ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы управления.

Международный Славянский Институт

Им. Г.В. Державина

 

РЕФЕРАТ

По курсу: Основы документационной системы управления

(Документационное обеспечение управления)

По теме: Документооборот фирмы

(распорядительная система документации)

Преподаватель: проф. Поздняков В.Я.

Студент IV курса: Вахранева М.А.

Специальность: бухгалтерский учет и аудит

Москва, 199 9

План реферата

1. Сущность документационной системы управления.

2. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству.

3. Правила оформления документов.

4. Распорядительная система документации.

5. Эффективность рациональной системы документооборота.

 

 

Содержание реферата:

План реферата_________________________________________________________________ 2

1. ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы управления.__________________ 3

2. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству._____________ 4

3. Правила оформления документов._____________________________________________ 11

3.1. Реквизиты документов________________________________________________________________ 11

3.2. Требования к оформлению реквизитов документов_________________________________________ 12

3.3. Требования к бланкам документов и оформлению документов_______________________________ 17

4. Распорядительная система документации._____________________________________ 18

5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Эффективность рациональной системы документооборота._____ 22

Список использованной литературы_____________________________________________ 25

 

 

ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы управления.

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб­ляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксиро­вано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказатель­ство, свидетельство.

Закон об информации, информатизации и защите информации опре­деляет информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информа­ции, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистичес­кой, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство -изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методичес­ких указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми фор­мами управленческой деятельности, используется аппаратом управле­ния в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного уп­равления.

Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зареги­стрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

-организация работы с документами: получение-передача, обра­ботка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, унич­тожение.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десяти­летия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в ком­пьютерных программах и литературе в области делопроизводства ана­логично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который по существу является синонимом термина "де­лопроизводство". Например, в названиях нормативных документов: "Го­сударственная система документационного обеспечения управления" и 'Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традицион­ной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

12345

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: