Правительство Российской Федерации постановляет

Коллегия решает

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жес­ткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, яс­ными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "уси­лить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются испол­нитель (организация, структурное подразделение, конкретное должност­ное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок ис­полнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководите­лям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в нео­пределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения дол­жен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных ис­полнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанав­ливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распоря­дительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распоряди­тельные документы могут иметь приложения, указания на которые дают­ся в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагае­мую инструкцию по делопроизводству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Пример оформления приказа:

Администрация  N-ской  области

   Управление школ

           ПРИКАЗ

05.05.98                № 42 г.

               N-ск

О подготовке школ области к новому учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1 Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.98.

2 Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сме­ты до 15.06.98.

3 Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школь­ных зданий до 15.08.98. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.

4 Создать приемочную комиссию в составе: (указываются долж­ности и фамилии)

5 Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И.

Начальник управления              подпись                          О.И.Леонтьев

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в кото­ром чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отгла­гольных существительных (например, "О назначении...", "Обутвержде­нии...", "Обведении...", "О создании...") или существительных, указываю­щих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряд а типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, ре­организации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о рас­пределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное распи­сание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы докумен­тов, в которых предопределен не только состав, но и порядок располо­жения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предостав­лении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти фор­мы являются унифицированными формами первичной учётной докумен­тации, утверждёнными Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. №71 а. При оформлении таких приказов фактически только заполня­ются предложенные формы.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наи­менование учреждения - автора, название вида документа, дата, ин­декс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных доку­ментов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями или должностными лицами, которых он касает­ся. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подраз­деления, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителя­ми, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых тре­бует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финан­совыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа за­конодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдель­ных формулировок специальным требованиям некоторых органов (на­пример, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядитель­ных документов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, гото­вившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласо­вания, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием про­ект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание сле­дует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиаль­ными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принима­ются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на сле­дующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - пред­седателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на блан­ке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписа­ния не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подпи­сания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в са­мом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы ти­ражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовлен­ным составителями проекта документа.