 |
Деловое совещание: общие особенности, жанровая специфика.
|
|
|
|
Деловое совещание – это форма организации делового общения коллектива с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным вопросам для данного коллектива проблемам.
Причины совещаний:
1. При необходимости принять коллективное решение на основе равных прав каждого, высказывать и обосновывать свое мнение.
2. Если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы.
3. Если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп сотрудников.
Типы деловых совещаний:
1. Проблемное совещание – проводится в кругу специалистов или компетентных лиц для того, чтобы найти оптимальное решение выносимых на обсуждение вопросов. Структура данного совещания включает в себя выступление или доклад специалиста по конкретному вопросу; обсуждение доклада; выработка общего решения.
2. Инструктивное совещание – одноразовое. организуется руководством с целью доведения до работающих общего задания, передача распоряжений, необходимых сведений по управленческой вертикали или горизонтали в зависимости от уровня исполнителей. Структура совещания: распоряжение с уточнением определенных задач и сроков их исполнения.
3. Оперативное (планерка, летучка) совещание – многоразовое. созывается для получения информации о текущем состоянии дел по схеме вертикального распределения информации. Особенность таких совещаний – точное их проведение в назначенные дни и часы.
4. Внеплановое совещание – самый негативный тип совещания, так как оно происходит не по расписанию. Оно отрывает рабочих от их обязанностей. Чаще всего связано с неудачами фирмы, поэтому несет после себя негативный осадок.
|
|
|
Участники делового совещания
Участники делового совещания- Это определенная социальная группа, каждый участник которой осуществляет присущие только ему функции, но в то же время данная группа должна действовать как единая группа, что и предопределяет стратегию сотрудничества.
7-10 человек обычно участвует в совещании.
На деловом совещании присутствуют люди:
1. Принимающие ключевые решения по вопросам, запланированным в повестке дня совещания.
2. Люди, которые по роду своей деятельности должны познакомиться с определенной информацией.
3. Люди, которые будут исполнять принятые на совещании решения.
Роль ведущего (руководителя):
1. Открывает совещание и знакомит участников с повесткой дня.
2. Предоставляет слово участникам в определенном порядке.
3. Подводит итоги совещания.
Языковая сторона роли ведущего: Приветствие, Побуждение к действию
Основные речевые действия руководителя:
1. Призывы соблюдать регламент совещания.
2. Определение порядка предоставления слова.
3. Промежуточное подведение итогов.
4. Подведение итогов в конце совещания.
Руководитель должен быть авторитарным, дипломатичным, использовать официально-деловой тип разговора.
Типы участников совещания:
1. Позитивный человек – в критических ситуациях слово предоставляется ему, вместе с ним выясняется и завершается рассмотрение отдельных вопросов.
2. Всезнайка – человек, который думает, что он компетентен в любом вопросе. Время от времени напоминать ему, что другие тоже хотят выступить.
3. Болтун – бестактный, всегда прерывает и всегда обращает на что-то внимание в разговоре.
4. Трусишка – чувствует себя всегда неуверенно во время публичных выступлений, пытается отсидеться. Надо его приободрять.
5. Хладнокровный – очень замкнут, держится отчужденно, бесчувственный. Ему нельзя задавать вопросы, на которые можно ответить да или нет.
|
|
|
6. Важная птица – считает себя лучше других, не выносит критики, очень самолюбив, высоко себя ценит. ДА-да-да-да-да….но вы знаете… Вы правы, но не учли….
7. Почемучка – ему все время все интересно, задает слишком много вопросов. Ему следует отвечать кратко и точно.
Подготовка делового совещания, его структура и особенности
Для совещания необходимо подготовить повестку дня, план совещания, сделать какие-нибудь наметки. Для оперативного подготовка нужна и сотрудникам.
Стили проведения совещания: диктаторский(сам созвал руководитель и сделал выводы), автократический (руководитель говорит в отдельности с каждым), псевдодискуссионный, свободный.
Участники дебатов, подготовка дебатов.
Дебаты - публичное обсуждение к-либо общественно-важной проблемы, формулирование различных точек зрения на нее.
Этапы подготовки дебатов:
1. Опр. темы проблемы дебатов (проблема должна быть интересной для всех, общественнозначимой, чтобы по ней были различные мнения в обществе)
2. Формирование двух групп участников, имеющих сходные мнения по данной проблеме
3. Формирование команды для дебатов (т.е. распределение кто? и Что? делает)
4. Определение тезисов для дебатов
5. Подготовка команды к дебатам
Правила для участников дебатов:
1. Обращаться к оппонентам на «вы»
2. Строго укладываться в опр. регламент
3. Приводить аргументы в поддержку собственной точки зрения, а не аргументы, показывающие слабость позиции оппонента
4. Несогласие с точкой зрения оппонента выражать постановкой соответствующего вопроса к ним
5. В ходе задавания вопросов и ответа на них не выражать несогласие, не вступать в спор
6. Слушать не перебивая, соблюдая приветливость и доброжелательность
7. Благодарить за ответ на данный вопрос
8. При ответе на вопрос оппонента не отвечать «да» и «нет», а приводить аргументы в свою пользу
9. Капитан и член команды могут совещаться друг с другом
10. Аплодировать оппоненту со зрителями после каждого выступления
11. После завершения дебатов пожать руки оппонентам и своей команде
12.Виды невербальных сигналов.
Невербальные сигналы делятся на врожденные и приобретенные. Врожденные сигналы, типа улыбки, инстинктивны и присущи, например, даже слепым, которые не могут копировать что-то из внешнего мира. Такие сигналы универсальны в разных культурах, потому что едины для всех людей. Приобретенные сигналы формируются в рамках конкретной культуры, и поэтому один и тот же жест в разных странах может обозначать разные вещи.
|
|
|
Оперативное совещание
Цели оперативных (диспетчерских) совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.
|
|
|
