Распорядительная система документации.

Назначением распорядительной системы управления является регулирование деятельности, позволяющей обеспечить реализацию поставленных задачи получить от этого максимальный эффект.

С точки зрения принятия решений документы, относящиеся к распорядительной документации делятся на 2 группы:

n документы, издаваемы в условиях коллегиальности

n документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

По уровню управления: РФ, субъекты Федерации, муниципальные органы власти, органы местного самоуправления, отраслевые объединения, органы первичного звена управления предприятием.

К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного докумен­та желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней изла­гаются последовательность работ над проектом документа и те требова­ния, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть пору­чена одному или нескольким структурным подразделениям или отдель­ным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (ко­миссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее ка­чество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъяв­ляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопро­са, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное под­разделение может выступить с инициативой разработки распорядитель­ного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в ем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений Правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направлен­ность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издавав­шихся по данному вопросу распорядительных документов позволит по­ставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную яс­ность по предмету изучения, четко определив цель издания распоряди­тельного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных по­ложений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимоза­висимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Конста­тирующая часть является введением в существо рассматриваемого воп­роса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, но­мер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссы­лочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и от­сутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распоря­дительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ("по­становил") - в постановлении; "решает" {"решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распоряди­тельного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) орга­низаций, действующих на принципах единоначалия, а также докумен­тах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "решает" ("РЕШИЛ"), "предлагаю", "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Рас­полагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указы­вается название коллегиального органа.