Определение документа в библиотековедении. Документ как объект библиотечного дела

Сравнивая это определение с приведенными выше, можно отметить, что документ в библиотечном деле — это Доку­мент IV за исключением Документов VIII, VII, VI, потому что сохранение документов, которые имеют только правовое (юридическое) значение и не предназначаются для широкого рас­пространения, не входит в сферу деятельности библиотеки.

Отсутствие необходимых реквизитов на материальном объек­те с записью информации не означает, что он не может использо­ваться для передачи информации во времени и пространстве, но этот недостаток мешает точной идентификации документа, ли­шает его необходимой достоверности, вызывает трудности в пользовании документом; в конечном итоге, не позволяет ис­пользовать этот материальный объект с записью информации "как единицу в ходе осуществления информационной (документационной) деятельности". Поэтому при отсутствии необходи­мых реквизитов в документе специалист — коммуникационный посредник — прилагает усилия для того, чтобы идентифициро­вать документ, используя средства и источники информации, находящиеся вне данного документа. Найденные в результате такого поиска данные вносятся в документ как его реквизиты.

Выводы

В современном документоведении значительное внимание уделяется определению "документа" как объекта делопроиз­водства, архивного и библиотечного дела, библиографии, лю­бой информационной деятельности.

Среди зафиксированных в государственных стандартах и терминологических словарях дефиниций документа наиболее пригодным для сферы деятельности библиотек является опре­деление документа как "записанной информации", то есть зна­чение Документа IV.

Определения документа как записанной информации не до­статочно для того, чтобы отделить документы, с которыми имеют дело в библиотечной деятельности, от других объектов, формально подпадающих под такую дефиницию. В определе­нии документа как объекта библиотечного дела нужно подчер­кнуть, что он является записанной информацией, зафиксиро­ванной на (в) вещевом изделии, основной функцией которого является хранение и распространение информации во времени и пространстве.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. В каких государственных стандартах приводилось опре­деление документа? Какие преимущества и недостатки каждо­го из этих определений?

2. Как определяется документ в международных стандар­тах?

3. Какое значение документа принято в современной ин­формационной деятельности и информационной науке?

4. Как определяется документ с точки зрения библиотеко­ведения?

5. Объясните понятия "официальные документы", "доку­менты личного происхождения" и "личные документы".

6. Каковы отличия делопроизводственных и архивных до­кументов?

7. Какие термины, обозначающие понятие "документ", употребляются в международной архивной практике и тео­рии?

8. Найдите определения документа в современных слова­рях, монографиях и учебниках по библиотечному делу, инфор­матике и смешанным отраслям знания. Объясните их соотно­шение с понятием Документ IV.

Тема 4

ФУНКЦИИ, СВОЙСТВА И ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА

Понятия функций и свойств документа тесно связаны с его определением. Иногда они перечисляются в определении, иногда выводятся из него.

Трактовки функций и свойств документа так же разнооб­разны, как и значения понятия "документ". Среди функций и свойств документа есть такие, которые присущи самому широ­кому значению понятия "документ" (то есть любой трактовке документа); такие, которые характеризуют значение "доку­мента" того или иного низшего уровня, и такие, которые при­сущи лишь документам определенного вида. Понятия функ­ций документа принадлежат к дискуссионным вопросам документоведения, разные авторы определяют и комментиру­ют их по-разному.

Рассмотрим функции и свойства документа, присущие лю­бому его значению.

4.1. Понятие "функции документа". Главная (сущностная) функция документа и производные от нее

Понятие "функция" имеет разные значения (обществен­ное, математическое, физиологическое, лингвистическое). Поскольку документ — это объект, создаваемый обществом, к нему применяют общественное значение понятия "функции": "обязанность, круг деятельности; назначение, роль"¹. "Функ­ция документа — это его общественная роль, социальное на­значение, цель, задача", — пишет Наталья Николаевна Куш-наренко².

Анализ показывает, что документ выполняет не одну функ­цию, а несколько, или определенное множество функций. По­этому документ является полифункциональным объектом (от лат. "поли", что означает "много"). Разные функции докумен­та не являются однопорядковыми. Есть функции главные и производные (подчиненные); общие (присущие всем докумен­там) и специальные (присущие отдельным группам, видам, до­кументов), а также есть конкретные функции, присущие определенным ограниченным группам (жанрам, видам) доку­ментов.

В теоретическом плане вопрос о функциях документа изу­чался, прежде всего, применительно к определенным жанрам и видам документа (то есть изучались конкретные и специаль­ные функции). Но в последнее время появились труды, посвя­щенные, главным образом, общим функциям документа³. Характеристика функций документа настолько разнообразна, что автор данного пособия решил отойти от традиционного спо­соба изложения материала (сначала — изложение мнений раз­ных авторов, потом их критическое рассмотрение, и только после этого — собственные предложения). В данной теме будет излагаться позиция автора, которую желающие могут само­стоятельно сравнить с другими мнениями.

На наш взгляд, нужно сначала выделить главную, сущнос­тную функцию любого документа — социально-коммуника- ционно-информационную. Эта функция вытекает из определе­ния документа как единства информации и материального (вещественного) носителя, которое используется в качестве ка­нала передачи информации в обществе. Это определение явля­ется функциональным, потому что показывает роль (назначе­ние) документа в обществе.

Следовательно, функциональная сущность документа за­ключается в том, что он является особой формой канала пере­дачи информации в системе социальных коммуникаций: такой формой, в которой переданное сообщение фиксируется на (в) материальном (вещественном, субстанциальном) носителе, обеспечивающем передачу сообщения во времени и делающем возможной передачу сообщения (вместе с документом) в про­странстве.

В имеющейся литературе, посвященной функциям доку­мента, информационная функция выдвигается на первый план как "наиболее обобщающая", но, на наш взгляд, она является лишь стороной единой социально-коммуникационно-инфор­мационной функции.

Нет также необходимости выделять отдельно "социальную функцию" документа, потому что все функции документа яв­ляются социальными, или общественными, поскольку доку­мент функционирует в обществе, возникает в ответ на потреб­ности общества и удовлетворяет их. А особый — социальный — характер коммуникации и информации, с которыми связа­но возникновение документа, можно подчеркнуть в названии его главной функции — социально-коммуникационно-инфор­мационной.

Эта главная функция отражает функциональную сущность понятия "документ". Однако она не показывает отличий доку­мента от других средств (каналов) коммуникации, обусловлен­ных материальной формой документа. Эту задачу выполняют общие функции документа, производные от главной. К таким функциям, обусловленным материальной формой докумен­та, отнесем: 1) функцию фиксации (закрепления) информа­ции на материальном (вещественном, субстанциальном) носи­теле, отчужденном от человека; 2) функцию сохранения информации, то есть передачи ее во времени в неизменном виде. Благодаря этим функциям документ обеспечивает диа-хронную коммуникацию (в отличие от синхронной, которая происходит при непосредственном контакте коммуникаторов или при передаче информации с помощью энергетических ка­налов). На выделении этих функций основано определение до­кумента, данное Анджеем Суски: "Документ — субстанциаль­ный временной коммуникант"¹.

У некоторых авторов функции "сохранения информации" соответствует другое название: "кумулятивная функция". Эта функция объясняется таким образом: "Способность доку­мента накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и гря­дущего поколений"¹. На наш взгляд, это название и его трактовка свидетельствуют больше о функции определенных собраний (фондов) документов, производной от изначальной функции любого документа, — функции сохранения информа­ции.

4.2. Другие общие функции документа. Понятие специальных и конкретных функций документов

■

Итак, общими мы называем функции, присущие всем доку­ментам. Среди них на первом месте — главная, сущностная функция документа (социально-коммуникационно-информа­ционная) и производные от нее функции, обусловленные мате­риальной формой документа (фиксация информации на вещес­твенном носителе, отчужденном от человека; сохранение информации). Некоторые авторы этим перечнем ограничива­ют общие функции документа.

Но наряду с названными функциями, отражающими сущ­ность документа и его особенности, связанные с материальной формой, можно выделить ряд функций более частного характе­ра, обусловленных назначением коммуникации, то есть конеч­ной целью передачи информации. Поскольку конечная цель может формулироваться по-разному, выделяют соответственно несколько таких функций. К ним относятся пять функций:

— познавательная;

— свидетельства;

— мемориальная;

— культурная;

— управленческая.

В отдельных видах документа одна или две-три из перечис­ленных функций преобладают, что дает основание считать их специальными функциями. Однако, на наш взгляд, все эти

функции присущи всем документам, хотя и выполняются в разной степени теми или иными разновидностями документа. Вместе с тем в некоторых документах преобладают одна или несколько таких функций, поэтому они могут быть основани­ем для классификации документов, то есть выделения их ви­дов с учетом преобладания той или иной функции.

На первом месте среди данной группы функций следует назвать познавательную, или когнитивную (от лат. cognitio — знание, познание). Важнейшее значение этой функции подтверждается этимологией слова "документ", которое про­исходит от лат. docere — учу, обучаю.

Познавательная функция документа имеет несколько ас­пектов. Первый и наиболее очевидный из них: документ слу­жит средством передачи знаний от одного субъекта коммуни­кации (коммуниканта) к другому (реципиенту). Большинство документов создаются именно для того, чтобы передать опре­деленные знания, и используются они потребителями инфор­мации для того, чтобы получить знания, содержащиеся в доку­ментах. Отметим, что о передаче "знаний" мы говорим здесь условно, имея в виду содержание всех форм общественного со­знания, а не только науки. Эту функцию документа определя­ют также другими словами: "усвоение общественного опыта", "обмен идеями", "передача мыслей" и т. п.

Второй аспект познавательной функции документа состоит в том, что документ является отражением объективной дей­ствительности. Очевидно, что содержание информации, или знаний, зафиксированных в документе, возникает не само по себе, "ниоткуда", в сознании коммуниканта. Документ являет­ся результатом познания объективной реальности, данной по­знающему субъекту как непосредственно, в форме явлений или эмпирической реальности, так и опосредованно, в создан­ных ранее другими людьми документах — отражениях этой реальности — или в виде устной передачи опыта.

Третий аспект познавательной функции документа опреде­ляется ролью процесса документирования (то есть процесса со­здания документа) в завершении процесса познания, или, точнее, в осознании субъектом того, что познано. Эта роль до­кумента наиболее ярко проявляется при создании документов, отражающих результаты научных исследований или художес­твенного творчества: произведение окончательно формируется именно в процессе документирования. Этот же аспект познава­тельной функции документа можно заметить и в процессах до­кументирования "для себя" (то есть в автокоммуникации): конспектировании учебной или научной литературы, ведении личных дневников и т. п. (поскольку во время документирова­ния завершается осмысление полученной информации). Во всех подобных случаях документируемое знание становится личностным знанием автора документа именно в момент доку­ментирования.

Следовательно, познавательную функцию документа мож­но определить как "получение и передачу знаний в обще­стве". Документ является завершающим этапом процесса познания объективной реальности и началом, источником процесса передачи знаний из индивидуального в обществен­ное сознание, то есть процесса обобществления знаний. Извес­тно, что разные виды документов занимают разные места в процессе познания, в частности в научно-исследовательской, опытно-конструкторской и производственной деятельности, от поиска принципиальных решений до обобщения имеющих­ся знаний, производства и сбыта продукции. Но в любом слу­чае, на любом этапе познания именно документ служит сред­ством подытоживания приобретенного знания, его изложения в доступной для других членов общества форме и благодаря этому передачи в общественное сознание. "Истина, увиденная однажды, хотя бы даже одним умом, в конечном счете станет достоянием коллективного человеческого сознания", — писал Пьер Тейяр де Шарден, один из разработчиков теории ноосфе­ры¹. Считаем, что в этом процессе важная роль принадлежит документам.

Познавательная функция свойственна всем документам, но существует и особый класс документов, в которых она явля­ется главной, — научные документы (точнее, докумен­тальные источники научной информации, как их называет С.Г. Кулешов)¹. Это документы, отражающие процесс функци­онирования науки как сферы человеческой деятельности и на­учное сознание как форму общественного сознания. Научные документы дифференцируются в соответствии с конкретной целью создания и особенностями потребителей информации (читателей), для которых они создаются. Типологии научных документов и функциям их отдельных видов (типов, жанров) уделяют значительное внимание информатика (особенно так называемая научная информатика), книговедение, теория ре­дактирования и другие научные дисциплины.

Следующей наиболее существенной функцией документа является функция свидетельства, которая означает, что до­кумент служит средством доказательства, подтверждения ка­ких-то фактов (сведений), их реального существования в дейс­твительности. Наиболее ярко эта функция проявляется в документах, относящихся к значениям Документа VIII, Доку­мента VII, Документа VI. В них она четко выделилась в глав­ную функцию и получила название правовой, или юридичес­кой функции.

В тех случаях, когда документу придается соответствующее значение, правовая функция подчиняет себе все другие и рас­сматривается почти как единственная функция документа. Например, Анатолий Борисович Венгеров, оспаривая наиболее широкое значение Документа I, писал: "Именно такой признак документа, как его юридическое значение, отличает документ от других носителей информации, фиксирующих объективную действительность и мыслительную деятельность человека"². По его мнению, "документом является носитель такой инфор­мации, содержанию и способам фиксации которой действую­щее законодательство придает определенное правовое значе­ние". Правовое значение таких документов "выражается в их способности вызывать юридические последствия, то есть определенным образом влиять на возникновение, изменение или прекращение соответствующих правоотношений в сфере упра­вления. Право закрепляет за соответствующими документами их роль в правоотношениях". Особое внимание уделяется до­стоверности информации о фактах объективной действитель­ности, содержащейся в таких документах.

В значении Документ V (запись, являющаяся непосредс­твенным результатом (остатком) какой-либо деятельности и свидетельствующая о ней) функция свидетельства также очень важна. Документы как результат человеческой деятельности свидетельствуют о том, что деятельность, которая их создала, реально существовала в действительности. В этом значении до­кументы рассматривают как разновидность исторических источников, подтверждающих существование тех собы­тий, в результате которых возникли документы. Они от­личаются от повествовательных источников, в которых только рассказывается об исследуемых исторических событиях.

Как видим, отличие это вызвано подходом историка, изуча­ющего определенные события, — следовательно, имеет относи­тельный характер. Если рассматривать любой Документ IV с точки зрения того, результатом какой деятельности он являет­ся, то можно сказать, что любой документ-запись свидетель­ствует о существовании той деятельности, в результате которой он возник, а также о том, что те сведения, которые отражены в документе, действительно были в голове его творца.

Особая форма отражения действительности свойственна кинофотофонодокументам. Она часто характеризуется как "не­посредственная" запись воспроизводимых явлений. Имеется в виду, что воспроизводимые события сразу фиксируются на пленку, не проходя этапа отображения в голове (в сознании) творца документа. И это якобы обеспечивает кинофотофонодокументам особую достоверность. Однако известно, что кинофо-тофонодокументы могут создаваться по-разному. События, ко­торые фиксируются на пленку, могут быть предварительно "организованы" режиссером или фотографом; многое из того, что и как будет "увидено" и "услышано", зависит от способа съемки и качества аппаратуры; сам выбор объекта съемки или звукозаписи определяется человеком — творцом документа.

Поэтому и для кинофотофонодокументов функция свидетельс­тва означает, в первую очередь, то, что они свидетельствуют о деятельности своих авторов, и только во вторую очередь — об объективной действительности, отразившейся в их содержа­нии.

В этом смысле функция свидетельства присуща и Докумен­ту III, и Документу II, Что касается значения Документа I, то и в нем присутствует функция свидетельства, поскольку любой материальный объект, используемый для передачи информа­ции в обществе, свидетельствует, как минимум, о самом себе, а также о том, что все материальные объекты, принадлежащие к данному виду, имеют такие же свойства, как и объект, исполь­зуемый для экспонирования.

В этимологии слова "документ" наряду с его познавательной функцией одновременно подчеркивалась функция свидетельс­тва: "то, что является доказательством". Особенно широко тер­мин "документ" применялся в значении "письменного свиде­тельства".

Итак, функция свидетельства исконно присуща докумен­там, и все документы так или иначе ею обладают. Однако на­иболее развитая ее форма — правовая функция — по-разному свойственна разным видам документов. Для одних эта функ­ция означает их главное назначение; для других — подтверж­дение их правового статуса, принадлежности определенным авторам, авторской ответственности; для третьих — значение документа как подтверждения определенной деятельности, определенных событий, в целом возможности выполнять функ­цию исторического источника. Благодаря функции свидетель­ства все документы могут рассматриваться как исторические источники. Иногда эту способность документов считают осо­бой функцией — источниковой.

Одна из важнейших целей, которые выполняют документы в системе социальной коммуникации, — быть "внешней памя­тью" человека и человечества в целом. Известно, что знания и опыт, накопленные человечеством в ходе своего исторического развития, передаются от одного поколения к другому в форме сведений, переданных в процессе учебы и воспитания, и сохра­няются в человеческой памяти. Но память человека не совершенна: она не может хранить достаточно большой объем знаний, ей свойственно забывать. Документы позволяют нейтра­лизовать эти недостатки, успешно выполняя мемориальную функцию (от англ. memory, франц. memorie — память). Поль Отле, известный теоретик документации, определил документ и книгу как "материализованную память человечества, которая день за днем регистрирует факты, идеи, действия, чувства, меч­ты, запечатлевшиеся в сознании человека"¹.

Борис Семенович Илизаров, вероятно, первым специально выделил и охарактеризовал данную функцию документа, но назвал ее "мнемонической"². Однако термин "мнемоника" озна­чает "совокупность приемов, которые имеют целью облегчить запоминание наибольшего числа сведений, фактов... "³ Назва­ние функции "мнемоническая", на наш взгляд, меньше подхо­дит для характеристики функции памяти, выполняемой доку­ментами, чем "мемориальная".

Третья общая функция документов — мемориальная — тес­но связана с познавательной и функцией свидетельства, вы­полняется на их основе и одновременно с ними. Ее значение очень велико. По словам П. Тейяра де Шардена, "коллектив­ная память и коллективный ум человеческого биота" обнару­живает себя в ноосфере как "наследственность, перенесенная человеком в мыслящий слой Земли", которая сводится к "пе­редаче приобретенных духовных сокровищ" и обнаруживает себя в наивысшей степени активно, значительно убыстряя темп развития человечества.

Четвертая общая функция документов — культурная. Вы­ясняя вопрос: "Для чего следует сохранять духовные сокрови­ща в памяти человечества?", — мы приходим к обоснованию культурной функции документа, если понимать культуру ши

роко, как все, созданное человеческим умом и трудом, в отли­чие от окружающей человека природы. Культурная функция документа особенно явно раскрывается в определении, кото­рым характеризуется значение Документа II — "предмет мате­риальной культуры человечества" (всякий материальный объ­ект "второй природы"). Поскольку это значение охватывает все другие, более узкие, понятно, что в каждом из них доку­мент также выполняет культурную функцию. Но и в значении Документ I культурная функция тоже присутствует, так как любой предмет, используемый для передачи информации в об­ществе, служит целям обогащения данного общества знания­ми об окружающем мире и, в итоге, развитию культуры общества.

Культурную функцию документа Мария Петровна Илю-шенко характеризовала так: "В данной функции он [д