Особенности регламентации организации управленческого труда

 

Понятие регламентации

Совершенствование организации управленческого труда на научной основе требует соответствующих форм и мето­дов.

Отечественный и зарубежный опыт убеждает: необходи­мы не только систематическая и целенаправленная работа по улучшению организации труда, но и отражение ее резуль­татов, принятого рационального варианта в соответствующих нормативных документах. Такие документы носят обязатель­ный или рекомендательный характер.

Как отмечалось, одним из основополагающих принципов организации управленческого труда (НОУТ) является прин­цип регламентации.

Регламентация означает установление и строгое соблюде­ние определенных правил, положений, указаний, инструк­ций, нормативов, параметров и т. п. по каждому элементу организации труда. Регламентация должна быть научно обос­нованной и основываться не на произвольных решениях отдельных лиц, а на объективных закономерностях, присущих организации труда.

Научная организация труда любой категории работников всегда предполагает большую меньшую степень регла­ментации. Это очевидно, поскольку научный подход пред­полагает внесение в организацию труда строгого порядка, не­обходимой последовательности в выполнении работы, чет­ких требований к результатам. Без регламентации это осуще­ствить невозможно.

Как утверждал известный американский специалист в об­ласти управления Г. Эмерсон, "предприятие, лишенное стан­дартных писаных инструкций, неспособно к неуклонному, движению вперед... Пять лет планового и регистрируемого движения вперед дают больше, чем двадцать лет случайных попыток, результаты которых остаются только в памяти сме­няющихся служащих" [1]. Необходимость регламентации от­дельных сторон управленческой деятельности подчеркива­лась и другими зарубежными исследователями, Так, разрабо­танный известным немецким социологом М. Вебером тип административной организации основывается на принципах, предполагающих регламентацию функций, прав и обязанно­стей каждого звена системы управления. В частности, один из его принципов подчеркивает, что деятельность производ­ственно-хозяйственной системы должна регулироваться "по­следовательной системой абстрактных правил" [2]. Разработ­ка систем стандартов, общих правил, по его мнению, вызва­на необходимостью обеспечить единообразие в осуществле­нии функций управления, независимо от лиц, выполняющих их. Четкие правила и инструкции исключают возможные от­клонения при выполнении заданий, вызываемых индивиду­альными различиями. Вместе с тем многие исследователи начала века, занимающиеся проблемами управления, указы­вали на чисто формальную сторону "веберовской организа­ции", на игнорирование неформальных отношений в систе­ме организации.

Идеи регламентации отдельных сторон организации уп­равленческого труда находят применение и в современных западных моделях управления. Так, модель Гарцбурга, раз­работанная в середине 60-х годов и нашедшая широкое применение на немецких предприятиях [3], предполагает жесткую регламентацию сфер деятельности, квалификаци­онного уровня сотрудников, четко очерченных задач и за­даний. Но в то же время модель предусматривает возмож­ность самостоятельных квалифицированных действий со­трудников в рамках поставленных задач, за которые он несет полную ответственность перед своим непосредствен­ным руководителем.

 

Формы регламентации

Осуществляя регламентацию управленческого труда, нуж­но прежде всего установить форму регламентации, или сте­пень ее "жесткости" применительно к тому или иному эле­менту организации труда.

Можно выделить две формы регламентации: жесткую рег­ламентацию и саморегламентацию, когда работник сам, поль­зуясь разработанными рекомендациями, осуществляет сво­бодный выбор наиболее приемлемого метода, порядка, по­следовательности выполнения работы.

Постановка вопроса о регламентации организации управ­ленческого труда иногда вызывает возражение. При этом вы­двигается такой аргумент: управленческий труд (за исключе­нием труда технических исполнителей) в значительной сте­пени носит творческий характер, а регламентация его исклю­чает индивидуальные творческие начала, инициативу. Но эти опасения сильно преувеличены.

Во-первых, сторонники регламентации не предлагают же­сткой регламентации всех элементов организации труда. Сте­пень жесткости должна быть различна как по отдельным эле­ментам, так и по видам работ...

Во-вторых, большинству процессов управления прису­ща цикличность, повторяемость (только на первый взгляд кажется, что ее нет), и, следовательно, есть благоприятные условия для описания таких работ и составления последо­вательности и способа их выполнения. Это обеспечит под­держание организационной дисциплины в работе аппарата управления. И, что очень важно, лучший порядок выпол­нения работы будет не только в памяти работников (а они довольно часто сменяются), но и будет закреплен доку­ментально.

В-третьих, в управленческой деятельности значительный удельный вес занимают формально-логические работы, ко­торые, в отличие от творческих, поддаются регламентации точно так же, как и исполнительские.

И, наконец, регламентация - не догма. Любая инициати­ва по совершенствованию выполнения трудовых процессов может и должна быть рассмотрена, а установленный регла­мент изменен. Нельзя рассматривать регламентацию как рази навсегда установленную. Но нельзя не считаться и с фак­том психологического неприятия регламентации; преодолеть его трудно, как и трудно преодолеть выполнение работы при­вычным методом.

Объекты регламентации

Сформулируем ряд положений и требований, которыми следует руководствоваться при регламентации организации труда.

Объектами жесткой регламентации для всех групп работ­ников (руководителей, специалистов, технических исполни­телей), независимо от характера выполняемых ими работ, яв­ляются:

· содержание труда (перечень выполняемых функций, ра­бот и операций, возлагаемых на отдел, группу или отдельно­го работника) в соответствии с целями и задачами предпри­ятия (организации), рациональным разделением труда и ис­пользованием квалификации работников. Для этого необхо­димо выявить и устранить функции, виды работ и операции, которые не оказывают практического влияния на достиже­ние целей и задач предприятия, и включить те, которые не выполняются, но необходимы;

· содержание, объем, периодичность и формы информации, необходимой для выполнения возложенных функций, основ­ных видов работ и операций. При этом выявляется и устраня­ется из обращения избыточная информация и выявляется ин­формация, которой не хватает для эффективного труда; осо­бое внимание следует обратить на документирование [4];

· информационные связи отделов, групп, исполнителей (кооперация труда), сроки предоставления информации, до­кументов;

· квалификационные требования к работникам в соответствии с квалификационными характеристиками, приведенными в квалификационном справочнике;

· нормы труда (нормативы численности, нормы управляе­мости, обслуживания, нормы времени);

· организация рабочих мест (их планировка и оснащение);

· санитарно-гигиенические условия труда.

Степень жесткости регламентации организации процес­сов труда целиком определяется характером деятельности ра­ботника. Не могут быть объектами жесткой регламентации работы и операции, носящие творческий характер. Здесь предпочтительна "саморегламентация", или "самоорганиза­ция", обеспечивающая работнику свободу выбора и творчес­кого поиска методов выполнения работ.

Другое дело - формально-логические работы, носящие циклический характер. Здесь возможна жесткая регламента­ция не только элементов, указанных выше, но и последова­тельности или процедур выполнения работ. Методы работ­ник выбирает сам, пользуясь соответствующими рекоменда­циями, методиками.

Организацию трудовых процессов исполнительской рабо­ты (документационные, учетные, счетные работы и опера­ции) также целесообразно жестко регламентировать, устано­вив перечень выполняемых операций, последовательность их выполнения, методы и средства выполнения, норму времени (выработки). Регламентация этих процессов аналогична рег­ламентации трудовых процессов рабочих.

Осуществляя регламентацию, целесообразно пользовать­ся межотраслевыми методическими рекомендациями НИИ труда, а также типовыми решениями: классификаторами функций, работ и операций, типовыми системами информа­ционного обеспечения, типовыми организационными струк­турами, типовыми положениями о структурных подразделе­ниях предприятий, типовыми должностными инструкциями, типовыми проектами рабочих мест, квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и другими нормативными материалами отрасле­вого и межотраслевого характера.

Установленная регламентация отражается в соответству­ющих нормативных документах: содержание труда - в поло­жениях о подразделениях и должностных инструкциях, содержание, объем и формы информации - в типовых систе­мах информации, организация рабочих мест - в эскизах пла­нировки и перечнях оснащения, условия труда - в установ­ленных нормах и параметрах, организация процессов тру­с да - в процедурах их выполнения.

Регламентация элементов организации труда лежит в ос­нове ее проектирования.

 

 

3.2. Проектирование организации управленческо­го труда

Регламентация является необходимым звеном в улучше­нии организации управленческого труда. Но создание эф­фективного механизма внедрения рациональной организа­ции, особенно в современных условиях, невозможно без ком­плексного организационного проектирования, предполагающего создание совокупности проектных решений по организации труда, производства и управления, разрабатываемых для конкретных организационно-технических условий.

Вопросы регламентации и проектирования организации труда в нашей стране впервые привлекли внимание специа­листов еще в 20-е годы, когда ЦИТ начал разработку квали­фикационных характеристик, карт организации труда, а впоследствии и проектов организации труда и производства. Идеи ЦИТа о регламентации трудовых процессов, и прежде всего организации труда рабочих, развивались и в последую­щие годы. С 70-х годов теоретические и методические во­просы регламентации и проектирования стали разрабаты­ваться применительно к организации управленческого тру­да. В связи с этим нельзя не отметить исследования Г. Сле­зингера [5], чьи идеи нашли отражение в методических раз­работках НИИ труда [6], а затем получили четкое организа­ционное воплощение в научно-методических рекомендаци­ях по разработке и внедрению организационных проектов управленческого труда [7]. Большой вклад в исследование проблем проектирования организации управленческого тру­да внесла Л.Н. Качалина, уделив большое внимание разра­ботке научных основ оргпроектирования, методике исследо­вания и проектирования отдельных элементов организации управленческого труда, освещению отечественного и зару­бежного опыта [8].

Вопросы теории и практики регламентации и проектиро­вания организации управленческого труда освещены также в ряде совместных работ сотрудников Западно-Сибирского филиала НИИ труда, преподавателей НИНХа, специалистов новосибирских заводов [9].

Проектирование организации управленческого труда представляет собой метод ее построения и совершенство­вания на научной основе. Это значит, что разрабатывае­мые проектные решения базируются на анализе сложив­шейся организации труда, прогрессивных нормативах и научных рекомендациях, учете передового опыта и под­крепляются соответствующими исследованиями. При этом в полной мере должны быть учтены принципы и задачи НОУТ.

 

Объекты оргпроектирования

 

Объектами оргпроектирования выступают индивидуаль­ный и коллективный труд на уровне управленческих служб, подразделений, рабочих мест отдельных специалистов, ру­ководителей.

Спроектированная организация труда отражается в орг­проектах служб (подразделений) и картах организации труда отдельных работников, а также в методических материалах и типовых решениях. И те, и другие являются формами реали­зации оргпроектов и разрабатываются на трех уровнях - ме­жотраслевом, отраслевом и местном (т.е. для конкретного предприятия с учетом его специфики).

Оргпроекты представляют собой комплекс проектной до­кументации по построению организации труда в службе (от­деле). Посредством карты организации труда рациональные проектные решения доводятся до исполнителей. Методичес­кие материалы определяют процедуры решения задач организации труда (например, порядок разделения труда в под­разделениях, процедура аттестации работников и рабочих мест, методы выполнения работ). Типовые решения содержат примеры решения организационных задач с указанием обла­сти их применения (например, процедура установления тех­нически обоснованных норм времени на станочные работы для укрупненных бригад в условиях автономного автомати­зированного нормирования).

Оргпроекты и карты организации труда как комплексные формы носят обязательный характер, а методические мате­риалы и типовые решения - рекомендательный, поскольку относятся к отдельным элементам, по которым нет жесткой регламентации.

Проектирование организации труда осуществляется как для строящихся предприятий, так и для действующих (когда осуществляется реконструкция и сложившаяся организация труда требует изменения или когда сложившаяся организа­ция не соответствует требованиям НОУТ).

Для строящихся предприятий необходима разработка все­го комплекса вопросов организации труда. В случае реконст­рукции предприятий организационной перестройке подле­жат отдельные элементы организации труда, но с учетом вза­имосвязи с остальными элементами, т. е. и в этом случае про­ектирование должно носить комплексный и системный ха­рактер. Например, оснащение рабочего места новыми сред­ствами вычислительной техники должно сопровождаться пе­ресмотром действующих норм труда, требований к качеству результатов труда, планировки рабочих мест и т. п. При ко­ренном переоснащении рабочих мест, например, при внед­рении АРМ, необходима разработка новых проектных реше­ний по организации труда.

 

Алгоритм оргпроектирования

Исследование отдельных элементов организации управ­ленческого труда при ее проектировании происходит в опре­деленной последовательности (рис. 2).

Начинается проектирование с выбора наиболее рациональ­ного варианта разделения труда, обусловливающего специали­зацию работников на выполнении тех или иных функций, а также взаимосвязи между различными исполнителями и структурными подразделениями (кооперация труда). Если воз­никают трудности с обеспечением взаимосвязей отдельных исполнителей, первоначально выбранный вариант разделения труда корректируется. Рассмотрение разделения и кооперации труда в едином блоке имеет значение и для выбора наиболее рациональной формы организации труда внутри подразделе­ния (отдела) - индивидуальной или коллективной (бригада, коллективный подряд и т. п.). Коллективные формы обеспе­чивают возможность более тесной взаимосвязи исполнителей и более широкой их специализации. Поэтому выбор коллективной формы может вызвать необходимость корректировки первоначального варианта разделения труда.

Спроектированные разделение и кооперация труда опре­деляют содержание труда каждого работника, организацион­ную структуру управления предприятием (учреждением), требования к исполнителям, а в конечном итоге - численность и должностной состав работников по различным структур­ным подразделениям.

 

 

Разделение и кооперация труда при проектировании ор­ганизации труда являются основополагающими. Через содер­жание труда и установленные взаимосвязи между исполнителями они обусловливают выбор проектных решений по организации рабочих мест, организации трудовых процессов, установление требований к исполнителям, подбор и расста­новку кадров.

Следующий блок проектирования - "Организация рабо­чих мест - организация трудовых процессов", Эти два эле­мента организации труда тесно связаны друг с другом. И здесь широко при меняется принцип обратной связи.

На входе этого блока - содержание труда и техника уп­равления. Выбор технических средств выполнения трудового процесса одновременно предопределяет метод его выполне­ния и организацию рабочего места - его оснащение, плани­ровку, а оснащение рабочего места новыми средствами вы­числительной техники предполагает строго регламентирован­ную систему организации трудовых процессов – технологию и последовательность выполнения трудовых операций, спо­собы их выполнения. Так, управленческая информация, по­ступающая на рабочее место, должны быть выражена в мак­симально-логической форме, а ее анализ приспособлен к тре­бованиям используемой техники. При централизации меха­низированного выполнения работ требуется стандартизация методов ее выполнения. Если организацию трудовых про­цессов не приспособить к автоматизированной системе об­работки информации, то внедряемая техника не даст ожида­емого эффекта.

Создание автоматизированных рабочих мест требует раз­работки новых проектных решений и по их организации. В свою очередь, реализация требований рациональной органи­зации рабочих мест может потребовать пересмотра организа­ции процессов труда. Например, изменение планировки слу­жебного помещения и рабочих мест в нем может вызвать не­обходимость рационализации маршрута движения докумен­тов.

Проектирование блока "Условия труда - режим труда и отдыха" требует прежде всего учета особенностей трудовых процессов различных профессиональных групп, ибо условия труда для конструктора по многим параметрам иные, чем для бухгалтера или экономиста. В свою очередь, условия труда, в которых работает тот или иной работник, должны учитывать­ся при проектировании рационального режима труда и от­дыха. Условия труда и особенности трудовых процессов (операторный, творческий или административный труд) как ос­новные факторы утомления работников определяют продол­жительность устанавливаемого времени на отдых, его пери­одичность, и формы проведения (активная, пассивная).

Под воздействием разделения труда и организации трудо­вых процессов формируются требования к исполнителю, к его профессиональным знаниям, деловым и личностным ка­чествам. При проектировании организации труда очень важ­но четко сформулировать эти требования, поскольку в про­тивном случае невозможно осуществить обоснованный подбор кадров на соответствующие должности и организовать, повышение квалификации работников.

Очень важно, чтобы проектирование завершалось разра­боткой норм В том или ином виде - нормативов численно­сти, норм управляемости, норм обслуживания, норм време­ни, нормативов соотношения различных должностных групп (например, соотношение инженеров, техников и вспомога­тельного персонала для различных структурных подразделе­ний).

Оргпроектирование - наиболее высокий уровень работы по совершенствованию организации управленческого труда. Он требует творческого подхода к организационным и тех­ническим проблемам рационализации управленческого тру­да и основывается на передовых методических и организа­ционных приемах, выработанных наукой и практикой.

Комплексный подход в оргпроектировании не исключает исследования и совершенствования только отдельных эле­ментов организации труда, если это диктуется необходимос­тью скорейшего устранения выявленных недостатков. В даль­нейшем эти усовершенствования в разработке оргпроектов могут быть увязаны с проектными решениями по другим элементам в соответствии с рекомендациями, изложенными выше.

Здесь раскрыты основные методологические подходы к регламентации и проектированию организации управленче­ского труда. Методика их практической реализации рассма­тривается в главах, посвященных основным направлениям (элементам) организации управленческого труда, а органи­зация разработки и внедрения проектов - в заключительной главе пособия.

 

 

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: