 |
Задание 4. Служебное письмо
|
|
|
|
1) Разработать бланк письма организации, указанной в варианте выполнения задания.
2) Оформить реквизит «Адресат»
3) Составить текст письма.
4) Подготовить документ для отправки в другую организацию.
5) Дополнить «от руки» готовый документ реквизитами, которые оформляются на предприятии – получателе письма.
Варианты выполнения задания:
| № варианта | Тип письма и его содержание |
| 1. | Письмо-просьба ОАО «Комплексные системы» к директору ООО «Краснополянского санаторно-курортного комплекса» об организации санаторно-курортного лечения в санатории «Лесной Бор», с указанием количества путевок, сроков заезда, разновидностей номеров |
| 2. | Письмо-приглашение предприятиям оптово-розничной торговли на открытие нового бутика элитного шоколада с просьбой посетить презентацию |
| 3. | Информационное письмо Администрации Арзамасского района управляющему отделением Сбербанка РФ № 368 об ошибочном зачислении ежемесячного детского пособия Серебряковой Анне Петровне, а не Серебряковой Альбине Петровне, как следовало, указав сумму пособия, расчетный счет банка, куда прошло зачисление и паспортные данные получателя |
| 4. | Письмо-просьба детского дома №1 Нижнего Новгорода директору завода железобетонных конструкций о выделении рабочих мест для трудоустройства воспитанников в 2006 году |
| 5. | Письмо-просьба Павловской птицефабрики в областную Администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 10 млн. рублей для реконструкции производства |
| 6. | Письмо-отказ Департамента физкультуры и спорта Нижегородской молодежной организации «Стажер» о дополнительном финансировании восстановления хоккейного корта |
| 7. | Гарантийное письмо ЗАО «Эконика» директору Всероссийского выставочного центра об оплате предоставленных выставочных площадей для проведения рождественской ярмарки обуви |
| 8. | Сопроводительное письмо открытого акционерного общества «Нижегородский машиностроительный завод» заместителю генерального директора ОАО «Курганмашзавод» о направление лекционных материалов по пользованию новым шлифовальным оборудованием, а также личных данных преподавателя Сергеева М.И. |
| 9. | Письмо-требование муниципального унитарного предприятия «Дирекция эксплуатации зданий» генеральному директору строительного управления №1 об устранении неполадок при прокладке канализации на ул. Розовой (не плотно закрываются крышки канализационных колодцев) |
| 10. | Письмо-поздравление Общества с ограниченной ответственностью «Центр инжекторных двигателей» генеральному директору Открытого акционерного общества «Городецкий судоремонтно-механический завод» с юбилеем |
Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.
|
|
|
Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с целью эффективного решения текущих производственных задач.
В настоящее время роль делового письма на бумажном носителе не снижается, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи, сотовой и т.п.).
Деловые письма оформляют на бланках, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (см. приложение 1). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов (см. приложение 2) для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями.
|
|
|
Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.
В текстах служебных писем рекомендуется использовать стандартные обороты речи (клише), соответствующие конкретному типу письма.
Текст письма может излагаться по одной из форм:
¨ от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю необходимым…», «настаиваю…» и т.д.);
¨ от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т.д.);
¨ от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не возражает…»).
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут содержать такие фразы, как:
- Оплату гарантируем…
- Качество изделий гарантируем…
- Сроки выполнения гарантируем…
- Данным письмом гарантируем (принять)…
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью.
Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Такие письма обычно начинаются со слов:
- Направляем инструкционные материалы…
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор… и др.
Информационные письма составляется с целью информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте (благодарность за содействие), содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения и т.п. Например,
- Прошу дать указание...
- Просим содействия в...
- Обращаю Ваше внимание...и прошу...
- Прошу принять меры по...
- В дополнение к...прошу рассмотреть...
- Свидетельствуем Вам наше почтение и просим Вас...
- Не откажите (нам) в любезности...
- Мы будем благодарны (Вам), если Вы...
- Желательно было бы ознакомиться...
- Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...
- Мы будем рады, если Вы...
- Пользуясь представленной возможностью…
- Приносим извинения за несвоевременный ответ…
- Направляем Вам…
- В соответствии с…
Письма-запросы составляются с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Они используются в тех случаях, когда невозможно решить вопросы взаимоотношений между разными юридическими лицами лично или по телефону. Например,
|
|
|
- Прошу довести до сведения...
- Убедительно просим подтвердить...
- Прошу Вас направить в мой адрес
- Обращаемся с просьбой...
- Позвольте обратиться к Вам с просьбой…
- Мы хотели бы получить...
Письма-ответы составляются как реакция адресата на письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, то в начале повторяется просьба, затем – обоснования причины отказа, и в конце – констатация отказа. Например:
- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…
- Вашу просьбу о… выполнить не сможем из-за…
- Ваша просьба об… рассмотрена…. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена
- На Ваш запрос сообщаем и ставим Вас в известность…
- На Ваш №… от… отправляем Вам…
- К сожалению, мы не можем
Письма-приглашения, письма-извещения обычно адресуются руководителю организации, должностному лицу или всему коллективу организации, и содержат предложения принять участие в семинарах, конференциях и т.п. Текст может начинаться со слов «Уважаемый…», «Уважаемые…» и продолжаться, например, следующим образом:
- Мы будем весьма признательны Вам за участие в…
- …просит принять приглашение…
- Разрешите пригласить Вас…
- Примите наше приглашение…
- Приглашаем Вас на …, которое состоится…
- Мы хотели бы пригласить вас…
- Мы были бы рады видеть Вас на…
Письма-сообщения – в них автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Наиболее распространенные речевые обороты:
- На Ваше... сообщаем, что...
- Сообщаю Вам...
- На обращение... сообщаем...
- Рады сообщить Вам, что...
- Настоящим сообщаем, что...
- В продолжение наших... сообщаем...
- Ставлю Вас в известность, что...
- Уполномочен поставить Вас в известность что...
- Считаю своим долгом поставить Вас в известность...
- Извещаем...
- Доводим до Вашего сведения...
- На основании вышеизложенного считаем необходимым...
|
|
|
- …уведомляет Вас...
Письма-требования – цель этих заключатся в том, чтобы заставить адресата выполнить, взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Например,
- Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…
- Согласно предварительной договоренности требуем…
- Настоятельно требуем произвести оплату...
Письма-поздравления составляются в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждении.
Текст таких писем составляются в свободной форме. Каждый абзац текста пишется с красной строки.
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) тип использованного бланка (в зависимости от расположения реквизитов);
2) необходимость использования клише при составлении реквизита «Текст документа»;
3) наличие записи о количестве составленных экземпляров письма и реквизита «Отметка о наличии приложения»;
4) оформление реквизитов «Адресат» и «Отметка об исполнителе»;
5) написание реквизитов «Отметка о поступлении документа», «Резолюция» и «Отметка об исполнении документа».
|
|
|
