsDPR7xQSERSlpkfK0dxBDNeDM2Qj9qwTlUpT-DJ*BCQDSFYFnf0jrfLkW5eQ7rdHTuOPoYomdDYBzq2jy4esrV*WsLC8CazRNfG2lCb2VA1HnVn3JebhyEhjgDttRMfA4r192-lvZVVPrdC3sU8JHPiGdCql8P47l18-9gMxBequQfPYK8wsCwZIPQFdVMB2kFEElsQbbUq1lB2OumzXSBriEMeBipIDajIu4IzApLs4NzEJ6tPOqFOctT-gRXC8p38z0xVTZ2-NHXaWyOU6draGr3DvOPqP4EchrQ8LUSB0dNrXmdT8BVbarEkFrw8JkAunSP*Lx74lTTQdFWSI9g5OcgtVTsAyhcqJYQf7GRRhxiVJ8Wy5lJwJi7CxQLlkaZNH0V9x83xtRcX7UqA-cjRdFQIfOMjUE6Xh3*b0MyexS4TiwPcHdxdI6sg9Vm7fsDZ1YMnS8TpbFxd3M391RA5Nq-7QKjXZKP8Xnj4TDukmu7hU4QJIJO5dorbr3SnN77GoNn8usEyErxQz-Nwe6JlhEYaNUjDPQOh3ZtmT5DQ1xRI6e7iL9TMXPAXRVNvQ1FA*kvya84-FOSvZwYr51ephksiQT8AHC8GMRNdPQsq3mAO9*XA&eurl%5B%5D=BgLZi0RFREWjc0JLHvM5LC3B5pjNQ08SK4S1MU9cchNgj26bbnoJucDr53A>); автоматизация средств поиска бумажного документа в процессе использования. |
| Списание в дело | Для документов на бумажной основе - отметка на документе и внесение в автоматизированную систему информации о списании документа в дело. Для документов. существующих только в электроном виде, требуется дальнейшая проработка комплекса вопросов организации их хранения, обеспечения физической сохранности, аудентификации и т.п. |
| Поиск | Может быть автоматизирован (необходима формулировка критериев поиска) |
| Хранение в архиве | Использование средств автоматизации для контроля за условиями хранения, противопожарной безопасностью, регулирования доступа в помещение архива и защиты информации в компьютерной системе. Создание фонда пользования архивных документов в электронной форме. Хранение документов на машинных носителях. Обеспечение физической сохранности электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование <http://click01.begun.ru/click.jsp?url=BgLZixsVFBXu0wZPxmLI7eYOESu1*sSNouvMC0h*uFdqLeDYGx8piXH*QIEBwKzsFHcx8pXGsGVJXI14LoFg1xF6iRoEjIVXkATi*lhk-RPtGYHEVHWcu754UfLHwxmcESa*yL9Uj7nYkdx4J6u3p2YMYxvEID7QSV2sghgKpoU4cIuiJb0jShD6v0AdZaNXxSRm2mO1*p7ZzPKihJLOUicUd0hOs7ZZoBHYhj01B254gyP72lDLS*RL9CrttMvvq*XF2GJuuXZjEE6PMSkhWBkO649xgvgiPGEG59tJmHP-uB3v0AnL2-ganV2DfTZkSshNWhR-Fbd4244UFFw57DjNL-hJFy9x*XFq8hZxBBDWWeP9yYTh71XPNnjqilc2K-ZpmmrYnXivZOOr7f9jAq2G-M9-Van-SmsoeaA37gfFBMpVe76V*MwS8VxT*qcroEnpGTgzkpZ2219Ebi3MEjxfiZvu39NJ1RcfgIiF9GgMx7OvIOeV4X-aUEU5LBRKqGcIRk6DZbw6KltihL2ouXzJCbXEnam8LzcYFCSyeiRwVmFZOTvw6cPkn*513a-1PSJScdQYx8u3UsohmfyeZZGHJePNgWw2jWci-hX4jzQHrt7vctlJcnUAJVNtPEHMWyVwOJS3d1fmqB74v11uEYo7S5FfbKvXwAonq99di4D7FJVq&eurl%5B%5D=BgLZi0ZHRkd*xUyfyift*PkVMkwZl5vG-1Bh5Rrjhxx2LpHXMepaNnLDq9k>); автоматизация средств учета и поиска бумажного документа в процессе архивного хранения. |
| Экспертиза ценности | Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронной форме. Формальная сторона (отбор дел по срокам хранения) может быть автоматизирована. |
| Уничтожение | Использование оборудования для уничтожения бумажных документов (измельчения бумаги) и для уничтожения записи на машинном носителе. |
Приведенные примеры автоматизации отдельных функций работы с документами в процессе управления подтверждают следующее [6]:
)даже традиционный (бумажный) документооборот в настоящее время немыслим без автоматизации и использования электронных документов;
)существует необходимость комплексного подхода к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций, а необходимо создание целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии;
)при работе с любыми документами (бумажными или электронными) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функция оценки информации остается за человеком; автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут.
Отмечая необходимость увеличения доли электронных документов в процессе управления, важно представлять особенности использования бумажных и электронных документов.
Бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации.
Рассмотрим только некоторые из них:
)Время транспортировки документа.
Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т.п.). Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.
)Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию).
Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов. Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени.
)Требования к оформлению документов.
Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Требования к оформлению электронных управленческих документов (большинства их реквизитов) еще не стандартизированы. Регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП [18].
)Придание документу юридической силы.
Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.
Для электронных документов принципиальное значение имеет ФЗ «Об электронной цифровой подписи», призванный обеспечить правовые условия использования ЭЦП.
)Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент.
Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности.
На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т.п. обычно остаются. В случае ЭД, если позволяет его формат записи, требуемый фрагмент можно выделить, а затем это выделение убрать.
)Возможность сделать копию.
В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от используемых технических средств.
В случае получения копии с ЭД трудоемкость и затраты времени получения копии значительно уменьшаются. Файл можно скопировать, дополнительно распечатать документ. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по ЭП.
)Информационная безопасность и защита информации.
Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа может быть обеспечена физической недоступностью документа (хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т.п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.
Для ЭД эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и БД, использованием средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Отдельная проблема - техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров [13].
)Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком.
Сохранность документов на бумажном носителе определяется достаточно длительным периодом ее старения и разрушения.
При работе с ЭД важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отсюда возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств ее аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу).
)Сфера применения (бытования) документов.
Документы на бумажных носителях применяются повсеместно.
ЭД используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику.
Т.о., бумажные и электронные документы имеют свои преимущества.
Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в госархив).
С другой стороны, можно использовать преимущества ЭД при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего доведения информации и ее поиска в информационном фонде) ЭД имеют неоспоримые преимущества.
Кроме собственно документов важен и регламент работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации [7].
При внедрении информационных технологий сокращение бумажного документооборота не происходит автоматически. Поэтому желательно, чтобы в комплексе мероприятий по внедрению электронного документооборота в организации использовались также меры по оптимизации использования бумаги (Бобылева, 26)
Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве. Идеальное понятие должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие непонятные обороты, как «пригодный для восприятия человека». Электронный документ - это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.
Следует отметить, что электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования ИС. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.
|
|
|
