Глава 5. Информационная система управления

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения и сдачи их в архив.

Документооборот является связующим звеном между внутренними структурами предприятия, а также его внешней средой (законодательные, фискальные органы, аудиторские фирмы, поставщики, покупатели, собственники, кредиторы и др.).

Документирование позволяет в любой момент установить посылающего и принимающего информацию, дату передачи и ее содержание. Необходимо также оценивать достоверность и полноту информации. Благодаря принципу документирования решения по оперативным вопросам принимаются с учетом стратегической позиции фирмы, стимулируя тем самым первоочередную реализацию стратегических целей. Принцип документирования является также инструментом для контроля за соблюдением принципов стратегического сознания, своевременности.

Необходимо отметить, что в Батыревском райпо процесс обработки документации осуществляется следующим образом. Так как работа организации зависит от объема продаж, то первичным документом является письмо-заявка, на основе которого оформляется контракт на поставку продукции с потенциальным поставщиками. Оформленный и согласованный контракт со всеми документами (лист визирования, стандарты, спецификации) служит основой для составления карточки заказа.

 Далее оформляется приемо-сдаточный товарный акт, график отгрузки продукции, заявки на отгрузку продукции, платежные документы (счета-фактуры, акты и соглашения о проведении взаимозачетов, платежные требования и поручения), на основе которых формируются сведения об остатках готовой продукции на складе. Сведения о неоплаченной продукции служат основанием для предъявления претензий и исков, многосторонних соглашений о переуступке долга. Результатом соглашений служат оформленные документы по ликвидации задолженности.

В последнее время в организации осуществляется автоматизированный процесс обработки информации с применением ЭВМ, деловая переписка с контрагентами ведется через электронную почту, с помощью Интернета разрабатываются рекламные и маркетинговые мероприятия, бухгалтерский учет налажен с применением программы 1С-Бухгалтерия.

Весь управленческий персонал Батыревского райпо владеет навыками работы на компьютере, документация ведется с применением прикладных программ автоматизированного учета.

Хотелось бы отметить, что в целях повышения эффективности контроля в розничном процессе, фирме необходимо использовать автоматизированные системы учета, связывающие, например производство и складское хозяйство. В единую компьютерную сеть могут быть объединены склад, отделы и касса. Необходимо также совершенствовать информационную базу данных, повышать квалификацию сотрудников, привлекать специалистов в области информационных технологий.

Глава 6. Система маркетинга на предприятии

Маркетинг- это управленческий процесс, посредством которого ресурсы всей организации используются для удовлетворения потребностей потребителей, чтобы достигнуть целей обеих сторон. То есть, маркетинг, в соответствии с дословным переводом, нужно рассматривать как ориентированный на рынок принцип управления предприятием. Он заключается в опирающемся на современный инструментарий поиске решений, направленных на удовлетворение потребностей потребителей и на получение у них преимуществ по сравнению с конкурентами с помощью специальных рыночных мероприятий.

Грамотные, обоснованные маркетинговые решения невозможны без предварительного анализа ситуации, который производится на основе сбора и обработки необходимой информации. Этот первичный этап называют маркетинговыми исследованиями. Этап принятия решений, основанных на результатах маркетинговых исследований, получил название планирования маркетинга. Планирование маркетинга - это логическая последовательность действий, ведущая к формулировке целей маркетинга и составлению планов для их достижения. Целью планирования маркетинга является определение, создание и поддержка конкурентного преимущества.

 Батыревское райпо разрабатывается единый, интегрированный план маркетинга всего предприятия, включающий весь ассортимент предлагаемой продукции.

Процесс планирования маркетинга в Батыревское райпо включает в себя:

1 этап: Анализ места предприятия на рынках в сравнении с основными конкурентами;

2 этап: Разработка целей исходя из анализа реального набора количественных маркетинговых и финансовых целей, совместимых с общими целями предприятия;

3 этап: Разработка детального тактического плана действий, способного обеспечить выполнение стратегии и достижение поставленных целей.

Именно сейчас происходит захват перспективных секторов рынка сбыта, идет географическая экспансия. В условиях нарастающее и все более жесткой конкуренции очень важно правильное позиционирование. Необходимо найти свой сегмент рынка и за него бороться.

Батыревское райпо осуществляет деятельность в области рекламы, принимает участие в маркетинговых исследованиях, а также получаемую информацию предоставляет в маркетинговые службы покупателей.

Проблемы планирования и реализации маркетинговой стратегии обсуждаются на семинарах, проводимых Чувашпотребсоюзом.