 |
Государственный рубрикатор научно-технической информации (ГРНТИ).
|
|
|
|
Рубрикатор ГСНТИ – иерархическая таблица, предназначенная для обработки информационного потока в органах ГСНТИ. Разработан в соответствии с положением о лингвистическом обеспечении. Основные положения данного рубрикатора разработаны с учетом ГОСТ 749.84. основная задача:
1. направлена на решение задач, связанных с улучшением информационного обслуживания потребителей, пользователей ГСНТИ;
2. направлена на эффективное использование средств ВТ, особенно в сетевом режиме;
3. призвана обеспечить экономию как материальных, так и затрат, связанных с временем и т.д.
Данный рубрикатор издан в 4 издании и зарегистрирован в качестве основного лингвистического средства.
Структура: состоит из 2 таблиц (1 – иерархическая система перечня отраслей знаний, 2 – пр.собой предметный указатель, основных понятий и терминов).
Особенность. Все отрасли знаний делятся на 4 блока:
1. все общественные науки (от 0 до 16 позиций);
2. естественные и точные науки (с 17 - 43);
3. технические и прикладные науки, отрасли экономики (с 44 - 81);
4. отраслевые и комплексные проблемы.
Глубина индексирования – 2-з уровня, все основные разделы представлены в укрупненном виде, наз-ся только крупные разделы. Параллельно с каждым названием даются индексы УДК. В начале каждого раздела указывается история вопроса, новые термины, которые включены в данные разделы и год. В 4-ое издание внесены новые разделы, касающиеся технико-технических науки. Введены – телеинформационная служба, оптическая связь, социальные отрасли.
Организационно-распорядительная документация (назначение, процедура издания и оформление).
Вся ОРД составляется на основе ГОСТа России 6.03-98 – унифицированная система документации. На сегодняшний день в документах обязательными являются только 29 реквизитов.
|
|
|
Вся документация любого предприятия разделена на 3 блока:
организационные – устав, положение, инструкция, штатное расписание;
распорядительные – постановления, решения, приказы, распоряжения, указания;
информационно-справочные документы подразделяются на следующие группы документов:
информационные;
аналитические материалы.
Типовая структура устава. Устав дает право на конкретный вид деятельности: уставной капитал, порядок деятельности, учет и отчетность распределения прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.
Штатное расписание содержит информацию о:
1. численности кадров;
2. уровень образования сотрудников;
3. трудовой стаж по профессии, должности;
4. а также о зар/плате и фонде зар/платы предприятия.
Положения могут быть как на отдельные предприятия, так и на их отделы.
Приказы подразделяются на следующие виды:
1) по организационным вопросам – издаются в случае организации предприятия, его реорганизации или удаления предприятия.;
2) приказ по основной деятельности;
3) приказ по личному составу.
Все приказы имеют унифицированную форму, следовательно, предприятия могут заранее создать все шаблоны на документы.
*, приказ по основной деятельности разделен на 2 раздела:
1 раздел – контекстная часть – обосновывает необходимость издания данного приказа;
2 часть – распорядительная часть – указывается кому, что и когда делать.
Приказ в зависимости от принятых решений, визируется определенными лицами и подписывается руководителем данного уровня. Приказы, касающиеся увольнения без согласия и без визы юрист-консульта могут быть обжалованы. Все приказы по личному составу должны быть доведены до исполнителя и должна быть проставлена подпись и дата ознакомления.
Процедура издания единоличного приказа первым руководителем:
|
|
|
1) обоснование необходимости издания документа;
2) сбор и анализ материалов;
3) подготовка проектов;
4) согласование проекта;
5) внесение проекта на рассмотрение;
6) принятие решения и подписание;
7) доведение распоряжения до исполнителя/ей.
Подготовка материала к заседанию коллегиального органа:
внесение документа на рассмотрение;
обсуждение документа на заседании;
принятие решения после заседания;
оформление протокола заседания;
издание документа и доведение решения до коллегиального органа;
доведение документа до исполнителей.
Приказ издается и подписывается от лица руководителя.
Распоряжения – оперативное решение вопросов, издаются руководителями структурных подразделений.
Информационно-справочные документы – служебные записки/письма, в целях подтверждения указания о необходимости выполнения конкретного вида деятельности. Это наиболее распространенный вид документов. А также к ним относятся - акты, сводки, отчеты, плановые документы.
Автоматизированные системы делопроизводства (большей частью выполненные на Delphi) выполняют следующие функции, такие как:
подготовка различных видов документов;
контроль за исполнением;
снятие документа с контроля;
формирование архива документов учреждения.
Электронная канцелярия.
Идеология ЭК – отказ от работы с бумажными документами.
Проект ЭК представлены в журналах по делопроизводству, секретарскому делу, а также в некоторых учебных пособиях.
ЭК предполагает:
выполнение всех функций по ДОУ предприятия;
выполнение широкого спектра функций по Добороту:
1. регистрация всех документов;
2. формирование самих документов;
3. обеспечение контроля за исполнением;
4. прохождение документа по маршруту;
5. проверка исполнения документа;
6. проверка качества исполнения;
7. просмотр руководителем;
8. снятие с контроля и передача документа в архив.
следующий набор организации рабочих мест:
1. АРМ руководителя;
2. АРМ канцелярия;
3. АРМ секретаря;
4. АРМ руководителя структурного подразделения;
5. АРМ исполнителя;
6. АРМ ADMINa.
Наиболее полный доступ к информационному массиву документов предоставляется секретарю и ADMINу. На АРМе руководителя и АРМе руководителя отдела реализуются следующие функции:
|
|
|
поиск и просмотр документов;
внесение резолюции;
оценка исполнения заданий;
формируются отчеты.
Сбои происходили из-за исполнители не были уверены в достоверности документа.
Наиболее трудоемкие процессы выполняются на местах: АРМ канцелярия и АРМ секретаря.
|
|
|
