По степени определенности ситуации
• Решения в условиях определенности. Лицо, принимающее решение, точно знает последствия любой альтернативы. Например, решение о выборе поставщика: известны цена поставляемого продукта, условия поставки, качество, деловая репутация. • Решения в условиях риска. Последствия принимаемого решения можно предсказать с обоснованной вероятностью (например, оценив вероятность экспертно). Примером решения в условиях риска является решение о выводе на рынок новой продукции или услуги. • Решения в условиях неопределенности. Практически невозможно обоснованно оценить вероятность развития событий в результате принятия решения. Типичный пример: решение о назначении на руководящую должность. По степени структуризации задачи • Хорошо структурированные (программируемые, алгоритмические). Это решения известные, типовые, принимаются достаточно часто, имеют расчетный характер. Например, решение о размерах заработной платы определяется известными методиками ее расчета. Решение о величине страхового запаса на складе также основано на расчете норм запаса. По существующим оценкам, начальники цехов промышленного предприятия примерно половину рабочего времени затрачивают на решение хорошо структурированных задач. • Слабоструктурированные (нестандартные, непрограммируемые). Это решения, которые заранее представить невозможно, поскольку задачи являются творческими, т. е. не имеют логической программы решения. Например, определение целей организации,
построение систем мотивации сотрудников, разрешение конфликта в коллективе. По числу критериев • Однокритериальные. • Многокритериальные. По направлению воздействия
• Внутренние. • Внешние. По количеству участников • Единоличные. Решение принимает руководитель самостоятельно, ни с кем не советуясь. • Коллегиальные. Решение принимает руководитель с определенной степенью участия подчиненных. • Коллективные. Принятие решения происходит в условиях абсолютно равных прав всех участников. Решение принимается путем голосования или достижения консенсуса. Поспособу обоснования • Интуитивные. Решение принимается на основе ощущения, что • Основанные на суждении. Решение принимается на основе опыта, знаний, здравого смысла. Можно сказать, что решение принимается по аналогии с тем, что уже встречалось в практике менеджера. Помня о том, что в схожей ситуации решение оказалось удачным, он и в новой ситуации склонен поступать так же, как раньше. Такие решения принимаются быстро и с минимальными затратами, но могут быть не всегда правильными (опыт может подвести). • Рациональные. Решение принимается в соответствии с рациональной процедурой, используется инструментарий менеджмента. Рациональное решение — это максимально объективное определение лучшего из возможных вариантов.
Вопрос 109 КАК РАЗРАБАТЫВАЕТСЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЕ РЕШЕНИЕ? Ответ Рациональное управленческое решение разрабатывается с помощью объективного аналитического процесса и применения научных, прежде всего количественных, методов. Решения могут приниматься относительно проблем или задач. Проблема порождается самой ситуацией, причем либо уже имеются очевидные негативные последствия, либо эти последствия проявятся в ближайшем будущем. Задача порождается обнаружением новой возможности, что сопровождается положительными последствиями или результатами. Если не решать проблему, то наступят негативные последствия и «будет плохо». Если не решать задачу, то будут упущены возможности и выгоды. Это не означает, что задачу можно не решать: деятельность менеджера заключается, в частности, в том, чтобы не упускать возможности для развития бизнеса и совершенствования организации.
На рис. 11 приводится схема рационального решения проблем и задач. Для выполнения всех перечисленных этапов имеются рекомендации, методы или логические программы действий. Изучение этих методов и логических программ является предметом специальной дисциплины «Управленческие решения».
Вопрос 110 ЧТО ТАКОЕ КОЛЛЕГИАЛЬНОСТЬ В МЕНЕДЖМЕНТЕ? Ответ Коллегиальность в менеджменте — различные формы участия работников в решении проблем и задач, стоящих перед организацией. Как уже отмечалось выше, решения бывают единоличными и коллегиальными. Если менеджер — личность уверенная в себе, авторитарная, то он принимает решение единолично. Если менеджер — личность демократического склада, привыкшая опираться на коллективное мнение, то, чтобы лишний раз убедиться в правильности принимаемого решения, он может использовать коллегиальность.
Степень коллегиальности при принятии решения может изменяться и зависит от поведения менеджера и принятого им стиля руководства (рис. 12). Какой степенью коллегиальности ни характеризовалось бы принятое решение, ответственность за него несет тот сотрудник, чьи полномочия предусматривают его принятие. Предположим, что решение принято в кабинете конкретного менеджера путем голосования или консенсуса, т. е. оно является коллективным. Ответственность за это решение не становится коллективной. Если решение повлекло за собой негативные последствия, то вышестоящие менеджеры накажут не участников обсуждения и коллективного принятия решения, а того менеджера, чьи полномочия предусматривают принятие этого решения. Поэтому менеджер не должен неосмотрительно доверяться коллективному мне-
Рис. 12. Степень коллегиальности при принятии решений мнению, он должен помнить, что коллективное решение не снимает ответственности лично с него. Если коллективное решение оказалось удачным, то похвалят и, возможно, наградят тоже того руководителя, полномочия которого предусматривают принятие этого решения. И тогда при вручении награды он сможет с полным основанием сказать: «Дорогие коллеги! Позвольте считать эту высокую награду заслугой всего коллектива!..» Оптимальное соотношение единоличного и коллегиального в принятии решений неизвестно. В каждом конкретном случае оно может быть своим. Однако исследования показывают, что групповые суждения по точности превосходят индивидуальные. Самый значительный прирост точности групповых суждений происходит, когда группа состоит из 5-10 человек. Можно выявить определенные задачи менеджмента, которые предпочтительно решать коллегиально: • выявление мнений, идей, позволяющих принять более рациональное решение; • компенсация слабых мест руководителей; • мотивация подчиненных; • активизация творческих способностей работников; • развитие организаторских способностей, самостоятельности.
Вопрос 111 КАКОВЫ КРИТЕРИИ ОСУЩЕСТВИМОСТИ ГРУППОВОГО ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ?
Ответ
Такие критерии были сформулированы американскими исследователями Р. Танненбаумом и Ф. Массариком и заключаются в следующем. • Наличие времени. Если времени для принятия решения мало, то менеджер принимает единоличное решение. Обычно быстрое решение требуется для проблем. Решение задач в большей степени может быть коллегиальным. • Экономическая целесообразность. Коллегиальность не должна
• Безопасность подчиненных. Менеджер, приглашающий подчиненных принять участие в коллегиальном решении проблемы или задачи, должен иметь в виду, что подчиненные могут высказывать нелицеприятные вещи. Поэтому он должен гласно обеспечить гарантии для «слишком умных» и «шибко грамотных», чтобы не отпугнуть их от участия. • Устойчивость позиций руководителя. У участников коллегиального решения не должно возникать сомнений в компетентности руководителя. Не должно возникать ситуаций, когда отвергнутое решение, предложенное подчиненными, оказалось правильным. • Отсутствие утечки информации. Этот критерий означает, что должны быть приняты меры по неразглашению информации: во-первых, сама информация должна отвечать условию необходимости и достаточности (не быть излишней), а во-вторых, должны быть получены гарантии от участников обсуждения о неразглашении информации. • Рациональные организационные формы, например совещание, «мозговой штурм», кружки качества. • Обучение участию, состоящее в разъяснении подчиненным их функций и назначения.
Вопрос 112 КАКИЕ ФОРМЫ КОЛЛЕГИАЛЬНОСТИ БЫВАЮТ?
Ответ
Коллегиальность может быть вертикальной и горизонтальной. Вертикальная коллегиальность — участие сотрудников в постановке, обсуждении и принятии решений по вопросам, не связанным с их функциональными обязанностями Горизонтальная коллегиальность — групповое решение проблем и задач, находящихся в сфере компетенции участников. Соответственно существуют следующие формы коллегиальности. Вертикальные формы коллегиальности. • Внесение предложений сотрудниками. Имеются в виду предложения по совершенствованию деятельности подразделения и выше. • Представительные органы сотрудников: общие собрания (конференции трудового коллектива), профессиональные организации. • Группы по решению хозяйственных проблем. Временная группа по решению конкретной проблемы или задачи, создаваемая на добровольных началах и действующая в рабочее время (проектный или программно-целевой подход). • Автономная группа — то же, но с дополнительными полномочиями, определяющими сферу автономности. Горизонтальные формы коллегиальности. • Кружок качества — неформальная группа рабочих одной бригады, которая регулярно собирается для обсуждения вопросов повышения качества продукции, экономии ресурсов, совершенствования технологии. • Совет при руководителе — формируется по должностному принципу, обсуждает общие (стратегические) вопросы, собирается регулярно.
• Совещание — формируется из наиболее компетентных сотрудников, обсуждает конкретные проблемы и задачи, собирается по мере необходимости. • Комитет — рабочие группы сформированные по представительскому принципу; могут называться также комиссиями, советами, секциями; могут быть постоянными (выполнение определенной
функции) и временными (решение конкретной задачи или проблемы); их полномочия имеют рекомендательный характер. • Команда — рабочая группа, отличающаяся такими качествами, как сплоченность, взаимопонимание, самостоятельность и коллективное принятие решений.
Вопрос 113 ЧТО ВЛИЯЕТ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ? Ответ На эффективность работы коллегиальных органов управления влияет ряд факторов: • Продолжительность заседания. Не должна превышать одного академического часа. На практике ввиду отсутствия культуры общения, культуры речи и мышления, общей культуры поведения заседания затягиваются. Часто время «крадут» те участники, кто хочет покрасоваться, продемонстрировать свой ум, независимость; суждений и т. п. • Состав обсуждаемых вопросов. При тщательном отборе состава вопросов, выносимых на коллегиальное обсуждение, можно сократить их количество в два-три раза. На коллегиальное обсуждение должны выноситься вопросы, действительно требующие коллегиального обсуждения. • Количество и состав участников. Численность группы должна находиться в пределах 5-10 человек. Участники заседания должны уметь играть следующие психологические роли:
♦ Председатель: терпимость к чужим решениям и мнениям, толерантность; знание участников группы, «общее руководство». ♦ Ускоритель решений: контролирует содержательный аспект совещания; легко совмещается с председателем. ♦ Генератор идей: способность к нестандартному мышлению, фантазерство. ♦ Оппонент: способность трезво и одновременно непредвзято оценивать предлагаемые решения. ♦ Разведчик: контактность с людьми и умение собирать информацию; связь с внешней средой. ♦ Доводчик: уточняющий человек, дотошный, «зануда».
♦ Практик-организатор: способный реализовывать принимаемые решения; «технолог» по реализации принятого решения. ♦ Душа группы: способность гармонизировать отношения; препятствовать возникновению конфликтов и напряженности.
• Подготовка заседания. Раздаточный материал, определение времени проведения совещания (в 9-11, либо в 19-21 ч). С целью экономии продуктивного рабочего времени рекомендуется для совещаний использовать вечерние часы. • Процедура проведения. Наличие регламента, своевременное пре-кращение совещания в случае его безрезультатности. Регламент — это порядок проведения заседания: последовательность, время выступления. Бывают регламентно структурированные и регла-ментно неструктурированные заседания. Первые предполагают жесткий регламент. Его несоблюдение делает решение недействительным. • Регламентно неструктурированные заседания также предполагают наличие регламента, но менее жесткого. Его несоблюдение не делает решение недействительным. Решение заседания состоит из констатирующей части, где излагается суть проблемы или задачи и проводится краткий анализ ситуации, и мероприятий по реализации задачи или решению проблемы с указанием сроков их реализации и ответственных за реализацию. Решение может быть подготовлено заранее в виде проекта, а после обсуждения на заседании проект решения корректируется и принимается в целом. Принятое решение должно быть закреплено либо в распорядительском документе (приказ, распоряжение), либо в нормативном документе (документ многоразового использования).
Вопрос 114 ЧТО ТАКОЕ НОРМАТИВНЫЕ И РАСПОРЯДИТЕЛЬСКИЕ ДОКУМЕНТЫ? Ответ В нормативных документах описываются управленческие решения часто встречающихся, типовых задач. Нормативные документы устанавливают порядок осуществления управленческой деятельности. Примеры нормативных документов: • устав организации;
• положение о структурном подразделении; • должностная инструкция; • план-график; • инструкция по отдельным управленческим действиям; • план действий в конкретных ситуациях; • формы документов. В распорядительских документах закрепляются решения, принятые по конкретной проблеме или задаче, не являющейся типовой или по-вторяющейся. К распорядительским документам относятся приказы и распоряжения. Распорядительские документы обеспечивают дирек- тивность, своевременность и адресность управленческого решения.
Вопрос 115 ЧТО ТАКОЕ ФУНКЦИЯ УСТАНОВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЙ? Ответ Функция установления коммуникаций представляет собой действие по установлению устойчивой информационной связи между участниками процесса управления. Энциклопедические источники определяют коммуникацию (лат. communication от communico — делаю общим, связываю, общаюсь) как передачу информации от человека к человеку в процессе деятельности, а также как средства и пути передачи этой информации. Главным специалистом по установлению коммуникаций в организации является менеджер. Для того чтобы успешно добиваться целей посредством других людей, менеджер должен не только сам получать необходимую и достаточную информацию, но и создать условия для того, чтобы все участники процесса получали адекватную для приняв тия необходимых решений информацию. Коммуникации пронизывают все функции управления, создают некое поле для выполнения всех функций менеджмента, поэтому относятся к фоновым функциям. Установление коммуникаций в процессе менеджмента формирует эффективную технологию управления. Для правильного выполнения своих задач каждый участник процесса должен понимать, откуда он получает и кому передает информацию. Недостаточно того, чтобы менеджер сказал или написал подчиненным, чего он от них хочет. Важно, чтобы они эту информацию воспри-
няли, поняли, приняли к сведению и действовали так, как им было сказано или написано. Бюджет времени менеджера в основном состоит из генерирования, передачи и восприятия информации. Целями установления коммуникаций являются: • организация информационного обмена; • установление взаимосвязи между людьми в организации; • формулирование общих взглядов на внутреннюю среду организации; • организация совместной работы.
Вопрос 116 КАК ВЫГЛЯДИТ КОММУНИКАТИВНЫЙ ПРОЦЕСС? Ответ Коммуникативный процесс можно представить в виде схемы (рис. 13).
Рис. 13. Коммуникативный процесс
Из рисунка видно, что в коммуникативном процессе участвуют отправитель и получатель информации. Отправитель выбирает средство коммуникации (например, вербальное средство коммуникации), кодирует сообщение, т. е. пишет текст на бумаге, выбирает канал коммуникации (например, служебная записка). Сообщение поступает к получателю, который декодирует его (читает текст письму) и готовит обратное сообщение: выбирает средство коммуникации, канал. Отправитель получает от получателя обратное закодированное сообщение, декодирует его и, таким образом, замыкает процесс коммуникации с помощью обратной связи. В схеме и пояснительном тексте используются такие понятия, как средство коммуникации и канал коммуникации. Средства коммуникации — это способы кодирования сообщений Канал коммуникации — это специальные маршрут или технология, используемые для передачи информации (личный контакт, телефон почта, телеграф, электронная почта, интернет, CMC, радио, телевиде- ние, газета). Существует такая характеристика канала коммуникации, как емкость, или пропускная способность. Это объем информации, который может быть передан через него за один сеанс коммуникации. Ранжирование каналов по емкости выглядит следующим образом (по убыванию емкости): • разговор, беседа; • телефон, видеоконференция; • письма, записки (в том числе электронные); • отчеты, информационные бюллетени, доски объявлений.
Вопрос 117 ЧЕМ ОБУСЛОВЛИВАЕТСЯ ВЫБОР КАНАЛА КОММУНИКАЦИИ? Ответ Выбор канала коммуникации обусловливается следующими моментами: • Необходимостью наблюдать эмоции. Для этого наилучшим образом подходит личная беседа. Телефон также в какой-то степени дает представление о эмоциях. • Необходимостью обеспечить легитимность. Это значит, что информация должна быть письменно зафиксирована на материальном носителе (прежде всего бумажном). • Необходимостью немедленной обратной связи. Преимущества опять-таки на стороне личного контакта: разговор, телефон. Подходят также такие каналы, как электронная почта и CMC. • Необходимостью позитивного восприятия информации. В этом случае лучше личное общение: разговор, телефон.
• Необходимостью документирования. В этом случае информация должна быть письменной или накапливаться в электронном виде (сообщения по электронной почте в компьютере). • Необходимостью обеспечения детальной точности. Информация должна передаваться на бумажном или электронном просителе. В чем разница между бумажной и безбумажной формами передачи информации? Только в степени ее легитимности. Информация, изложенная на бумаге, заверяется подписью и печатью. Если будут решены правовые вопросы, связанные с электронной подписью, то эта разница исчезнет.
Вопрос 118 КАКИЕ ФОРМЫ КОММУНИКАЦИИ БЫВАЮТ? Ответ Коммуникации различаются по формам. Коммуникация может быть устной или письменной. Письменная коммуникация может быть личной или визуальной. Личная письменная коммуникация — это письма, записки, CMC, сообщения по электронной почте, по факсу. Визуальная письменная коммуникация существует в виде условных обозначений или объявлений, предназначенных для всех. Вопрос 119 ЧТО ТАКОЕ НЕВЕРБАЛЬНАЯ КОММУНИКАЦИЯ? Ответ Невербальная коммуникация основана не на словах, а на действиях людей. Специалисты по изучению коммуникаций утверждают, что в личном общении слова не имеют особого значения. Вербальные воздействия (слова) в интерпретации сообщений (толковании их смысла) занимают по значимости 7%, голосовое (интонация, сила голоса) — 38%, выражение лица — 55%. Таким образом, в личном контакте с руководителем не столь важно, что он скажет, сколько как он это скажет. Большое значение в невербальной коммуникации имеет «язык тела»: жесты, позы, физиологические реакции (человек; краснеет, бледнеет, потеет, заикается). Определенное значение в невербальной коммуникации имеет одежда. Выбирая тот или иной стиль одежды для встречи с собеседником человек демонстрирует определенное отношение к собеседнику.
Вопрос 120 ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ? Ответ Формальные коммуникации устанавливаются руководством в cooт- ветствии с существующей в организации скалярной цепью. Формаль- ные коммуникации могут проходить по всем рассмотренным выше каналам. Формальные коммуникации делятся на нисходящие, восхо- дящие и горизонтальные. Нисходящие коммуникации представляют собой коммуникационные связи, направленные от менеджмента к подчиненным. Вниз идет следующая информация: инструкции по выполнению работ, логическое обоснование работ (как работа связана с другими исполнителями), процедуры и правила, обратная связь (как работники выполняют свои обязанности по мнению начальства), внушающая информации (ориентирована на поддержку определенной задачи). Восходящие коммуникации представляют собой коммуникационные связи, направленные от подчиненных к менеджменту. Вверх восходит следующая информация: отчеты о произведенных действиях и достигнутых результатах, информация о возникающих проблемах и трудностях (сигнализирование), мнение подчиненных о необходимых изменениях в работе, восприятие сотрудниками своих показателей работы. Горизонтальные коммуникации представляют собой коммуникации онные связи между подразделениями или сотрудниками одного иерар- хического уровня. Например, информационные связи между различ- ными отделами, или различными цехами, или специалистами разных отделов. Здесь нет иерархии и информация в меньшей степени под- вергается искажениям. Горизонтально проходит следующая информация: по координации работ, по решению проблем внутри отдел он, по разрешению конфликтов. Все направления информации должны быть сбалансированы. Пре- валирование одного направления над другими снижает эффективность управления.
В эффективной организации информированность сотрудников должно находиться на достаточно высоком уровне. Это формирует чувство Причастности и собственной значимости, положительную установку на труд именно в данной организации, удовлетворяет естественное любопытство, препятствует возникновению неформальных групп и лидеров на почве недостатка информации.
Вопрос 121 ЧТО ТАКОЕ НЕФОРМАЛЬНАЯ КОММУНИКАЦИЯ? Ответ Неформальная коммуникация (неформальные каналы коммуникаций, Социальные коммуникации, поддерживающие коммуникации, слухи). Неформальные каналы сосуществуют с формальными, не зависят от Иерархического уровня и соединяют всех сотрудников организации. Существуют два типа неформальных коммуникаций: «прогулочное управление» и «тайный телеграф». «Прогулочное управление» заключается в том, что менеджер встре-чается с подчиненными на рабочих местах (прогуливается) и из бесед с ними получает информацию о проблемах и достижениях. При этом информация не искажается, проходя наверх через скалярную цепь. Считается, что такой тип коммуникаций весьма эффективен. «Тайный телеграф» представляет собой неформальную коммуни-
Вопрос 122 КАКОВЫ ЦЕЛИ И РЕЗУЛЬТАТЫ УСТАНОВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЙ?
Ответ Целями установления коммуникаций являются: 1. Организация информационного обмена. В случае устной коммуникации необходимо преодолеть или учесть барьеры непонимания: фонетический (невнятность речи, темп речи непонимание языка), семантический (непонимание смысла, использование жаргона), стилистический (несоответствие содержания и стиля, формы изложения). В случае письменной коммуникации речь идет о налаживании до- кументационного оборота на принципах необходимости и достаточ- ности, обеспечения легитимности информации (юридической силы). В постоянном обороте находится следующая документация. • Организационные документы: штатные расписания (перечня должностей и количество занятых на них сотрудников), правила внутреннего распорядка, трудовые договоры, служебные и до- кладные записки. • Распорядительные документы: приказы, распоряжения. • Плановые: производственные, ресурсные, финансовые планы, программы развития, стратегические планы, планы-графики. • Бухгалтерские: балансовый отчет, отчет о прибылях и убытки отчет об источниках средств и их использовании, план счетов. • Отчетно-статистические: отчеты для налоговой службы и цент- рализованного статистического учета. • Расчетно-денежные: банковские, счета, платежные поручения. • Финансовые: сметы затрат. • По материально-техническому снабжению и сбыту: счета-факту- ры, накладные, коносаменты. • По внешней торговле: контракты, соглашения о конфиденциаль- ности. Для правильной организации информационного обмена необходимо создать упорядоченную и непротиворечивую систему документов.
2. Установление взаимосвязей между людьми в организации. Эта цель установления коммуникаций не менее важна, чем предыдy- щая, поскольку способствует правильному пониманию задач орга-низации всеми ее сотрудниками и формированию благоприятного психологического климата. Технологически достигается с помощью как формальных, так и неформальных каналов. Критерий формальных коммуникаций — необходимость и достаточность. Неформальные коммуникации могут быть избыточными и выходить за рамки служебной тематики. Доступ к информации является признаком уважительного отношения организации к работникам и предполагает ответную 3. Формулирование общих взглядов на внутреннюю среду орга- Эффективные коммуникации способствуют этому процессу. Фор-
Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|