 |
Распространение письменной информации
|
|
|
|
Письменным сообщениям присуща конкретность данных, однозначность слова. Кроме того, так легче сохранять информацию о прошедших событиях и распространять ее среди широкого круга лиц. К сожалению, письменной форме распространения информации присущи некоторые недостатки.
• Отсутствие возможности у получателей тут же уточнить значение и содержание предписываемых действий.
• Нет уверенности, что послания получены и правильно поняты.
• Вы не видите реакцию на послание.
• Она не подходит для дискуссий и мозговых штурмов.
Самое неприятное то, что вы не знаете, читают ли ваши послания вообще!
Чтобы повысить мотивацию читать ваши послания, примите следующие меры.
• Отправляйте их регулярно и в установленной форме. Так получателю легче найти нужную ему информацию.
• Будьте конкретны. Лучше несколько сообщений по отдельным вопросам, чем одно обо всем сразу.
• Избегайте терминов и аббревиатур.
• Ссылаясь на факты, укажите лицо, у которого можно получить о них исчерпывающую информацию.
• Применяйте современные методы выделения ключевой информации, например: цветом текста или фона, указанием степени важности на конверте и т. д.
• По возможности обсуждайте ваши послания с некоторыми получателями. Это даст вам представление о том, как их воспринимают.
• Старайтесь уместить сообщение на одной странице. Для длинных пишите краткое резюме.
Осторожнее с неопределенными выражениями типа "да, но…", которые вызывают ощущение, что вы, в силу обстоятельств, не даете полную информацию. Как-то на лекции я обсуждал со своими слушателями целесообразность делать доклады покороче, не больше одной страницы. Один из них уверял, что ежемесячные отчеты по его важным проектам меньше чем на десять страниц никак не умещаются, а шеф читает каждое слово.
|
|
|
Через несколько недель мне довелось беседовать с его шефом по совсем другим вопросам. Между прочим, тот пожаловался мне, что среди его персонала есть один чересчур старательный работник, который каждый месяц шлет отчеты объемом не меньше десятка страниц и такие подробные, что терпения больше чем на два абзаца не хватает. А он так надеялся, что мои лекции его вразумят!
Обмен информацией на совещаниях
Слово совещание вызывает у многих чувство тоски и досады. Некоторые даже считают, что в век компьютеризации в промышленно развитом обществе такая форма делового общения лишена всякой информативности. В адрес совещаний звучит много нареканий.
• Нет нормального предварительного оповещения.
• Не приглашают нужных людей.
• Не начинаются вовремя.
• Нет нормального распорядка.
• И никто его не придерживается.
• Никакого толку от совещаний.
• Обсуждаются одни и те же вопросы.
• Сколько мы тут ни совещайся, решение все равно примут без нас.
• Не сообщили заранее о предмете обсуждения.
• Мои вопросы заняли всего 5 % времени, а все остальное время пришлось просто сидеть.
• И следующее совещание будет не лучше.
При правильном планировании и организации совещания могут стать весьма полезными. Они нужны, чтобы прозвучали разные мнения и взгляды; их задача — коллективное и вдумчивое обсуждение, анализ и решение проблем. Участники также смогут больше узнать о профессиональной подготовке, опыте и стилях друг друга.
В непростом деле организации совещаний придерживайтесь следующих рекомендаций.
Подготовка совещания
• Определите цель совещания,
• Подумайте, кого приглашать и зачем. Если нужно, чтобы прозвучала новая информация, — решите, кто ею обладает. Если нужно принять решение — выясните, у кого достаточные полномочия и авторитет, чтобы его поддержали.
|
|
|
• Оповестите о совещании так, чтобы все знали.
• Напишите повестку для совещания с указанием тем и времени для обсуждения.
• Предварительно распространите копии повестки дня и справочных материалов, чтобы участники могли подготовиться.
• Не проводите совещание больше двух часов. Незачем принуждать людей присутствовать, если не можете заставить их думать о теме обсуждения. Сложные или многочисленные вопросы лучше разделить на несколько заседаний.
Проведение совещания
• Начинайте вовремя, даже если не все присутствуют. Подождете кого-то одного — в следующий раз будете ждать всех!
• Назначьте следящего за регламентом, который при необходимости напомнит, что время обсуждения по вопросу исчерпано.
• Ведите протокол: кто выступал, сколько, на какую тему, какие поступили предложения и приняты решения.
• Ведите учет, как решения собрания воплощаются в жизнь, чтобы оценить эффективность их обсуждения.
• Если для принятия какого-либо решения недостаточно информации или отсутствуют необходимые лица, данный вопрос следует снять с обсуждения.
• Заканчивайте совещание своевременно.
Обеспечьте:
• ведение совещания согласно установленному порядку;
• наблюдение за важностью обсуждаемых тем;
• деловой характер выступлений и обсуждений.
|
|
|
