 |
Глава 13 Подходим к завершению проекта
|
|
|
|
В этой главе…
• Планирование завершения проекта
• Административные мероприятия завершающей стадии
• Как настроить людей на успешное завершение
• Как объявить об успешном завершении проекта
Одним из признаков, отличающих проект от других поручений, является наличие у него завершения — точки во времени, когда все связанные с ним работы сделаны и результаты достигнуты. И хотя уже ждут другие поручения, не позволяйте только что выполненному проекту незаметно кануть в Лету. Успех всего проекта и тех, кто этого добился, следует отметить должным образом.
Игнорирование такого события нанесет не только обиду участникам, но и в какой-то мере вред организации. Без основательной оценки того, чего удалось достичь, не определить, насколько верно проект был задуман, спланирован и воплощен в жизнь. Людям, выполнявшим работы проекта, тоже следует дать возможность почувствовать, что у них все получилось.
На завершающей стадии следует:
• довести до конца все работы проекта;
• завершить все административные мероприятия по проекту;
• принять меры к тому, чтобы проект оставил свой след в жизни и карьере его участников.
Как это сделать, читайте в этой главе.
Завершение работ
Условия окончания проекта:
• нет незавершенных работ;
• все согласовано и утверждено;
• поставленные задачи выполнены, намеченные цели достигнуты.
Обычно к концу проекта остается масса мелких недоделок и открытых вопросов. Даже при благоприятных обстоятельствах это вызывает сильное беспокойство. А неблагоприятные возникают вследствие:
• того, что план работ был разработан недостаточно детально;
• назначения некоторых участников на другие проекты, из-за чего на оставшихся ложится дополнительная нагрузка;
|
|
|
• потери мотивации и интереса "под занавес" проекта частью участников, мысли которых уже заняты новыми поручениями;
• опасений в близкой перспективе лишиться благоприятной рабочей обстановки и сложившихся отношений, а также из-за беспокойства по поводу новых назначений;
• уклонения вашего заказчика (внешнего или внутреннего) от уточнения последних деталей.
Чтобы исключить подобные обстоятельства, изучите хорошенько следующий раздел.
Планируйте завершающую стадию проекта особенно детально
Завершающая стадия — это своего рода отдельный проект (о стадиях проекта читайте в главе 1). Собирайте оставшихся участников и готовьте план работ с конкретизацией его задач, работ и ресурсов.
У вас заранее должен быть готов список работ и мероприятий завершающей стадии. Например:
• продукция, которую нужно произвести;
• положительные результаты испытаний;
• утверждения, которые следует собрать;
• отчеты, которые необходимо сдать;
• материальные ценности, которые подлежат передаче;
• административные мероприятия, которые следует провести.
Установите для каждого его обязанности на этой стадии.
Восстановление коллективного самосознания и духа
Чтобы поднять дух команды для последнего рывка:
• соберите всех вместе и напомните о коллективной обязанности довести проект до успешного завершения;
• еще раз подчеркните важность и значение результатов вашего проекта;
• подробно обсудите, что осталось сделать, и жестко контролируйте все завершающие работы;
• обеспечьте возможность немедленно связаться с вами при возникновении затруднений.
Благополучный финиш
Вот советы, как благополучно завершить проект.
• Закладывайте основы уверенного завершения проекта еще на этапе планирования. Убедитесь, что задачи поставлены верно и четко. Выясните и уточните меры успешности выполнения проекта. Если его результатом станет запланированное изменение обстановки в организации, подробно опишите исходную для последующего сравнения.
|
|
|
• Включите в план мероприятия по завершению. Внесите в структурную схему работ все мероприятия завершающей стадии с указанием сроков.
|
|
|
