 |
Министерство торговли как потребитель и источник информации
|
|
|
|
Министерство торговли РФ является весьма крупным потребителем и источником информации о чем свидетельствуют приводимые ниже потоки входящих и исходящих документов, а также оценки объемов хранимой информации, необходимой в повседневной работе.
Оценка общего количества документов за 1998 год, прошедших через Канцелярию УД Министерства и службы делопроизводства департаментов (управлений):
· входящие - свыше 30000;
· исходящие - свыше 12000.
Объемы информации, необходимой центральному аппарату Министерства в повседневной работе (статистическая и конъюнктурная информация, нормативно-правовые акты, исполняемые и разрабатываемые документы и т.п.) оцениваются следующими величинами:
· текущая (актуальная) информация - 2 - 3 миллиона условных машинописных страниц (что, при переводе в машинные форматы представления, соответствует объемам хранения примерно 200 - 300 гигабайт);
· информационная предыстория за 7 - 10 лет (в основном это статистическая информация прошлых периодов, которую необходимо хранить для получения сравнительных оценок, переписка, разрешительные документы и т.п.) - 10 - 15 миллионов условных машинописных страниц (что, при переводе в машинные форматы представления, соответствует объемам хранения примерно 1 - 1,5 терабайта).
Из-за большого объема документооборота, в Министерстве торговли имеет место отход от технологии делопроизводства, определенной государственными стандартами, инструкциями и наставлениями, в сторону комбинированной вертикально-горизонтальной технологии - правом внешней переписки обладают и начальники департаментов (управлений). Определенный объем переписки имеется также непосредственно между департаментами Министерства (минуя уровень Министра и его заместителей) и между отделами различных департаментов. Фактически система делопроизводства и документооборота Министерства представляет собой распределенную систему делопроизводства, состоящую из множества взаимодействующих между собой участков делопроизводства, причем один из них (Канцелярия Управления делами) играет по отношению к остальным координирующую и контролирующую роль. Каждый из таких участков в зоне своей ответственности использует строго вертикальную технологию движения документов. Движение документов между участками делопроизводства имеет вертикально-горизонтальный характер, определяемый как их относительным положением в организационно-штатной структуре центрального аппарата Министерства, так и рангом их внешних корреспондентов и адресатов.
|
|
|
В настоящее время в центральном аппарате Министерства с помощью средств вычислительной техники обрабатывается лишь ничтожная часть всей этой информации (порядка 1-2 %).
В данных Технических предложениях рассматривается ряд первоочередных, на наш взгляд, задач автоматизированной информационной поддержки деятельности центрального аппарата Министерства и некоторых входящих в его систему учреждений и организаций.
Министерство торговли как субъект аналитической обработки информации
Анализ задач и функций, предписанных Министерству в соответствии с Положением о нем, показывает, что основные направления его деятельности связаны с глубоким анализом огромных объемов статистического, конъюнктурного, нормативно-правового и другого материала в контексте сложных и многомерных экономических, социальных, внутри- и внешнеполитических целей, устанавливаемых Правительством РФ.
В настоящее время в центральном аппарате Министерства не используется каких-либо средств поддержки аналитической обработки информации.
|
|
|
Вместе с тем в арсенале современных информационных технологий имеется ряд методов и средств аналитической обработки как структурированной, так и неструктурированной информации, а также технологий решения сложных многомерных количественно-качественных проблем, для которых характерно отсутствие аналитических зависимостей между определяющими их факторами.
В данных Технических предложениях рассматривается несколько прикладных задач аналитической обработки информации, которые, на наш взгляд, будут полезны в качестве средств поддержки аналитической работы специалистов центрального аппарата Министерства и некоторых входящих в его систему учреждений и организаций.
Основные проблемы, которые необходимо решить для развертывания полномасштабной системы аналитической обработки информации:
· Получение необходимой Министерству информации от федеральных и региональных органов
· Внедрение единой системы классификации и кодирования элементов данных.
· Разработка единой для взаимодействующих министерств и ведомств системы представления информации об объектах учета (уровень агрегирования информации, состав представляемых элементов данных, форматы данных и т.п.).
· Придание электронным документам юридической силы.
· Общесистемные прикладные задачи информатизации Министерства торговли
В рамках предлагаемой системы информатизации Министерства имеется ряд системных и прикладных задач, которые необходимы каждому (или большинству) из рассматриваемых подразделений. К таким задачам относятся:
− Автоматизированная система делопроизводства и документооборота.
− Контроль исполнения поручений.
− Разработка и согласование документов.
− Справочная информация по министерству.
− Справочная информация по органам государственной власти и управления РФ.
− Внутриминистерская электронная почта.
− Внешняя электронная почта.
− Информационные ресурсы Internet.
− База нормативных и правовых документов федерального уровня.
− Система внешнеторговой информации (СВТИ).
Доступ к функциям этих задач должен обеспечиваться с каждого автоматизированного рабочего места (АРМ) будущей системы (разумеется, в пределах прав и полномочий, определяемых статусом и должностными функциями пользователей АРМ).
|
|
|
1.2.2. Комплекс прикладных задач "Делопроизводство, документооборот и электронный архив"
Этот комплекс задач является одним из основных общесистемных прикладных комплексов. Анализ показал, что суммарный поток входящих и исходящих документов на уровне Министерства и его департаментов (управлений) превышает 40000 единиц в год. Существующая система автоматизации делопроизводства охватывает только канцелярию Управления делами, функционально не удовлетворяет потребностям морально и физически устарела.
При таком объеме документооборота можно ожидать, что эффект от реализации единой автоматизированной системы делопроизводства Министерства будет весьма значительным.
Реализация и внедрение данного комплекса задач должно постепенно перевести делопроизводство и документооборот в Министерстве торговли РФ на уровень, соответствующий современному состоянию информационных технологий.
Общие требования к комплексу задач ДДЭА
Комплекс задач "Делопроизводство, документооборот и электронный архив" (ДДЭА) должен обеспечивать соблюдение требований российских стандартов, инструкций и наставлений в области делопроизводства и документооборота. Кроме того, он должен сохранять полезные традиции и технологии делопроизводства, выработанные за долгую предысторию Министерства.
Поскольку в настоящее время действующие стандарты и инструкции определяют лишь бумажную форму документа, то на данном этапе комплекс задач должен выполнять в основном функции сопровождения бумажного документооборота, обеспечивая снижение трудоемкости рутинных операций делопроизводства за счет автоматизации процессов регистрации документов, учета резолюций руководителей на документах, отслеживания движения документов и контроля исполнения резолюций.
Вместе с тем, комплекс задач с момента ввода его в эксплуатацию должен начать выполнять функцию "мостика" для постепенного перехода от бумажных к "электронным" документам, обеспечивая разработку документов на ПЭВМ с помощью современных программных средств, ведение архивов подготовленных электронных документов, поиск документов в таких архивах, ведение внутриминистерской переписки в электронном виде (по крайней мере - частично).
|
|
|
В соответствии с принятой в Министерстве смешанной вертикально-горизонтальной технологией делопроизводства и документооборота (см. Приложение к данным Техническим предложениям "Результаты обследования потребностей Министерства торговли РФ в информатизации"), программные средства комплекса прикладных задач ДДЭА должны обеспечивать формирование в рамках центрального аппарата Министерства совокупности взаимодействующих "локальных" систем (или участков) делопроизводства и документооборота.
Такая совокупность взаимодействующих "локальных" систем делопроизводства и документооборота в рамках единой технологии должна охватывать уровни:
q Министерства
q Департаментов (управлений) или самостоятельных отделов
q Отделов в составе департаментов (управлений)
Для системы делопроизводства и документооборота, соответствующей уровню Канцелярии Управления делами Министерства, должна обеспечиваться возможность выполнения координирующих и контролирующих функций по отношению к остальным участкам делопроизводства. Каждый из формируемых участков делопроизводства в зоне своей ответственности использует строго вертикальную технологию движения документов. Движение документов между участками делопроизводства имеет вертикально-горизонтальный характер, определяемый как их относительным положением в организационно-штатной структуре центрального аппарата Министерства, так и рангом их внешних корреспондентов и адресатов.
В пределах центрального аппарата Министерства взаимодействие между участками делопроизводства должно осуществляться через систему внутренней электронной почты (на начальном этапе информатизации - для подразделений Министерства, расположенных в одном здании). По мере развития уровня информатизации Министерства, обретения электронным документооборотом юридической силы, а также по мере готовности внешних адресатов и корреспондентов, должен обеспечиваться постепенный переход на взаимодействие участков делопроизводства через систему электронной почты и с внешними учреждениями и организациями, а также с территориально-удаленными учреждениями, входящими в систему Министерства (управления уполномоченных Минторга в субъектах Федерации и регионах РФ, торговые представительства РФ за рубежом и др.).
|
|
|
Программные средства комплекса задач должны обеспечивать его адаптацию к изменениям организационно-штатной структуры Министерства и его подразделений.
Программно-аппаратные средства комплекса задач должны обеспечивать функции разграничения доступа и защиты учетно-регистрационных данных делопроизводства и документов, хранимых в электронном виде, в соответствии с действующими в Министерстве инструкциями.
Комплекс задач ДДЭА должен обладать следующими функциональными возможностями, поддерживающими основные задачи и функции делопроизводства:
q Учетной обработки документов
q Доведения документов до должностных лиц
q Рассылки документов
q Контроля исполнения резолюций
q Подготовки отчетных документов делопроизводства
q Архивирования документов и поиска их в архивах
q Ведения и использования разнообразных справочников, классификаторов и шаблонов, необходимых в делопроизводстве
К функциям делопроизводства и документооборота тесно примыкает (хотя и не относится к ним) функция поддержки разработки документов в подразделениях Министерства. Будучи важной составной частью общего процесса документационного обеспечения управления, эта функция также рассматривается в рамках комплекса задач поддержки делопроизводства и документооборота.
Можно предложить классификацию информационных ресурсов министерства по критерию открытости, приведенную на рис. 1.1:
 |
рис. 1.1 Классификация информационных ресурсов министерства
Документы (или их проекты), разрабатываемые в Министерстве в служебном порядке (служебные документы) могут быть:
конфиденциальными (документы, содержащие информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации и или по решению лиц, уполномоченных Министром торговли);
открытыми регламентными документами (документы, не отнесенные к категории ограниченного доступа, но для распространения которых требуется разрешение соответствующего должностного лица).
В результате разрешения соответствующего должностного лица регламентные документы министерства могут стать либо общедоступными, либо платными, либо массовыми. Не обязательно получать разрешение на каждый конкретный документ, поскольку на некоторые группы документов в Минторге может быть установлен регламент, позволяющий без обращения к должностному лицу относить документы к той или иной категории открытости. Служебные документы ограниченного распространения должны иметь пометку "Для служебного пользования" или "Коммерческий". Необходимость проставления пометок на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим, или утверждающим документ.
Доступ к открытым информационным ресурсам законодательством РФ не ограничен. Однако часть из них (открытые платные ИР), в связи с необходимостью поддержания этих ресурсов в актуальном состоянии, затратами, связанными с их хранением и распространением и т.д. предоставляются пользователям за плату.
Современное состояние информатизации Минторга
Центральный аппарат при численности 939 человек, имеет 524 компьютера. Из них 337 компьютеров безнадежно устаревших моделей, требуют списания. 187 компьютеров могут быть использованы (с определенными ограничениями) в дальнейшем. Неплохо оснащены департаменты ВТС и ДФБУ. Компьютеры, как правило, используются автономно. Дополнительно требуется 350 современных компьютеров, объединение всех их в единую локальную вычислительную сеть (ЛВС) и использование в соответствии с системной идеологией.
Управления и представительства уполномоченных в регионах (79 представительств) имеют 217 маломощных устаревших компьютера. Работоспособные компьютеры могут продолжать ограниченно использоваться. Для целей информатизации требуется приобретение 200 современных компьютеров и создание ЛВС в некоторых управлениях.
Госторгинспекции в регионах (80 инспекций)оснащены достаточно неплохо. Имеют 45 устаревших и 121 достаточно современных компьютера. Требуется дооснащение 50 компьютерами.
Торговые представительства в иностранных государствах (86 ТП и АТС) имеют 161 устаревший и 94 современных компьютера. 26 ТП и АТС подключены к международным сетям передачи данных. Требуется дооснащение 100 компьютерами и развертывание ЛВС в ряде ТП.
Примечание. Оценки потребностей в оснащении компьютерами являются экспертными. Они будут уточнены на стадии технического проектирования.
Автоматизации основных видов деятельности. На большинстве компьютеров осуществляется набор и распечатка текстов подготавливаемых документов (интеллектуальная пишущая машинка). В некоторых отделах ведутся отраслевые базы данных, доступные, как правило, незначительному числу сотрудников отдела. Осуществляется анализ достаточно ограниченных объемов статистических данных. Ввод данных часто производится (например, в департаментах внутренней торговли) вручную с бумажных носителей. В департаменте ДФБУ используется бухгалтерская система. В УД используется морально устаревшая система ведения делопроизводства, а в УКГС - кадровая система. В ближайшее время предполагается создание комплекса средств автоматизации для обеспечения выдачи экспортных сертификатов по текстилю за счет финансирования по программе TASIS (ДГРВЭД).
Телекоммуникационные сети и каналы связи для обмена данными между подразделениями Минторга, с органами исполнительной власти и взаимодействующими организациями используются весьма ограниченных масштабах.
Доступ к информационным ресурсам. Внутренние информационные ресурсы Минторга доступны, в основном, сотрудникам отделов, создающих эти ресурсы.
С получением данных из Федеральных исполнительных органов (ГТК, Госкомстат и т.д.) связаны большие трудности, информация, как правило, не удовлетворяет сотрудников министерства ни формой представления, ни составом, ни качеством. Необходимо на правительственном уровне решить проблему получения информации из ГТК, Госкомстата, Минэкономики и ряда других министерств и ведомств. Информация должна поступать своевременно, быть достаточно детальной, точной и полной.
В департаментах внутренней торговли необходимая для анализа информация из регионов добывается часто за счет личных связей с сотрудниками региональных администраций. И это - при наличии в регионах уполномоченных Минторга и госторгинспекций. В процессе обследования у нас сложилось впечатление оторванности департаментов внутренней торговли от всех остальных подразделений министерства.
Многообразные ресурсы "Интернета" сотрудникам министерства практически недоступны. Исключение, видимо, составляют 26 ТП и АТС, подключенных к мировым сетям передачи данных.
|
|
|
