 |
Распределение полномочий по программе аудита
|
|
|
|
Типы аудитов качества: аудит первой стороны, аудит второй стороны, аудит третьей стороны, аудит адекватности, аудит соответствия и др.
Типы аудиторских проверок:
В соответствии с изложенными причинами оценки качества, существуют три типа аудиторской проверки качества:
1. А удит первой стороной является внутренним аудитом либо продуктов, либо СМК. Аудит проводится силами внутренних аудиторов, которыми могут быть либо специально обученные сотрудники самой компании, либо приглашенными внешними аудиторами, которые выполняют в данном случае роль аудиторов первой стороны. Современная компания, выбравшая миссию там должна иметь своих аудиторов из числа сотрудников.
2. А удит второй стороной является внешним аудитом, проводимым покупателем в. целях выявления соответствия процессов и продуктов поставщика требованиям, установленным покупателем.
3. Аудит третьей стороной является независимым внешним аудитом, проводимым специальным агентством или органом по сертификации. Эти организации должны быть сертифицированы на право проведения аудита качества и уполномоченные на право заносить в регистр организации, сертифицированные в результате аудита.
4. Комплексные и совместные (несколько организаций проверяют другую) аудиты.
Аудит на адекватность.
Аудит на адекватность устанавливает степень соответствия системы документов, представленной руководством по качеству и сборником процедур, требованиям применяемых стандартов.
Он обычно осуществляется путем сравнения документов системы менеджмента с требованиями стандарта и подтверждением адресации каждой статье.
Аудит на соответствие.
Аудит на соответствие - устанавливает степень понимания, выполнения и соблюдения персоналом документированной системы, т.е. аудитор ищет соответствие между запланированными целями в области качества, непосредственно на рабочем месте и оценивает:
|
|
|
- в каком порядке, при взаимодействии с кем, на основании каких требований, в течение какого времени, и как именно проверяемое подразделение выполняет требования СМК?
- как подразделение документально подтверждает факт пооперационного выполнения установленного порядка?
- как именно исполнители на своем рабочем месте выполняют конкретную процедуру и фиксируют ее фактическое выполнение?
- чем подтверждается качество процесса, продукции/ услуги и его улучшение?
Аудит продукции /проекта/ процесса.
Это вертикальный (сквозной) аудит, при котором рассматривается вся система производства определенной продукции или услуги. Этот тип аудита используется обычно при проверке отдельного проекта, или если это специально оговорено в контракте. Этот тип аудита используется для программного обеспечения.
Внешний аудит.
Внешний аудит осуществляется компанией у своих поставщиков или подрядчиков. Это может быть аудит на адекватность или на соответствие.
Внутренний аудит.
При внутреннем аудите организация изучает свою собственную систему, процедуры и деятельность и определяет их адекватность или соответствие.
№ 43 Требования к личным качествам и подготовке аудиторов качества.
Важнейшие принципы проведения аудита:
Касающиеся аудиторов:
- этичное поведение (соблюдение правил профессиональной этики)
- беспристрастность (обязательство представления правдивых и достоверных отчетов)
- профессиональная осторожность (навыки и здравые суждения при проведении аудита)
Распространяющиеся на процесс аудита:
- независимость (обеспечение беспристрастности и объективности выводов в ходе аудита)
|
|
|
- обоснованность (достижение надежных и воспроизводимых результатов путем систематических действий о аудиту).
Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита (ИСО 9001).
Важную роль в выборе аудиторов играет: компетентность. Аудитор должен обладать специфическими знаниями в области качества, владеть общими знаниями и навыками в области проводимого аудита и специфическими знаниями и навыками в области охраны окружающей среды.
Также важную роль в подборе аудиторов играет опыт работы и образование.
Из личных качеств можно отметить объективность и открытость, наличие навыков устного и письменного общения, навыки межличностного общения: (внимательно слушай; не навреди; не обижай; демонстрируй уважение; демонстрируй, что вы союзники в цели улучшения деятельности; избегай эмоциональных оценок; умей аргументировать и быть логичным и доказательным в выводах).
№ 44 Содержание программы аудитов: объем программы аудитов, ресурсы, формирование аудиторских групп, ответственность за программу аудита.
Первоначальные действия:
Определить цели, область и критерии аудита
Определить возможности проведения аудита
Ознакомиться с документами
Подобрать команду
5. Составить план аудита
Программа аудита- совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.
Программа аудита включает всю деятельность, необходимую для: планирования, обеспечения ресурсами, разработки процедур, проведения аудита.
Распределение полномочий по программе аудита
↓
Разработка программы аудита:
- цели и объем
- ответственные
- ресурсы
- процедуры
↓
Внедрение программы аудита:
- план-график аудитов
-оценивание аудиторов
- формирование аудиторской группы
-руководство работами по аудиту
-ведение записей
↓
Мониторинг и анализ программы аудита:
-мониторинг и анализ
- определение потребностей в корректирующих и предупреждающих действиях
-идентификация возможностей для улучшения
При подборе команды аудиторов необходимо ориентироваться на опыт аудита, производственный опыт, образование и обучение на аудитора.
|
|
|
№ 45 Организация проведения аудита: план аудита, выбор аудиторской группы, первоначальный контакт с проверяемой организацией.
Составление плана аудита:
- цели и область аудита (что проверяем, для чего запланирован аудит)
- определение критериев аудита и ссылочных документов (перечень требований, на соответствие которым проводится аудит)
- дата и место проведения аудита
-распределение ролей и обязанностей участников команды аудита
- расписание проверяемой деятельности (совещание, продолжительность аудита на месте и т.д.)
- определение состава рабочих документов по проверке
- имя и должность проверяемых
- согласование плана проверки с проверяемым подразделением (для аудита первой стороной)
При подборе команды аудиторов необходимо ориентироваться на опыт аудита, производственный опыт, образование и обучение на аудитора. Аудитор- лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита. Аудиторская команда- один или несколько аудиторов, проводящих аудит, которым, при необходимости, помогают технические эксперты (лицо, предоставляющее аудиторам специальные знания и опыт.
Ознакомьтесь с проверяемой организацией: запросите анкету предприятия, определите вид осуществляемой деятельности, численность рабочих и ИТР, сменность, определите основных поставщиков сырья, материалов и комплектующих, услуг, основных потребителей.
№ 46 Проведение аудита на месте: предварительное совещание, сбор информации, верификация данных, заключительное совещание
Проведение вступительного совещания:
- представление участников, включая изложение их ролей
- подтверждение целей, области и критериев аудита
- подтверждение расписания аудита
- методы и процедуры, используемые при проведении аудита, включая сообщения проверяемой организации, что свидетельства аудита будут основываться только на выборке имеющейся информации, в связи, с чем при аудите существует элемент неопределенности
|
|
|
- подтверждение официальных каналов связи
- подтверждение языка, используемого при аудите
- подтверждение того, что при аудите проверяемая организация будет информироваться о ходе проведения аудита
Коммуникация при аудите:
- внимательно слушай;
- не навреди;
- не обижай;
-демонстрируй уважение;
-демонстрируй, что вы союзники в цели улучшения деятельности;
-избегай эмоциональных оценок;
-умей аргументировать и быть логичным и доказательным в выводах.
Роли и обязанности сопровождающих и наблюдателей:
- установление контактов и выбор времени для интервью
- организация посещений конкретных мест на площадке или в организации
- обеспечение уверенности в том, что действующие правила безопасности известны членам аудиторской команды и соблюдаются ими
-выступление в качестве свидетелей от имени проверяемой организации
- разъяснение или помощь в сборе информации
Сбор и проверка информации:
- опрос персонала (интервью)
- наблюдение за деятельностью
-просмотр документации
Получение результатов аудита:
- свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита
- при необходимости, аудиторы должны собираться для анализа результатов аудита на соответствующих стадиях в процессе аудита
- соответствия критериям аудита должны быть обобщены и соотнесены с подразделениями, функциями и процессами, которые прошли аудит
- несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны регистрироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны быть проанализированы совместно с представителями проверяемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны.
Подготовка заключений по результатам аудита:
Аудиторская команда собирается, чтобы:
- проанализировать результаты аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную в процессе аудита, с точки зрения целей аудита
- согласовать заключения по результатам аудита, с учетом элемента неопределенности, свойственного процессу аудита
- подготовить рекомендации, если это предусмотрено целям аудита
Обсудить последующие действия, если это включено в план аудита
Проведение заключительного совещания:
- сообщить результаты аудита
- обсудить сомнительные ситуации, влияющие на результаты
- обсудить спорные моменты (зарегистрировать неустранимые разногласия)
- сделать необходимые рекомендации (если соответствует целям аудита)
- вести протокол совещания (если необходимо)
№ 47 Опрос персонала при аудитах качества. Подготовка к опросам, время опросов, этика поведения, записи.
|
|
|
При опросе персонала необходимо соблюдать следующие правила:
- внимательно слушай;
- не навреди;
- не обижай;
-демонстрируй уважение;
-демонстрируй, что вы союзники в цели улучшения деятельности;
-избегай эмоциональных оценок;
-умей аргументировать и быть логичным и доказательным в выводах.
Аудитор собирает показатели и записывает обнаруженные отклонения.
При подготовке к опросам необходимо, прежде всего, определить цели поиска: какая Вам нужна информация? Переведите ее в вопросы!
Вопросы должны быть понятны опрашиваемыми;
Ответы должны быть известны опрашиваемым;
Вопросы не должны наводить на ответ;
Вопросы не должны способствовать откровенности;
Вопросы должны задаваться в определенном порядке.
Заранее подготовьте «Вопросники», которые отражают программу аудита. Регистрировать полученные данные (свидетельства аудита) Вы можете в форме данных «Вопросников», которая разработана в соответствии с процедурами. Определите время необходимое для сбора информации по каждому из пунктов.
По окончании аудита подготовьте отчет, который включает:
- цели аудита, область аудита, заказчика аудита, руководителя и членов аудиторской группы, даты и места, где проводился аудит на местах, критерии аудита, результаты аудита, заключения по результатам аудита
- содержание соответствует представленному на заключительном совещании
- основан на фактическом материале
Отчет не включает:
- политические, «чувствительные» аспекты
- аспекты вне области аудита/критериев
-аспекты, не обсуждавшиеся во время аудита
№ 48 Разработка матрицы критериев аудита: проверяемые элементы, проверяемые подразделения, форма матрицы.
Под критериями проверки (аудита) объекта следует понимать совокупность требований внешних и/или внутренних нормативных документов, имеющих статус проверяемых элементов (ПЭ), применительно к каждому рассматриваемому объекту.
Для разработки плана сертификационного аудита необходимо в организационной структуре предприятия выделить все подразделения, входящие в СМК, и на этой базе построить матрицу формирования критериев проверки СМК. В матрицу заносятся аббревиатуры руководящего состава предприятия, а также подразделений, участвующих в СМК и требующих проведения сертификационного аудита и инспекционных проверок. В верхней строке отображается полный состав фактически ПЭ. Таким образом, каждая строка матрицы отображает состав критериев проверки отдельно взятого объекта СМК.
Матричный подход был неоднократно апробирован авторами при подготовке сертификационных аудитов. Первое направление использование матрицы в качестве нормативного документа в СМК предприятия.
Формирование подобных матриц пока нигде и никем не регламентируется. Разработка такой матрицы может помочь в решении многих проблем, возникающих при планировании аудита СМК, поскольку:
· при вовлечении в разработку такой матрицы руководства и ведущих специалистов предприятия обеспечивается более глубокое понимание проблем СМК широким кругом специалистов;
· матрица, получившая статус утвержденного документа СМК, дает наглядное и полное представление взаимосвязи требований стандарта ИСО 9001:2000 с направлениями деятельности подразделений предприятия;
· матрица, являясь нормативным документом СМК, может служить основополагающим документом для объективного, полномасштабного и сбалансированного планирования в службе качества периодических внутренних проверок СМК;
· матрица может превратиться в годовой график проведения внутренних проверок СМК, в котором сразу будут видны объем и сроки проверки, если с правой стороны добавить колонку, где указывать календарную дату внутренней проверки каждого подразделения. Второе направление использование матрицы органом по сертификации СМК как базового документа при подготовке к сертификации.
Эта матрица может служить основой:
· для объективной оценки глубины и полноты понимания руководящим составом предприятия проблем СМК во взаимосвязи с требованиями ИСО;
· для разработки Плана аудита СМК при подготовке работы комиссии;
· для планирования органом по сертификации сбалансированных объемов проведения инспекционных проверок в период действия сертификата.
№ 49 Цели проведения внутренних аудитов СМК: проверка соответствия запланированного мероприятия, проверка соответствия требованиям стандарта на СМК, проверка соответствия требованиям к системе менеджмента качества, эффективность внедрения СМК, поддержание в рабочем состоянии СМК.
Цели внутреннего аудита:
- Верификация соответствия требованиям МС ИСО (на соответствие СМ)
- Оценка возможности СМ обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта
- Оценка результативности СМ для достижения конкретных целей
- Установление результативности производственных процессов
- Верификация соответствия качества продукции на различных этапах ее изготовления и процессов всем установленным требованиям
- Идентификация областей потенциального улучшения СМ, в т.ч. продукции и процессов
- Проверка выполнения и результативности корректирующих и предупреждающих мероприятий
Основные направления внутреннего аудита:
- качество документации процесса
- соответствие осуществляемой деятельности процесса существующей документации
- результативность процесса
СМ, как объект внутренней проверки:
∙ проверка документации и фактического выполнения требований, изложенных в документации СМ:
- оценка соответствия требованиям МС ИСО, руководства по ИСМ, политике, целям и другим нормативным документам
- выполнение процедуры управления документацией
- проверка качества документации
- наличие и доступность документации на местах
Одно из основных направлений аудита первой стороной является качество документации процесса:
Проверка соответствия существующей документации требованиям международных (ИСО 9001) и собственных стандартов (РК, процедур и т.д.)
Цель: определить области соответствия существующей документации установленным требованиям, для улучшения существующей документации.
Направление внутренней проверки: соответствие осуществляемой деятельности процесса существующей документации:
Проверка деятельности процесса: проверка соответствия осуществляемой деятельности требованиям международных и собственных стандартов.
Цель: определить области для улучшения осуществляемой деятельности, соответствия осуществляемой деятельности, несоответствия осуществляемой деятельности
Направление внутренней проверки: результативность процесса:
Проверка результативности процесса: определение целей и планов деятельности процесса и степени их достижения.
Цель: определить области для улучшения результативности процесса при планировании, мониторинге, принятии корректирующих и предупреждающих действий, при определении основных направлений для улучшения процесса.
№ 50 Документированная процедура организации по проведению внутренних аудитов качества: порядок разработки документа, содержание документа, назначение документа.
Внутренний аудит является одним из требований ИСО 9001:2000 к системе менеджмента качества. Стандарт обязывает компании разрабатывать документированные процедуры планирования, проведения, учета и ведения записей периодических внутренних аудитов системы менеджмента качества. ИСО 9004:2000, который дает рекомендации по улучшению деятельности, рекомендует также установить работающий и результативный процесс внутреннего аудита.
Процедура внутреннего аудита: Данная процедура определяет ответственность и требования по планированию и проведению внутренних аудитов, представлению результатов аудита и ведения записей аудита. Цель периодических аудитов - определить, эффективно ли внедряется и поддерживается система менеджмента качества.
Подготовка документов
Рекомендуется документировать процедуры в однородном формате. К примеру, документ должен содержать изложение ее цели, масштаба применения, процесса и видов деятельности, требований для каждого этапа процесса, записи и перечня ссылочных документов, если таковые имеются. Указания по подготовке руководства по качеству и документированию процедур можно получить из ИСО/ТО 10013:2001.
В ИСО 9001:2000 также предусмотрено, что документы могут быть выполнены на любом носителе - к примеру, бумаге; магнитном, электронном или оптическом диске; или комбинации этих носителей. Компании могут хранить свои документы в электронном виде или как в электронной, так и в печатной форме. Какой бы носитель информации ни был использован, требования контроля применяются одинаково ко всем документам. К примеру, если компания использует и электронные, и бумажные носители, и, если электронный документ пересматривается или правится, изменения или правки должны быть одновременно внесены в бумажную копию этого документа. Для сертификации третьей стороной приемлемо документирование на одном носителе или на комбинированных носителях.
Процедура по проведению внутренних аудитов в идеале строится в соответствии со структурой ISO 9001, указывая раздел ISO 9001, к которому они относятся, хотя это не обязательное требование ISO 9001. Последовательность разработки процедуры:
|
|
|
