 |
Природа электронных документов
|
|
|
|
При организации электронного документооборота необходимо помнить, что природа электронных документов - цифровая, с этим связаны особенности оформления документов и организации работы с ними.
Работа с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объем и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.
Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур (СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.
Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ [16].
Например, на данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.
Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.
|
|
|
Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость. Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ [16].
А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.
Для идентификации при работе с электронными документами используются следующие реквизиты:
- наименование и обозначение документа;
- дата и время создания, последующего утверждения и последнего изменения;
- данные о создателях;
- данные о защите электронного документа;
- данные о средствах электронной цифровой подписи или средствах хэширования, необходимых для проверки контрольной характеристики или электронной цифровой подписи электронного документа;
- данные о программных и технических средствах, требуемых для воспроизведения электронного документа;
- данные о составе электронного документа [20].
Датой (временем) создания электронного документа принимается дата и время записи на носитель окончательной версии электронного документа. Датой (временем) изменения электронного документа принимается дата записи на носитель измененной части электронного документа.
Обозначения электронного документа присваиваются организацией-разработчиком в соответствии требованиям нормативных документов.
Для идентификации сменного носителя при работе с электронными документами используется этикетка. Этикетка содержит обязательные данные: имя владельца, номер и идентификатор сменного носителя, даты и время записи на данный носитель. На этикетке могут быть и другие сведения: наименование электронного документа, идентификатор справочного или головного файла и др. Размеры этикетки зависят от типа носителя. Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется удостоверяющего листа или посредством электронной цифровой подписи [20]. Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость [4]. Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи - простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) - это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).
|
|
|
Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.
Квалифицированная ЭП (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, что имеет квалифицированный сертификат, который выдан аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) и соответствует определенным требованиям. Также средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КЭП должны быть сертифицированы ФСБ. КЭП самая защищенная из всех подписей.
В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.
|
|
|
По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ) [4].
Для удостоверения подлинности электронного документа посредством электронной цифровой подписи применяются процедуры производства и проверки электронной цифровой подписи. Лицо, создавшее электронные документы, удостоверяет их путем выработки электронной цифровой подписи по данным, составляющим электронные документы, с применением личного ключа подписи. При проверке достоверности электронной цифровой подписи используется открытый ключ, принадлежащий лицу, который удостоверил электронные документы.
Бумажный удостоверяющий лист должен содержать:
- обозначение электронного документа;
- даты (время) создания, утверждения электронного документа и последнего изменения;
- контрольные характеристики электронного документа или их составляющих частей;
- подписи лиц, ответственных за разработку, производство, согласование, утверждение, нормоконтроль электронного документа, а также печать [20].
На стадии обращения функции удостоверяющего листа может выполнять копия электронного документа на бумаге, заверенная лицами, ответственными за разработку, изготовление, согласование и утверждение электронного документа, и печатью.
Порядок хранения, учета и уничтожения электронных документов и утилизации носителей определяется организацией, хранящей электронные документы, и согласовывается с государственным органом по делопроизводству и архивам.
Ведомственный архив хранит электронные документы в специализированном хранилище или в выделенных помещениях длительного хранения информации. В регламенте работ ведомственного архива предусматривается резервирование копий электронных документов, которые хранятся отдельно от исходных электронных документов.
|
|
|
Руководством предприятия назначается лицо ответственное за обеспечение сохранности электронных документов.
Форматы электронных документов должны обеспечивать доступ к электронным документам, их распространение, воспроизведение и сохранение во времени. Для электронных документов с постоянным сроком хранения используются форматы файлов, согласованные с госархивом. В обратном случае электронные документы преобразовываются в необходимый формат к моменту передачи в госархив [6].
Резюмируя предшествующие рассуждения, можно сказать, что каждый электронный документ состоит из набора информации (текстовой, графической, аудио, видео и т.п.) - содержимого электронного документа, и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.
Заключение
Проанализировав научную литературу и нормативно-правовые документы, можно констатировать, что наиболее полное определение электронного документа содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», который гласит «электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».
В настоящее время ни одна организация не обходится без электронных документов, однако, документы на бумажных носителях также имеют определенные преимущества. Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает сочетание документов на бумажном, электронном, а при необходимости и на других носителях информации применительно к конкретным задачам
Анализ показал, что развитие электронных документов в нашей стране началось в 70-80 гг. прошлого века, когда в организациях стала появляться первая компьютерная техника. Но собственно электронные документы находятся еще в начале своего развития, поэтому их характеристики постоянно меняются. Выходят новые нормативно-правовые акты, регулирующие вид, структуру, требования к оформлению электронных документов, их передачу, хранение и т.п.
Необходимо отметить, что существует значительный зарубежный опыт правового регулирования общественных отношений в сфере электронного документа. В настоящее время законы об электронном документе действуют в Республике Армения, Республиках Беларусь, Молдова, Узбекистан, Казахстан.
|
|
|
В нашей стране следует выделить такие законодательные акты как принятые в 2010-2011 гг.: ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и ФЗ «Об электронной подписи», которые способствуют закреплению и совершенствованию правового регулирования электронного документооборота.
По своей природе электронный документ - цифровая информация. Он состоит из набора информации и реквизитов (карточки). Требования к набору реквизитов, виду документа определяется различными нормативно-правовыми актами.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов. Тем не менее, полностью исключить бумагу и перейти на электронную документацию невозможно, т.к. правовые нормы до сих пор требуют наличия бумажной документации, а значительная часть информации поступает в компанию не в электронном виде.
|
|
|
