 |
Задание 5. Распорядительный документ
|
|
|
|
1) Разработать бланк конкретного вида распорядительного документа.
2) Составить текст документа.
3) Дополнить «от руки» составленный документ реквизитами, которые проставляются в нем в подразделениях после распечатывания:
¨ визы согласования;
¨ резолюция;
¨ отметка о поступлении документа в подразделение;
¨ ознакомление с распорядительным документом;
¨ отметка об исполнении распорядительного документа
Варианты выполнения задания:
| № Варианта | Наименование вида документа | Автор документа | Содержание |
| 1. | Распоряжение | Начальник цеха | Экономия электроэнергии |
| 2. | Распоряжение | Ведущий инженер подразделения | Проверка технической документации в цехе |
| 3. | Распоряжение | Глава администрации | Порядок использования средств Фонда экономического развития |
| 4. | Распоряжение | Главный инженер завода | Проведение мероприятий, направленных на повышение качества произведенной продукции |
| 5. | Приказ | Генеральный директор акционерного общества | Проведение конкурса под девизом: «Сегодня – идея, завтра капитал» |
| 6. | Приказ | Директора фирмы | Создание комиссии по приему передаче товарно-материальных ценностей на складе |
| 7. | Указание | Ректор института | Введение новых цен на оказание образовательных услуг |
| 8. | Приказ | Директор завода | Создание комиссии по делам молодежи |
| 9. | Решение | Совет директоров | Участие в конференции |
| 10. | Указание | Генеральный директор муниципального унитарного предприятия | Порядок оформления организационно-распорядительной документации |
Приказ – распорядительный документ, представляющий собой решение единоличного органа управления организацией (руководителя организации), издаваемый в целях разрешения оперативных внутренних вопросов деятельности данной организации.
|
|
|
Указание – документ, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.
Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем организации (структурного подразделения) по текущим вопросам (производственным, административным, кадровым и др.) деятельности организации, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и иных распорядительных актов. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Решение – документ, принимаемый коллегиальным совещательным органом (собрание акционеров, советом директоров и др.) в целях разрешения производственных задач, вопросов, входящих в компетенцию данного органа. Данный документ подписывают все присутствующие.
Текст распорядительных документов состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указывают основания издания распорядительных документов (нормативные документы государственных органов, производственная необходимость и т.п.).
Распорядительная часть начинается с ключевого слова ПРИКАЗЫВАЮ – в приказах; ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, РЕКОМЕНДУЮ, НЕОБХОДИМО и прочие выражения в зависимости от содержания, - в других распорядительных документах. Ключевое слово пишется с нулевой позиции, в конце ставится двоеточие.
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт пишется с красной строки, а продолжение – без красной. В каждом пункте указывается:
¨ «кому» (исполнителю или структурному подразделению);
¨ «что сделать» (конкретные действия);
|
|
|
¨ «до какого числа» (сроки выполнения).
В последнем пункте распорядительной части документа обычно указывают на кого возлагается контроль над его исполнением.
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) последовательность написания фамилий и инициалов в пунктах распорядительной части документов и в подписи;
2) оформление реквизита «Виза согласования» и место его расположения;
3) оформление реквизита «Заголовок тексту»;
4) оформление реквизита «Виза ознакомления».
Задание 6. Организационный документ
Разработать организационный документ.
Варианты выполнения задания:
| № | Наименование вида документа | Кому предназначается | Описание содержания |
| 1. | Должностная инструкция | Инженеру-программисту | Функции, права и обязанности |
| 2. | Правила | Студентам факультета | Распорядок работы в терминал-классе |
| 3. | Положение | Преподавателям и студентам факультета | Условия проведения конкурса на лучшую студенческую работу |
| 4. | Правила | Сотрудникам ремонтной службы | Проведение ремонтных работ электрооборудования |
| 5. | Положение | Сотрудникам предприятия | Экспертная комиссия предприятия |
| 6. | Должностная инструкция | Инженеру-экономисту | Функции, права и обязанности |
| 7. | Инструкция | Всем сотрудниками организации | По технике противопожарной безопасности |
| 8. | Положение | Работодателю и членам комитета по охране труда | Права, обязанности, функции комитета |
| 9. | Должностная инструкция | Оператору ЭВМ | Функции, права и обязанности |
| 10. | Положение | Всем сотрудникам | Общие положения, функции, права и обязанности структурного подразделения |
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Положения бывают типовые и индивидуальные, а также положения о проведении каких-нибудь конкретных мероприятий (смотров, конкурсов, аукционов и т.п.). Положение составляется на общем бланке организации.
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Инструкции бывают типовыми и индивидуальными. Они могут издаваться:
|
|
|
¨ органом государственного управления;
¨ отраслевым органом управления;
¨ муниципальным органом управления;
¨ руководством организации.
Правила – нормативный акт, определяющий порядок работ (поведения), при
выполнении конкретного рода деятельности.
Все организационные документы состоят из разделов, подразделов, имеющих заголовки. Разделы, подразделы нумеруются арабскими цифрами, пишутся с красной строки. В конце заголовков точка не ставится.
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) оформление грифа утверждения (символы, место расположение);
2) оформление подписей и виз ознакомления;
3) оформление реквизита «Заголовок к тексту»;
4) нумерацию и написание заголовков разделов текста;
5) содержание каждого раздела текста.
Задание 7. Протокол
Оформить протокол какого-нибудь мероприятия в 2-х формах (полного и стенографического).
Оформить выписку из протокола по одному из вопросов того же заседания (совещания и т.д.)
Варианты выполнения задания:
| № варианта | Протоколируемое мероприятие |
| 1. | Заседание профсоюзного комитета |
| 2. | Заседание экспертной комиссии |
| 3. | Собрание трудового коллектива |
| 4. | Совещание у главного инженера |
| 5. | Оперативное совещание у директора |
| 6. | Производственное совещание у начальника цеха |
| 7. | Совещание у начальника планово-диспетчерского отдела |
| 8. | Заседание аттестационной комиссии |
| 9. | Собрание учредителей бланка |
| 1 0. | Собрание акционеров |
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллективного принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Протокол оформляется на общем бланке предприятия.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря протоколируемого мероприятия, список присутствующих и повестка дня.
Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
|
|
|
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ.
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – изложение текста выступления.
В полном протоколе текст пишется в третьем лице единственного числа («предложил», «обосновал» и т.д.), а в стенографическом протоколе – от первого лица единственного числа («считаю»… «предлагаю»…).
Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста протокола, один конкретный вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий ход обсуждения данного вопроса и принятое по нему решение. Выписку из протокола подписывает секретарь, он же её заверяет.
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) наличие (отсутствие) красной строки при написании реквизитов вводной и основной части;
2) порядок, в котором перечисляются фамилии присутствующих;
3) оформление списка присутствующих (если их 10 и менее, если их более 10, если среди присутствующих есть представители других подразделений или других организаций);
4) оформление заверительной зоны.
Задание 8. Акт
Оформить акт, подтверждающий какое-либо действие или событие.
Варианты выполнения задания:
| № варианта | Тема |
| 1. | Сдача-приемка материальных ценностей |
| 2. | Обследование условий труда |
| 3. | Испытание образцов продукции |
| 4. | Экспертиза ценности и выделение к уничтожению документов |
| 5. | Проверка состояния хранения документов |
| 6. | Нарушение санитарного состояния торговых точек |
| 7. | Ревизия организации (порядка) сдачи в аренду помещений |
| 8. | Инвентаризация склада |
| 9. | Несчастный случай на производстве |
| 10. | Ликвидация организации |
Акт – документ, составленный несколькими лицами или комиссией и подтверждающий установленные факты (события).
В некоторых случаях акты могут не только фиксировать установленные факты и события, но и содержать выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение этого в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
|
|
|
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
В вводной части последовательно указываются: основание (наименование документа, его дата и номер); составлен комиссией; председатель; члены комиссии; присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся обычным шрифтом с прописной буквы, с нулевой позиции табулятора.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр – бухгалтерия,
2-й экземпляр – коммерческий отдел,
3-й экземпляр – покупатель.
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) правильность датирования документа;
2) оформление реквизита «Заголовок к тексту»;
3) оформление списка присутствующих (после слова "Составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже));
4) целесообразность добавления реквизитов «Отметка о наличии приложения» и «Гриф утверждения»;
5) Оформление реквизита «Подпись».
Список источников
Нормативные акты
1. Конституция РФ. М.: Проспект, 2000.
2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000г. № 2 - ФКЗ «О государственном гербе РФ» (с изм. От 9 июля 2002 г., 30июня 2003г.).
3. Федеральный закон от 20 февраля 1995г. № 24 - ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. От 10 января 2003г.).
4. Федеральный закон от 27 декабря 2002г. № 184- ФЗ «О техническом регулировании».
5. Федеральный закон от 10 января 2002г. № 1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
6. Федеральный закон от 14 ноября 2002г. №161 – ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятий».
7. Закон РФ от 23 сентября 2002г. № 3520 – 1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» (с изм. От 27 декабря 2000г., 30 декабря 2001г., 11 декабря, 24 декабря 2002г.).
8. Федеральный закон от 7 июля 2003г. №126 – ФЗ «О связи» (с изм. От 23 декабря 2003г.).
9. Указ президента РФ от 30 ноября 1995г. №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (с изм. от 24 января 1998г., 6 июля, 10 сентября, 2001г., 29 мая 2002г.).
10. Указ президента РФ от 6 марта 1997г. №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»
11. Федеральный закон от 15 июля 2004г. «О коммерческой тайне».
12. Постановления Правительства РФ от 26 сентября 2000г. №725 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
13. Положение о Федеральной архивной службе России // СЗ РФ. 2003. №30.
14. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 – 93. М.: Госстандарт России, 1994.
15. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицирование системы документации. Унифицированая система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.
16. ГОСТ Р 51141 – 98.Дело производство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
17. ГОСТ ИСО 8601 – 2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требование.
18. ГОСТ Р 7.1 – 2003. система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическая описание. Общее требование и правила составления. М.:ИПК Изд-во стандартов 2004.
19. Государственная система документированного управления. Общее требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: Главархив, 1991.
20. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004.
21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.:Росархив, 2000.
Литература
1. Организационно –распорядительная документация. Требование к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003. М.: Росархив, 2003.
2. Делопроизводство: Учебник/ М.И. Басакова, О.И. Замыцкова. – Изд. 5-е, испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 352с. (СПО).
3. Документооборот в организации: практ. пособие/ Н.Н. Анодина. – 3е. изд., перераб. и доп. – Москва: Омега-л, 2007. – 184с.
4. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: практическое пособие с образцами документов / В. И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2008. – 224 с.
5. Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие.– 3-е изд., перераб. и доп. / М. И. Басаков. – М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2007. – 336 с
.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1.
|
|
|
