Детальная постановка задачи

Следующий этап — детальная постановка задачи. Корректная по-
становка задачи — уже повышение вероятности успеха и сокращение
затрат на проект на 30 — 50%. Четкие ответы на вопрос «Что надо?» ча-
сто сразу дают ответ на вопрос «Как делать?». Особенностью россий-
ских правил учета является тот факт, что изменения в них часто носят
весьма глобальный характер, в результате четкого понимания всех из-
менений на этапе начала проекта нет ни у кого в организации. Для ре-
шения этой проблемы используются приемы, которые рассмотрены
ниже.

Описание глобальной цели проекта включает ответы на вопросы
«Зачем?» как для внешней среды (Зачем ЦБ РФ издал такую инструк-
цию?), так и самой организации и ее подразделений (Зачем организа-
ции реализовывать этот проект?). Вариантов ответов на последний вопрос может быть несколько: «Чтобы организацию не оштрафовали» (са-
мый неудачный ответ), «Данная инструкция позволит снизить операци-
онные риски от совершения операций» и т.д. Анализ ответов позволит
не только более точно понимать детали изменений, но и прогнозиро-
вать дальнейшие дополнения и исправления.

Создание единого информационного пространства проекта.
В простейшем варианте оно представляет собой директорию, в кото-
рой все участники проекта записывают имеющуюся у них информацию
и соображения по поводу решаемой задачи. Более сложным вариан-
том является организация интранет-конференции.

Использование ролевого моделирования процесса подразуме-
вает обыгрывание несколько раз бизнес-процесса всеми его участни-
ками с обязательной регистрацией всех выполняемых действий и поже-
лании:

Сотрудник отдел отчетности
Я формирую отчет группировки платежей по статьям расхода за
период. В качестве параметра отчета я должен определять интервал дат.
Отчет должен иметь следующую
форму:

Данный прием моделирования позволяет максимально использовать
имеющийся человеческий капитал, поскольку каждый участник строит
свой бизнес-процесс самостоятельно, а общий контроль осуществляет
руководитель и представители других подразделений.

Описанные приемы помогут группе более точно понять и написать
техническое и бизнес-задание проекта. В бизнес-задании описываются
основные функциональные требования, техническое — отражает бо-
лее детальную информацию, особенности, включая параметры и под-
ходы к реализации. Иногда они подготавливаются разными людьми, но
гораздо чаще представляют единый документ, который готовится од-
ним человеком — аналитиком. Далее мы не будем делать различий меж-
ду этими документами и понятиями.

Следует помнить, что, если точного задания не получится, придется
давать системе, реализующей проект, дополнительную гибкость. Но ре-
ализация универсальной, гибкой бизнес-функции требует в несколько
раз больше ресурсов на разработку и сопровождение, чем статичное
решение.

Кроме того, рекомендуется вести разработку двух заданий, кото-
рые условно можно назвать: «Программа-минимум» и «Программа-
максимум». В первом варианте нужно описать минимальные измене-
ния в организации по сравнению с текущим положением дел, доста-
точные для реализации основной цели. Второй документ должен
составляться с учетом всех пожеланий и перспектив. Как правило, в
конце проекта будет реализован некоторый промежуточный вариант.
Имея установленный проект бюджета, группа сначала реализует толь-
ко самые необходимые требования (на это бюджета, как правило, хва-
тает), а потом либо будет дополнять данное решение новыми возмож-
ностями, либо аргументирует прекращение работ и возьмет на себя
ответственность за это.

В любом случае при постановке задачи, как и везде, вредны крайно-
сти. Многие проекты были загублены чересчур грамотными аналитика-
ми, которые месяцами составляли задания, исчисляемые сотнями стра-
ниц. Потом сами же с трудом могли понять, что они имели в виду, на-
столько запутана и сложна была задача или ее описание.
Поверхностность также вредна. Исходя из практического опыта, мож-
но сказать, что ориентирами «золотой середины» могут являться пара-
метры объема работ по подготовке технического задания, представлен-
ные в табл. 15.

Таблица15