 |
Хар-ка различных видов носителей информации и проблемы стандартизации. Кл-ция док-тов, осн. признаки.
|
|
|
|
Понятие «док-т», «док-ная инф-ция», опред-я в различных науках.Эв-ция док-та, его св-ва, ф-ции, сп-бы документ-ния.
Слово «док-т» от лат. documentum – свид-во - матер. носитель данных (бумага, кино- и фотопленка, магн. лента, перфокарта и т.п.) с записанной на нем инф-ции, предназн-е для ее перераб-ки во времени и простр-ве. Док-ты м. содержать тексте, изобр-я, звуки и т.д. в узком смысле деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт и право на что-то.
В русском яз. слово «док-т» вошло в Петровскую эпоху. Док-ми стали наз-ть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова «Д» развились 2 новых знач-я: 1) Узкое; бытовое - паспорт, удостоверение личности, 2) Переносное; расширенное- то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо, произведения искусства, чертеж, фотография, машинописная запись и т.д.
В процессе деят-сти чел-ка созд-ся большое кол-во док-тов. В 18 веке док-ту придавалось правовое знач-е. В пер. пол. 19 века док-том назыв-ся деловая бумага, акт, делом. Акт – это док-т, в кот. излагались права иди обяз-сти одного или нескольких людей. В 20-е годы термин деловая бумага употребл-ся в некот. законодателных актах. Теперь термин деловой бумаги заменен на «служебный док-т». Согласно ГОСТ 16427-70 «Документирование и архивное дело» термины и опред-ют док-т – это ср-во закрепления различными способами на спец-х материалах инф-ции о фактах, событиях, явлениях объектов, действительности и мыслительной деят-сти чел-ка. Инф-ция о док-тах фиксир-ся рукописным, машинописным, типографическим сп-бами, с помощью чертежей, граф. изображ-й, рисунков.
Инф-ция – сов-сть сведений, определяющих знаний о них или иных событиях, явлениях, фактах в их взаимосвязи.
|
|
|
Сущ-ет несколько св-в док-та: 1) функциональное на-значение – явл-ся стержневым при оценке качества док-тов, 2) логичность – в содер-жательном аспекте – после-довательная, связная инф-ция, содержащ-ся в док-те, 3) надежность – св-во док-та в течение продолжительного времени выполнять свои ф-ции, 4) долговечность – определ-ся оптимальным сроком службы док-та до физич. или моральн. износа, 5) техничнологичность – соответствие док-та соврем. требованиям технологии его подготовки, передачи и хранения, 6) экономичность – треб-я к стоим-сти док-та, 7) эстетичность – соотв-вие док-та треб-ям норм права (наличие реквизитов), 8) учет личности и коллектива при составлении док-та.
Функции док-та – это целевое назнач-е, присущее только данному док-ту. Они помогают понять роль док-та в данной соц. стр-ре, позволяют опред-ть треб-я к технологии составл-я данного док-та, а знач-е ф-ций позволяет классифиц-ть док-т.
Выделяют след. ф-ции док-та: 1) Информ-ная - преднамеренная фиксация инф-ции с целью ее сохранения и передачи. Важным показ-лем кач-ва док-та явл-ся информац. емкость (инф. потенциал) – полнота инф-ции, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность. 2) Социальная - инф-ция не только об обществе, но и личности в ее соц. аспекте. Т.о. эта ф-ция - та или иная степень отражения в док-те деят-сти, места, роли данного чел-ка. 3) Уп-равленческая - док-ты созданные для реализации управл-я, док-ты организационно-рапорядитель-ного хар-ра (положения, уставы, приказы и т.п.), док-ты справочно-информационные (справки, служебн. письма, сводки). 4) Правовая – ф-ция фиксации и изменения правовых норм и правоотн-ний, здесь: а) док-ты, изнач-но обладающие правовой ф-цией, б) док-ты приобретающие на время эту ф-цию. 5) Культурная. 6) Учета. 7) Исторического источника.
Документ-ние – это научн. дисц-на, изучающая в историч. развитии закономер-сть образования док-тов, сп-бы их создания, становл-е и развитие систем документации.
|
|
|
Способы документирования:
1) бумажный;
2) фото-кинофонодокументный;
3) реп-родуцированные;
4) техни-ческое документ-ние;
5) маши-ночитаемые (перфкарты).
1. Письмо прошло неск-ко ступеней – I. Пиктографи-ческое (картинно-синтетическое письмо появ. 8-6 тыс.л. до н.э.); II. Идеографическое письмо (отдельные знаки обознач-ют слова); III. Слоговое (каждый знак = слогу), IV. Буквенно-звуковое (2 тыс. до н.э.). Ранние матер. носит-ли: глина, кожа, камни, папирус. На Руси до 12 в. писали на пергаменте, с 14 в. на бересте. Начиная с 1867 г. - промышлен. изго-товление пишущих машинок. С 17 в. в Англии появ-сь стенография.
2. Фотокинофонодокумент-ние. В 1839 г. во Франции художником Дагером получена 1 фотография, в 1865 г. во Франции братьями Люмьерами был открыт кинематограф. Фотодок-т – изобразит. Док-т, сод-ние, кот-го передано фактографическим сп-бом. Они наглядны и точны. Кинодокументы – документальное кино, фиксируют важные события в жизни общества.
3. Репродуцирование – воспроизвед-е копии док-та в уменьшенном виде: а) микрофильм – одно или неск-ко изображ-й, объедин-х общностью сод-ния, б) микрофиша (105-140мм) умещает от 60 до 3200 кадров,.
4. Техн-ое документ-ние – сп-б запечатления техн. мысли.
5. Машиночитаемые док-ты (перфокарты, перфоленты, магн. ленты, дискеты).
Хар-ка различных видов носителей информации и проблемы стандартизации. Кл-ция док-тов, осн. признаки.
Док-т (от лат. documentum – свид-во, док-во) - матер. объект, содерж-щий инф-цию в зафиксированном виде и спец-но предназн-ный для ее передачи во времени и пространстве. Носителем инф-ции может быть бумага, перфокарта, фотопленка, магнитофонная лента и т.п. Док-ты м. содержать тексты на естествен. или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др.
По сод-нию Д. дел-ся на научно-технич. (статьи, книги и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.
Док-ты м.б. первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.)
По виду обработки дел-ся на семантич. (перевод, реферирование, аннотирова-ние) и несемантич. (копирование, размножение, микрофильмирование).
Совокупность Д., посвященных к-л. вопросу, явлению, процессу, лицу и т.п. наз. документацией.
|
|
|
Существо термина “Стандартизация” характеризуется тремя основными моментами:
- стандартизация есть устанавливаемые на длительный срок общегосударственные общеобязательные нормы создания документов, причем, гарантирует соблюдение этих норм;
- стандартизация –это закрепление и распространение только тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.
Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации – целесообразное уменьшение разнообразное документов по форме и правилам оформления; при стандартизации – формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.
По виду материального носителя документы м. б. разделены на:
- созданные на бумажной основе;
- на специальных носителях (пленке, металле, стекле, дискетах и т.д.). от материального носителя зависит долговечность и стоимость документа.
Документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Эти элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ (реквизит в)
Классиф-цией Д, определением сп-ба их создания и обработки занимается документоведение.
Классификация документов – система соподчиненных понятий в какой-либо области знаний или деятельности человека представляется в виде схем.
Классификация документов по различным признакам:
1. способы представления информации:
а) кодированная;
б) не кодированная;
в) цифровое.
2. Материальные носители:
а) бумажные;
б) микропленка;
в) маг. пленка;
г) оптический диск;
д) полупроводник;
е) фотопленка.
3. Способ закрепления информации:
а) печатание;
б) репродуцирование;
в) микрография;
г) микрофильмирование;
д) микрофотография;
е) перфорация;
ж) электронный.
|
|
|
