Распространение письменной информации
Письменным сообщениям присуща конкретность данных, однозначность слова. Кроме того, так легче сохранять информацию о прошедших событиях и распространять ее среди широкого круга лиц. К сожалению, письменной форме распространения информации присущи некоторые недостатки. • Отсутствие возможности у получателей тут же уточнить значение и содержание предписываемых действий. • Нет уверенности, что послания получены и правильно поняты. • Вы не видите реакцию на послание. • Она не подходит для дискуссий и мозговых штурмов. Самое неприятное то, что вы не знаете, читают ли ваши послания вообще! Чтобы повысить мотивацию читать ваши послания, примите следующие меры. • Отправляйте их регулярно и в установленной форме. Так получателю легче найти нужную ему информацию. • Будьте конкретны. Лучше несколько сообщений по отдельным вопросам, чем одно обо всем сразу. • Избегайте терминов и аббревиатур. • Ссылаясь на факты, укажите лицо, у которого можно получить о них исчерпывающую информацию. • Применяйте современные методы выделения ключевой информации, например: цветом текста или фона, указанием степени важности на конверте и т. д. • По возможности обсуждайте ваши послания с некоторыми получателями. Это даст вам представление о том, как их воспринимают. • Старайтесь уместить сообщение на одной странице. Для длинных пишите краткое резюме.
Через несколько недель мне довелось беседовать с его шефом по совсем другим вопросам. Между прочим, тот пожаловался мне, что среди его персонала есть один чересчур старательный работник, который каждый месяц шлет отчеты объемом не меньше десятка страниц и такие подробные, что терпения больше чем на два абзаца не хватает. А он так надеялся, что мои лекции его вразумят! Обмен информацией на совещаниях Слово совещание вызывает у многих чувство тоски и досады. Некоторые даже считают, что в век компьютеризации в промышленно развитом обществе такая форма делового общения лишена всякой информативности. В адрес совещаний звучит много нареканий. • Нет нормального предварительного оповещения. • Не приглашают нужных людей. • Не начинаются вовремя. • Нет нормального распорядка. • И никто его не придерживается. • Никакого толку от совещаний. • Обсуждаются одни и те же вопросы. • Сколько мы тут ни совещайся, решение все равно примут без нас. • Не сообщили заранее о предмете обсуждения. • Мои вопросы заняли всего 5 % времени, а все остальное время пришлось просто сидеть. • И следующее совещание будет не лучше. При правильном планировании и организации совещания могут стать весьма полезными. Они нужны, чтобы прозвучали разные мнения и взгляды; их задача — коллективное и вдумчивое обсуждение, анализ и решение проблем. Участники также смогут больше узнать о профессиональной подготовке, опыте и стилях друг друга. В непростом деле организации совещаний придерживайтесь следующих рекомендаций. Подготовка совещания • Определите цель совещания, • Подумайте, кого приглашать и зачем. Если нужно, чтобы прозвучала новая информация, — решите, кто ею обладает. Если нужно принять решение — выясните, у кого достаточные полномочия и авторитет, чтобы его поддержали.
• Оповестите о совещании так, чтобы все знали. • Напишите повестку для совещания с указанием тем и времени для обсуждения. • Предварительно распространите копии повестки дня и справочных материалов, чтобы участники могли подготовиться. • Не проводите совещание больше двух часов. Незачем принуждать людей присутствовать, если не можете заставить их думать о теме обсуждения. Сложные или многочисленные вопросы лучше разделить на несколько заседаний. Проведение совещания • Начинайте вовремя, даже если не все присутствуют. Подождете кого-то одного — в следующий раз будете ждать всех! • Назначьте следящего за регламентом, который при необходимости напомнит, что время обсуждения по вопросу исчерпано. • Ведите протокол: кто выступал, сколько, на какую тему, какие поступили предложения и приняты решения. • Ведите учет, как решения собрания воплощаются в жизнь, чтобы оценить эффективность их обсуждения. • Если для принятия какого-либо решения недостаточно информации или отсутствуют необходимые лица, данный вопрос следует снять с обсуждения. • Заканчивайте совещание своевременно. Обеспечьте: • ведение совещания согласно установленному порядку; • наблюдение за важностью обсуждаемых тем; • деловой характер выступлений и обсуждений.
Воспользуйтесь поиском по сайту: ![]() ©2015 - 2025 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|