 |
Несколько советов, как ясно и четко изложить цели проекта
|
|
|
|
Чем яснее и четче определены цели проекта, тем выше ваши шансы завершить его успешно. Вот несколько рекомендаций по формулированию ясных целей.
• Лучше меньше, да лучше. Описывайте цели проекта кратко. Если вы испишете целую страницу мелким почерком, люди даже не станут ее читать, а если и прочитают, то могут не все верно истолковать.
• Поменьше специальных терминов и аббревиатур. В настоящее время в каждой отрасли используется неимоверное количество технических терминов и аббревиатур. В каждой компании существует множество собственных жаргонных слов и сокращений отделов, подразделений и т. п. Люди часто стесняются спросить, что означает какой-нибудь термин или сокращение, чтобы не выглядеть некомпетентными. Поэтому, чтобы не осложнять ситуацию, используйте простые слова и четкие формулировки.
• Необходимые качества емкой формулировки.
- Конкретность. Описание цели должно быть четким, подробным и не допускающим разночтений.
- Измеримость. Устанавливайте показатели и меры оценки запланированных результатов.
- Стимул. Ставьте цели так, чтобы побудить людей к активным действиям для их достижения.
- Выполнимость. Цели проекта должны быть реальными и достижимыми.
- Определенность во времени. Устанавливайте сроки, к которым должны быть получены результаты.
• Цели проекта должны быть достижимыми. Вы и ваша команда должны быть уверены, что достижение требуемых результатов зависит от вас. В противном случае это уже не цели, а пожелания.
• Сразу определите все задачи проекта. Если вы не сделаете этого своевременно, вам трудно будет выполнить все работы при ограниченных сроках и ресурсах.
• Согласуйте цели и задачи проекта с распорядителями и соисполнителями проекта. Заручившись их поддержкой, вы увеличите свои шансы на успех.
|
|
|
Что можно возразить противникам точных формулировок
Не все могут согласиться, что цели проекта нужно четко формулировать. Противники этого также имеют свои аргументы. Приведем их доводы и ваши предполагаемые ответы.
• Чрезмерная конкретизация задач подавляет творческие порывы.
Ответ. Творчество всегда следует поощрять. Вопрос в том, где и когда. Вам нужно, чтобы исполнители проявляли творчество в способах достижения указанных целей, а не в трактовке этих целей.
• Ваш проект предполагает исследования и новые разработки, и сегодня вы не можете точно определить, что из этого получится.
Ответ. Никто не может гарантировать желаемый результат. Одни проекты имеют больше рисков по сравнению с другими. Особенно это относится к новым разработкам. В этом случае также важно с самого начала точно сформулировать предполагаемый конечный результат. Даже если в процессе выполнения проекта конечные цели могут измениться.
• Пожелания и требования заказчиков или инициаторов могут измениться.
Ответ. Цели проекта формулируются на основе информации, которая имеется сегодня. Если со временем произойдут изменения, нужно будет пересмотреть цели проекта. Те, что отвечают новым требованиям, можно оставить, другие — изменить.
• Точные формулировки поставленных задач помогут определить, где можно добиться успеха, а где — потерпеть неудачу.
Что ж, на это возразить нечего.
Иногда реакция на вашу просьбу дать конкретную информацию может оказаться неожиданной.
• Инициатор проекта не может точно выразить свои ожидания. Если вы все же возьметесь за проект, то рискуете напрасно потратить время и средства на достижение результата, от которого инициатор может впоследствии отказаться.
• Заказчик преднамеренно отказывается четко сформулировать свои требования. Со временем вы обнаруживаете, что он пытается установить жесткий контроль над вами, авторитарно вносит неожиданные изменения. В данном случае его основная цель — подчинить вас, а результаты проекта — второстепенная.
|
|
|
Определяем условия
Хорошо жить в мире, где все возможно. Вы что-то задумали и получили желаемое. С другой стороны, вашим клиентам и вашему начальству хочется верить, что вы способны выполнить любые их просьбы и задания вовремя и почти даром.
Но вернемся к действительности. Чтобы составить реальный план, следует определить условия его выполнения, которые подразделяются на:
• ограничения — установленные пределы по срокам исполнения, используемым ресурсам, методам решения задач и результатам проекта, которых вы хотели бы добиться;
• потребности — все, что вам нужно для успешной реализации проекта.
|
|
|
