 |
Предметно-количественный учет лекарственных средств
|
|
|
|
Нормативными актами Министерства здравоохранения Республики Беларусь определено, какие лекарственные средства подлежат предметно-количественному учету.
Согласно Инструкции № 51, наркотические средства и психотропные вещества, включенные в Республиканский перечень, подлежат особому предметно-количественному учету.
В соответствии с п. 6 приложения 5 надлежащей аптечной практики подлежат предметно-количественному учету также другие лекарственные средства независимо от стоимости по решению руководителя организации каждым материально ответственным лицом.
Факт приобретения, отпуска и/или использования наркотических средств и психотропных веществ отражается в журналах предметно-количественного учета наркотических средств и психотропных веществ, формы которых утверждены Инструкцией № 51. В журнале предметно-количественного учета на каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку наркотического средства и психотропного вещества заводится отдельная страница. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, подписан руководителем и заверен печатью организации. Учет наркотических средств и психотропных веществ для инъекций ведется в ампулах (флаконах), для перорального применения - в заводских упаковках. Учет наркотических средств (психотропных веществ) в порошках ведется в граммах.
Записи в журналах предметно-количественного учета подтверждаются подписями лиц, осуществивших отпуск лекарственных средств и их получение.
Предметно-количественный учет в аптеке. Перечень лекарственных средств, наркотических средств, психотропных веществ и этилового спирта, подлежащих предметно-количественному учету в аптеках, утвержден в приложении 5 надлежащей аптечной практики.
|
|
|
В аптеке больничной организации (как и в аптеках готовых лекарственных форм, производственных аптеках) предметно-количественный учет наркотических средств и психотропных веществ ведется в журнале предметно-количественного учета наркотических средств и психотропных веществ в аптеках (приложение 6 к Инструкции № 51). Ежемесячно материально ответственное лицо аптеки проводит сверку фактического наличия наркотических средств и психотропных веществ с данными предметно-количественного учета согласно п. 37 Инструкции № 51.
Наркотические средства и психотропные вещества отпускаются отделениям из аптеки в виде готовых лекарственных средств и изготовленных лекарственных средств.
В пункте 38 Инструкции № 51 определены особенности оформления инвентаризации в аптеке больничной организации и производственной аптеке для наркотических средств и психотропных веществ в виде фармацевтических субстанций. Кроме составления сличительной ведомости и инвентаризационной описи фактические остатки наркотических средств и психотропных веществ в виде фармацевтических субстанций отмечаются в журнале предметно-количественного учета в аптеках цифрами и прописью, подписываются материально ответственным лицом с указанием его должности и даты проведения инвентаризации и руководителем аптеки. Если фактические остатки с учетом утвержденных норм естественной убыли не соответствуют данным журнала предметно-количественного учета, материально ответственное лицо обязано в течение суток известить руководителя, который в 3-дневный срок должен провести служебное расследование.
В какой форме следует вести предметно-количественный учет других лекарственных средств (кроме наркотических средств и психотропных веществ) в аптеке больничной организации, а также в отделениях больниц, указаний со стороны Министерства здравоохранения Республики Беларусь не предусмотрено, и бухгалтериям следует принимать решение самостоятельно. Например, для организаций, состоящих на бюджете г. Минска, формы журналов предметно-количественного учета для лекарственных средств (кроме наркотических средств и психотропных веществ) утверждены приказом комитета по здравоохранению Минского городского исполнительного комитета от 05.08.2005 № 452 «О предметно-количественном учете лекарственных средств и изделий медицинского назначения в учреждениях здравоохранения». Кроме того, названный приказ обязывает предметно-количественный учет этилового спирта и ядовитых препаратов вести так, как ведется учет наркотических средств и психотропных веществ (т.е. в соответствии с Инструкцией № 51).
|
|
|
Обратим внимание, что постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 09.07.2008 № 117 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации для аптек и аптечных складов организаций, подчиненных Министерству здравоохранения Республики Беларусь, за исключением организаций, финансируемых из бюджета» утверждена форма журнала предметно-количественного учета лекарственных средств и спирта этилового в аптеках (форма 27-АП) согласно приложению 27, но она не предназначена для бюджетных организаций, что вытекает из названия постановления Министерства здравоохранения Республики Беларусь № 117.
Предметно-количественный учет лекарственных средств в отделениях больниц. Назначение наркотических средств и психотропных веществ оформляется лечащим (дежурным) врачом записями в истории болезни и листе назначений, форма которого представлена в приложении 11 к Инструкции № 51.
В больнице создается постоянно действующая комиссия, назначенная приказом руководителя, которая ежемесячно производит проверку целесообразности назначения врачами наркотических средств и психотропных веществ, соответствия записей в историях болезни записям в журналах предметно-количественного учета наркотических средств и психотропных веществ в отделениях, состояния их хранения. Результаты проверки оформляются документом проверки в одном экземпляре.
|
|
|
Старшая медицинская сестра отделения выдает наркотические средства и психотропные вещества процедурным (дежурным) медицинским сестрам отделений. Она ведет журнал предметно-количественного учета наркотических средств (психотропных веществ) старшей медицинской сестрой отделения больницы по форме согласно приложению 8 к Инструкции № 51.
Процедурные (дежурные) медицинские сестры отделений ведут журнал предметно-количественного учета наркотических средств (психотропных веществ) процедурной (дежурной) медицинской сестрой отделения больницы по форме согласно приложению 9 к Инструкции № 51.
Старшая медицинская сестра отделения больницы, в котором проводятся операции (отделение анестезиологии и реанимации), выдает наркотические средства и психотропные вещества дежурной медицинской сестре - анестезисту. Дежурная медицинская сестра - анестезист ведет журнал предметно-количественного учета наркотических средств (психотропных веществ) дежурной медицинской сестрой - анестезистом отделения анестезиологии и реанимации по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 51. Она выдает наркотические средства и психотропные вещества операционным медицинским сестрам - анестезистам на операцию. Не использованные во время операции ампулы (флаконы) наркотических средств и психотропных веществ возвращаются операционными медицинскими сестрами - анестезистами дежурной медицинской сестре - анестезисту с последующей регистрацией в журнале предметно-количественного учета наркотических средств (психотропных веществ) дежурной медицинской сестрой - анестезистом отделения анестезиологии и реанимации.
При проведении операций назначение вводимых наркотических средств и психотропных веществ регистрируется в истории болезни с указанием: времени и способа их введения; дозировки и их количества. После завершения операции в истории болезни производится итоговый подсчет использованных наркотических средств и психотропных веществ, который заверяется подписью врача-анестезиолога-реаниматолога и медицинской сестры - анестезиста. При использовании неполного объема ампулы или флакона остатки разбавляются водой в соотношении 1:100 и уничтожаются, о чем делается запись в истории болезни за подписями врача и медицинской сестры (медицинской сестры - анестезиста), а в выходные и праздничные дни - дежурного врача и дежурной медицинской сестры с указанием количества и способа уничтожения.
|
|
|
Предметно-количественный учет других лекарственных средств (кроме наркотических средств и психотропных веществ) в отделениях больниц ведется так, как в аптеке (см. выше).
Предметно-количественный учет лекарственных средств в поликлинике ведется в журнале предметно-количественного учета наркотических средств и психотропных веществ главной медицинской сестрой поликлиники по форме согласно приложению 16 к Инструкции № 51 и журнале предметно-количественного учета наркотических средств и психотропных веществ в процедурном кабинете поликлиники по форме согласно приложению 17 к Инструкции № 51.
Отпуск главной медицинской сестрой наркотических средств и психотропных веществ участковым и процедурным медицинским сестрам, а также введение их больному на дому или в процедурном кабинете производится только на основании письменного назначения врача, заверенного его подписью и личной печатью, а также подписью и личной печатью заведующего отделением поликлиники. Назначенное лечение отражается в амбулаторной карте больного. Письменное назначение врача хранится у главной медицинской сестры поликлиники вместе с журналом предметно-количественного учета.
Наркотические средства и психотропные вещества в ампулах (флаконах) отпускаются участковым медицинским сестрам в количестве однодневной потребности, а на выходные и праздничные дни - в количестве ориентировочной потребности на эти дни.
В случае смерти больных, получавших наркотические средства и психотропные вещества, не использованные больными наркотические средства и психотропные вещества сдаются участковыми медицинскими сестрами главной медицинской сестре поликлиники, а в выходные и праздничные дни - дежурным врачам или дежурным медицинским сестрам (ответственным работникам) и помещаются в сейф (металлический шкаф), расположенный в помещении поликлиники.
Количество сданных неиспользованных наркотических средств и психотропных веществ с указанием их наименования, лекарственной формы (ампулы, таблетки, порошки, пластыри и другое) регистрируется в журнале учета неиспользованных наркотических средств (психотропных веществ) от умерших больных у главной медицинской сестры поликлиники по форме согласно приложению 19 к Инструкции № 51.
|
|
|
Один раз в месяц в фиксированный день производится уничтожение не использованных больными наркотических средств и психотропных веществ с составлением акта на уничтожение не использованных больными наркотических средств и психотропных веществ в поликлинике по форме согласно приложению 20 к Инструкции № 51. Уничтожение производится в присутствии представителей территориальных органов внутренних дел в соответствии с инструкцией о порядке уничтожения наркотических средств и психотропных веществ, утверждаемой руководителем.
В поликлинике создается постоянно действующая комиссия, назначенная приказом руководителя, которая ежемесячно производит проверку целесообразности назначения врачами наркотических средств и психотропных веществ, соответствия записей в амбулаторных картах записям в журнале предметно-количественного учета главной медицинской сестры поликлиники, состояния их хранения. Результаты проверки оформляются документом проверки в одном экземпляре.
Предметно-количественный учет других лекарственных средств (кроме наркотических средств и психотропных веществ) в поликлинике ведется так же, как и в аптеке.
Отчетность
Отчет аптеки больничной организации о приходе и расходе материальных ценностей в денежном (суммовом) выражении осуществляется по форме 1-МЗ согласно приложению 1 к постановлению № 27. Отчет составляется ежемесячно руководителем аптеки или ее ответственным работником, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. В аптеке может вводиться коллективная ответственность, что вытекает из постановления Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 54, утвердившего положение о коллективной (бригадной) ответственности, примерный перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) ответственность, и примерный договор о коллективной (бригадной) ответственности.
В отчете формы 1-МЗ в разрезе групп материальных запасов, учитываемых на субсчете 062 «Медикаменты и перевязочные средства» (лекарственные средства, перевязочные средства, дезинфицирующие средства, вспомогательные материалы, тара), и в целом по аптеке отражается стоимость остатка на начало и конец месяца, поступивших, израсходованных (отпущенных отделениям (кабинетам) и списанных по актам) за месяц. Основанием для заполнения отчета являются приходно-расходные документы (товарно-транспортные накладные, накладные на внутреннее перемещение, акты и др.). Отчет составляется в 2 экземплярах, подписывается заведующим аптекой, утверждается руководителем организации. Первый экземпляр представляется в бухгалтерию, а второй - остается в аптеке. Проверенный в бухгалтерии отчет служит основанием для списания материальных запасов в расход.
Форма накладной на внутреннее перемещение Министерством здравоохранения Республики Беларусь не утверждена. Для оформления внутреннего перемещения лекарственных средств можно воспользоваться п. 7 приказа № 59, в котором определено, что при выдаче материальных запасов внутри организации применяется накладная (требование) ф. 434, которая выписывается в двух экземплярах. Однако названная форма, как и ряд других форм, упоминаемых в приказе № 59, утверждены во времена СССР и на территории республики не действуют.
Согласно п. 43 надлежащей аптечной практики отпуск лекарственных средств организациям здравоохранения и (или) структурным подразделениям осуществляется на основании требования (заявки), но форма этого документа не утверждена. Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 09.07.2008 № 117 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации для аптек и аптечных складов организаций, подчиненных Министерству здравоохранения Республики Беларусь, за исключением организаций, финансируемых из бюджета» утверждена форма 26-АП "Заказ-требование на получение товаров из аптеки" (приложение 26), но эта форма не предназначена для бюджетных организаций, что вытекает из названия постановления Министерства здравоохранения Республики Беларусь.
Напомним, формы первичных учетных документов следует утверждать в соответствии с требованиями ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и отчетности.
Обратим внимание, что отпуск материальных запасов (кроме вспомогательных материалов) из аптеки отделениям (кабинетам) на основании отчета аптеки формы 1-МЗ отражается в бухгалтерском учете как внутреннее перемещение (с подотчета заведующего аптекой ставится в подотчет материально ответственных лиц отделений (кабинетов). Для сравнения, отчет аптеки согласно Инструкции № 747 служил основанием для списания лекарственных средств на расходы организации (ДЕБЕТ субсч. 200 - КРЕДИТ субсч. 062).
Списание по актам и другим документам на основании отчета аптеки формы 1-МЗ относится на расходы организации или за счет виновников недостач, выявленных при инвентаризации.
Вспомогательные материалы списываются на основании отчета аптеки на расходы организации. Такой вывод сделан автором исходя из того, что в отчете о движении лекарственных, перевязочных и дезинфицирующих средств формы 2-МЗ, составляемом старшей медицинской сестрой отделения больницы, движение вспомогательных материалов не находит отражения.
К вспомогательным материалам относятся бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные мешочки и коробки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нитки, этикетки, резиновые обхваты, смола и т.п. (этот перечень взят из Инструкции № 747).
Инструкцией № 747 было предусмотрено списание вспомогательных материалов на расходы организации общей суммой по мере поступления их в аптеку. Отпуск вспомогательных материалов из аптеки не надо было оформлять документально. В нормативных актах Министерства здравоохранения Республики Беларусь указаний по учету вспомогательных материалов не имеется.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов (включая лекарственные средства) с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Законом о бухгалтерском учете и отчетности. Стоимость недостачи активов и (или) их порчи в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя организации на увеличение расходов. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостача активов сверх норм убыли относится на виновных лиц, а при их отсутствии - на увеличение расходов.
Нормы естественной убыли лекарственных средств и инструкция по их применению утверждены постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 22.09.2008 № 144 «Об утверждении норм естественной убыли лекарственных средств, ваты, этилового спирта в аптеках, аптечных складах, контрольно-аналитических (испытательных) лабораториях, государственных учреждениях, обеспечивающих получение медицинского (фармацевтического) образования и инструкции по применению норм естественной убыли лекарственных средств, ваты, этилового спирта в аптеках, аптечных складах, контрольно-аналитических (испытательных) лабораториях, государственных учреждениях, обеспечивающих получение медицинского (фармацевтического) образования».
Нормы естественной убыли лекарственных средств в аптеках устанавливаются к стоимости лекарственных средств, изготовленных в аптеках по индивидуальным назначениям (рецептам) врача и требованиям (заявкам) организаций здравоохранения, а также внутриаптечной заготовки и фасовки. К готовым лекарственным средствам промышленного производства нормы не применяются.
Естественная убыль лекарственных средств и этилового спирта определяется исходя из нормы, установленной дифференцированно для аптек, не имеющих самостоятельного отдела запасов, и аптек с раздельной материальной ответственностью с выделением отдела запасов и рецептурно-производственного отдела.
Нормы естественной убыли при расфасовке ваты устанавливаются к стоимости расфасованной ваты до 100, 200, 400 г.
Отчет главной (старшей) медицинской сестры организации, структурного подразделения. Отчет о движении лекарственных, перевязочных и дезинфицирующих средств осуществляется по форме 2-МЗ согласно приложению 2 к постановлению № 27, составляется ежемесячно (по истечении месяца) главной (старшей) медицинской сестрой организации, не имеющей аптеки (больница, поликлиника), а также каждого структурного подразделения (отделения, кабинета) больницы, имеющей аптеку. Отчет составляется в 2 экземплярах, подписывается заведующим структурным подразделением, главной (старшей) медицинской сестрой и утверждается руководителем организации. В отчете главная (старшая) медицинская сестра отражает количественные данные по каждому наименованию материальных запасов (остаток на начало и конец месяца, поступление и расход). Один экземпляр отчета представляется в бухгалтерию с приложением первичных учетных документов, второй - остается у главной (старшей) медицинской сестры. Бухгалтер проставляет в отчете цену каждого наименования лекарственных средств и определяет расход в денежном выражении по каждому наименованию, группе (лекарственные средства, перевязочные средства, дезинфицирующие средства) и в целом по организации или структурному подразделению. Напомним, что в соответствии с п. 8 приказа № 59 расход в количественном выражении каждого наименования материальных запасов оценивается по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам. Отчет служит основанием для списания лекарственных средств на расходы организации.
При наличии в больнице аптеки бухгалтерия производит увязку данных отчета аптеки формы 1-МЗ с отчетами отделений формы 2-МЗ (стоимость отпущенных запасов соответствующему отделению в разрезе групп в отчете формы 1-МЗ должна соответствовать стоимости поступивших запасов в отчете отделения формы 2-МЗ).
|
|
|
