Нормативно-правовые основы работы с электронными документами

Правовое регулирование работы с электронными документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах прежде всего понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными в различных сферах деятельности, особенно в области государственного управления. Применение электронных документов требует законодательного обеспечения их юридической силы, т. е. установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.

Законодательные правовые акты и нормативно-методические документы изменяются, появляются новые законы и постоянно вносятся поправки в уже имеющиеся документы, что заставляет корректировать и постановку делопроизводства и организацию архивного хранения. Рассмотрим самые последние законодательные акты федерального уровня, касающиеся работы с электронными документами.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 6)[5] гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Поэтому экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. Однако в законе нет определения электронного документа - признается лишь сам факт его существования. Российский закон «Об электронной цифровой подписи»[2] дает неоднозначную формулировку: «электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Ключевым в этом определении является не слово «форма», а слово «документ».

Окончательный ответ на вопрос, что же такое электронный документ, дает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[3] (с поправками, внесенными в 2011 г.).

Отношения, возникающие в информационной сфере при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации регулирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 6, 7, 8, 9, 10)[3]. Данный закон определяет термин «информация» как «сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления». По-новому трактуется «документированная информация» - как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель»[9] <http://rodnaya-istoriya.ru/index.php/arxivi-rf/arxivi-rf/zakonodatelnaya-baza-raboti-s-elektronnimi-dokumentami-v-rossiieskoie-federacii.html>. В нем же установлены принципы правового регулирования отношений в информационной сфере, более четко определен обладатель информационных ресурсов.

Вопросам доступа к информации в обоих законах уделяется достаточно внимания. При этом в новом законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» выделена государственная тайна, коммерческая тайна, служебная, профессиональная и иные тайны. Персональным данным в новом законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006 г. посвящен лишь один пункт статьи 9, так как одновременно с законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в этот же день Президентом РФ подписан отдельный Федеральный закон «О персональных данных». Обратим внимание на положения закона 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», посвященные электронным сообщениям, которые в развитие закона «Об электронной цифровой подписи» устанавливает, когда электронное сообщение становится электронным документом и, таким образом, получает юридическую силу. Пункты 3 и 4 статьи 11 гласят: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе»[3]. При этом новый закон 2006 г. четко различает понятия «электронный документ» и «электронное сообщение». В нем рассмотрен вопрос об информационных системах, которые делятся на федеральные, региональные, муниципальные и др. Специальные статьи определяют права обладателей информации, порядок создания и эксплуатации информационных систем, в том числе специально статья 14 посвящается государственной информационной системе. Новым является раздел закона (ст. 15) об использовании информационно-телекоммуникационных сетей и порядке подключения к ним. Последний раздел закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» посвящен защите информации.

В 2011 г. был принят Федеральный закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи»[4], который дает определение электронной подписи. Согласно этому закону, электронная подпись - «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». Что касается электронной цифровой подписи (ЭЦП), то в ее использовании для удостоверения юридической силы документов постоянного и долговременного хранения также были приняты некоторые меры по ее распространению. В 2011 г. был принят Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»[4], который содержит новые понятия и изменения в работе с электронными документами.

Во-первых, введение в действие этого закона признает утратившим силу закон «Об электронной цифровой подписи»[2]. В 2011 г. понятие «электронная цифровая подпись» было заменено термином «квалифицированная усиленная цифровая подпись».

Новая редакция закона «Об архивном деле»[29] <http://rodnaya-istoriya.ru/index.php/arxivi-rf/arxivi-rf/zakonodatelnaya-baza-raboti-s-elektronnimi-dokumentami-v-rossiieskoie-federacii.html> обеспечивает предоставление пользователю справочно-поисковых средств и даже подлинников и копий необходимых ему документов в электронной форме. Сам пользователь получил возможность направлять в архив запросы и обращения в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе в сети Интернет.

Кроме того, нельзя не отметить изменения, которые были внесены Федеральным законом Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»». В большинстве своем эти изменения коснулись лишь формулировок и замены в других законодательных актах слова «электронная цифровая подпись» на «электронная подпись», но также нужно отметить утрату силы третьей части Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В соответствии с действующим законодательством электронные документы являются объектами правовых отношений в различных областях общественной и частной жизни.

Определенные нормы, касающиеся прав граждан на информацию, вводит закон «О персональных данных» 2006 г. Этот правовой акт регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина, с учетом семейной и личной тайны, неприкосновенности частной жизни. Федеральный закон «О государственной тайне»[16] определяет понятие «носители сведений, составляющих государственную тайну» как «материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». Этот закон устанавливает, что гриф секретности (т. е. реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений), проставляется на самом носителе и/или в сопроводительной документации на носитель. Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит положение о том, что меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя как определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну, и порядка обращения с такой информацией, так и нанесение на содержащие такую информацию материальные носители (документы) грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.

Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство РФ. Например, в Гражданском кодексе РФ[1] признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств. Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (2002) допускает представление в качестве письменных доказательств документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственно ручной подписи (ст. 75). Отраслевые кодексы содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах: Таможенный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и др.[9]

В вышедшей 18 декабря 2006 г. четвертой части Гражданского кодекса РФ[1] использованию компьютерных технологий отведено заметное место. Программное обеспечение для компьютеров и базы данных в открывающей четвертую часть ГК статье 1225 отнесены к охраняемой законом интеллектуальной собственности. В нем же специально оговорены технологии архивного хранения записей. Например, статья 1279 гласит, что «запись может быть сохранена без согласия правообладателя в государственных или муниципальных архивах, если она носит исключительно документальный характер»].

В итоге появление целого ряда законодательно-правовых актов, затрагивающих вопросы использования компьютерных технологий в работе с документами, показывает, что сегодняшние реалии, широкое использование компьютерных технологий в работе с документами начинает постепенно находить отражение в законодательстве, не только разрешая, но и в отдельных случаях делая обязательным использование современных компьютерных технологий в работе с документами.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль [9].

Отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных как результата творческого труда по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных». Этим законом база данных определяется как «объективная форма представления и организации совокупности данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».

Требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Например, в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» в Пенсионный фонд РФ может представляться информация как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи)[7].

Таким образом, мы можем говорить о постепенном совершенствовании законодательной базы работы с электронными документами. По большому счету это связано с усиленным внедрением компьютеризированных технологий в сферу работы государственного аппарата и предоставления государственных и муниципальных услуг. Большим шагом в развитии безбумажного документооборота стали законодательные акты, принятые в 2010-2011 гг.: ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и ФЗ «Об электронной подписи».