 |
Особенности управления финансовой устойчивостью на предприятии
|
|
|
|
Организация и управление финансовой устойчивостью являются важнейшим аспектом работы финансово-экономической службы предприятия и включают целый ряд организационных мероприятий, охватывающих планирование, оперативное управление, а также создание гибкой организационной структуры управления всего предприятия и его подразделений. При этом широко используются такие методы управления, как регламентирование, регулирование и инструктирование. Особое внимание уделяется разработке положений о структурных подразделениях предприятия, должностных обязанностей сотрудников и движения информационных потоков в разбивке по срокам, ответственным лицам и показателям.
Организация планирования финансовой устойчивости необходима, прежде всего, для того, чтобы увязать источники поступления и направления использования собственных денежных средств. В данном случае речь идет об установлении пропорций между сводной калькуляцией на весь объем выпускаемой продукции (товаров, работ, услуг) и планируемым долгом.
Дело в том, что поступления денежных средств по суммам и срокам могут не совпадать с платежами поставщикам сырья и материалов, за работы и услуги, по расчетам с работниками предприятия и бюджетом, а также с банками по возврату кредитов и процентов по ним.
Вследствие этого еще на стадии планирования целесообразно составлять платежный календарь, в котором отражаются притоки и оттоки денежных средств по суммам и срокам. При этом структура оттоков (кредиторская задолженность и внутренний долг) не должна выходить за рамки структуры сводной калькуляции. Это означает, что общая сумма оплаты, скажем, за сырье и материалы не должна превышать общей суммы, вытекающей из сводной калькуляции. В противном случае может не хватить собственных источников для оплаты по другим статьям сводной калькуляции. Таким же образом следует поступать и с другими статьями сводной калькуляции.
|
|
|
Следовательно, если информация о притоках денежных средств по суммам и срокам известна достаточно точно, то корректировке подлежат оттоки по суммам и срокам. И наоборот, если предстоящие оттоки достаточно жестко регламентированы по суммам и срокам, то корректируются уже притоки. Но в любом случае можно заранее предусмотреть дни и периоды, когда возникнут «кассовые» разрывы, и принять соответствующие меры для их устранения и укрепления финансовой устойчивости предприятия.
Организация текущего управления финансовой устойчивостью предполагает обработку особым способом бухгалтерских данных. В результате получаются очень нужные выходные документы — внутренние формы отчетности, анализа и аудита. Эти формы представляют собой стандартные типовые документы для служебного пользования, формируются на базе бухгалтерских данных и могут быть получены в любой момент по требованию пользователя — за год, квартал, месяц и день.1
Основная задача сводных рапортов заключается в информационном обеспечении руководителей разных уровней в целях принятия ими управленческих решений в оперативном режиме. В этой связи актуальность этих таблиц полностью зависит от своевременности внесения и обработки исходных данных в бухгалтерии предприятия. Простота, доступность и читабельность предлагаемых аналитических документов позволяют руководителю понять финансовое состояние предприятия без специальных знаний бухгалтерского, финансового и налогового учета.
Сводные рапорты внутренней отчетности, анализа и аудита имеют свои стандартные формы, на основе которых представляется возможность анализировать работу не только отдельного участка, но и группы участков, ряда предприятий и подразделений, сводить полученные данные в таблицы и строить графики с разбивкой по видам товарно-материальных ценностей, поставщиков и покупателей, материально ответственных и подотчетных лиц.
|
|
|
Необходимо отметить, что для получения отчетности:
· доступ конкретного пользователя к базе бухгалтерских данных изначально ограничивается пределами его компетенции;
· в каждой таблице указывается необходимый уровень аналитики — укрупненные группы, подгруппы и учетные единицы;
· определяется занятость, финансовый результат и ритмичность работы того или иного участка, объекта, подразделения и предприятия в целом;
· обеспечивается прозрачный контроль за своевременностью внесения исходных данных, упрощается поиск ошибок и нестыковок, а также проведение инвентаризации и переоценки товарно-материальных ценностей;
· эти формы позволяют видеть движение материальных, финансовых и документарных потоков.
Работа с этими сводными аналитическими документами возможна при выполнении по меньшей мере пяти условий:
1) постановка задачи (что хотим анализировать, что хотим получить и в каком виде);
2) настройка плана счетов бухгалтерского учета в соответствии с нуждами оперативного и управленческого учета (введение подробных аналитических справочников);
3) ускоренная обработка текущей информации (день в день и без запаздывания);
4) наличие сетевой бухгалтерии;
5) защита информации и ограничение доступа к ней.
Таким образом, разработка, апробирование и последующее внедрение внутренних форм отчетности, анализа и аудита открывают широкие перспективы для укрепления финансового состояния предприятия за счет своевременного получения аналитической информации в читабельном формате и в режиме реального времени.
В то же время укрепление финансово-экономического состояния предприятия полностью зависит от организации работы финансово-экономической службы. Особая роль при этом отводится руководителю данной службы — финансовому директору, которому понятен язык бухгалтеров, экономистов и финансистов.
Принимая во внимание, что на многих предприятиях уже давно введена должность финансового директора, можно объективно говорить о качественном изменении работы службы. Однако данная должность не была введена в законодательном порядке и поэтому довольно долго отсутствовала в квалификационном справочнике должностей и специальностей. И только Постановлением Минтруда РФ от 12 ноября 2003 г. № 75 в Квалификационный справочник были введены должность и должностная инструкция финансового директора. Согласно этой инструкции основной задачей финансового директора является укрепление финансовой устойчивости. Однако этот вопрос освещен в ней недостаточно глубоко. Следовательно, имеет смысл восполнить этот пробел разработкой положения как о всей финансово-экономической службе, так и о каждом из ее ведущих специалистов.
|
|
|
Эти положения определяют цель, круг задач и способы их решения в рамках финансово-экономической службы на основе регламентирования, регулирования и инструктирования. Эти управленческие воздействия определяют права, обязанности и ответственность всей службы, финансового директора и каждого ведущего специалиста, а также устанавливают регламент, содержание и способы передачи внутренней информации. В свою очередь, четкое разграничение функций между специалистами внутри службы позволяет создать единую базу данных, устранить дублирование и параллелизм в работе, а также выявить показатели, за которые отвечает каждая служба и подразделение.
Следовательно, только соединив в одной службе экономику, финансы и управление, можно говорить о создании основ для укрепления финансовой устойчивости.
Оперативное управление финансовой устойчивостью предприятия
При проведении анализа финансово-экономического состояния предприятия предполагается, что имеется особый инструментарий, который позволяет давать оценку финансовой устойчивости в данный момент времени — внутренние формы отчетности, анализа и аудита.
Основная задача этих документов — получить наглядную и объективную картину финансово-экономического состояния предприятия за определенный период, а приводимую информацию представить в читабельном, понятном и доступном виде.
|
|
|
Несмотря на то что в настоящее время ощущается объективная потребность в таком анализе, оперативное управление финансовой устойчивостью предприятия не проводится в полном объеме в силу ряда обстоятельств:
· несовершенства сложившегося на предприятии документооборота:
1) принятая на предприятии внутренняя отчетность является больше бухгалтерской, чем управленческой, поэтому круг пользователей этой информации существенно сужается;
2) линейный или функциональный руководитель, менеджер, экономист или финансист в силу субъективных причин порой ограничены в доступе к бухгалтерской базе данных и поэтому вынуждены вести параллельную базу, которая может существенно отличаться от бухгалтерской базы;
3) актуальность принятия управленческих решений руководством предприятия теряет всякий смысл в данный момент времени из-за запаздывания и несвоевременности внесения и обработки исходной информации;
· несоответствия действующей отчетности потребностям аналитики:
1) в ней содержатся показатели исключительно в стоимостном выражении, когда чаще необходимо знать именно натуральные показатели при анализе остатков материалов, комплектующих и основных средств;
2) дебиторская и кредиторская задолженность, а также задолженность подотчетных и материально ответственных лиц дается XXXкрупнено и без расшифровки, при этом длительность этой задолженности не раскрывается;
3) разным руководителям обработанная информация требуется с разным уровнем группировки — виды деятельности, объекты, участки, службы и подразделения;
4) разным руководителям обработанная информация требуется с разным уровнем детализации. Если руководителю предприятия необходима информация в максимально сжатом виде, то линейному или функциональному руководителю — более подробная, но не такая детальная, как, скажем, бухгалтеру материальной части, кладовщику или менеджеру по продажам или закупкам;
5) в целом отсутствует единая система справочников (по материалам, объектам, контрагентам, подразделениям, материально ответственным и подотчетным лицам), что препятствует получению полного представления о движении материальных, финансовых и документарных потоков;
· отсутствия взаимосвязи и дублирования полномочий между структурными подразделениями внутри финансово-экономической службы:
1) отсутствует схема внутреннего документооборота и взаимодействия как в самой финансово-экономической службе, так и между другими службами;
|
|
|
2) отсутствуют стандарты на внутренние документы и порядок их перемещения;
3) не установлены права доступа, порядок внесения и передачи исходной и обработанной информации.
Эти и другие причины частичного применения или полного отсутствия управления финансовой устойчивостью предприятия в режиме реального времени могут быть сняты, если будет внедрен и объективно заработает оперативный учет финансовой устойчивости предприятия.
Для решения этой задачи предлагается комплекс мероприятий, который охватывает ряд аспектов.
Организационный аспект:
1) на базе действующей бухгалтерской программы создается отдельный встроенный блок для финансово-экономической службы предприятия;
2) создаются сводные рапорты внутренней отчетности, анализа и аудита;
3) получение этих рапортов и оперативная работа с ними осуществляются в режиме реального времени пользователями со своих рабочих мест;
4) устанавливается порядок движения документов;
5) устанавливаются конкретные сроки представления, обработки и передачи информации внутри той или иной службы, а также между службами.
Методический аспект:
1) разрабатываются перечень, внутреннее содержание и формат типовых рапортов;
2) определяется уровень аналитики для каждого пользователя (1 — большие группы, 2 — подгруппы, 3 — учетная единица);
3) устанавливается продолжительность периода анализа (день, неделя, месяц, квартал, год).
Аналитический аспект:
1) определяется перечень анализируемых объектов (участок, объект, подразделение, бизнес-единица, материально ответственное или подотчетное лицо);
2) разрабатываются справочники в разбивке по видам объектов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), поставщиков и покупателей, налогов и банков, сотрудников, учредителей и т.д.;
3) устанавливаются единый доступ, порядок заполнения и обновления справочников (в целях устранения дублирования).
Правовой аспект:
1) рапорты предназначены для служебного пользования специалистами финансово-экономической службы и руководящего состава предприятия;
2) в соответствии с решением директора предприятия для каждого специалиста устанавливаются уровень детализации и права доступа к информации (полный, ограниченный, частичный);
3) устанавливается определенный перечень рапортов для конкретного пользователя.
Технический аспект:
1) соответствующими техническими службами прокладывается сеть, устанавливается необходимое оборудование, проводятся технические и другие работы;
2) решается вопрос об увеличении рабочих мест за счет расширения числа пользователей;
3) проводится подключение рабочих мест к единой базе данных.
Только решив данный комплекс задач, можно говорить о постановке оперативного учета финансовой устойчивости предприятия.
|
|
|
