 |
Порядок оформления протокола заседания.
|
|
|
|
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29 деление на линейке п./машины или после 16 ударов от левого поля на ПК).
Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.
К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение "Повестка дня" пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора п/машины). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом "разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
|
|
|
Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - становили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова - СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут описными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания открытая пунктуация).
Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: Доклад прилагается".
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать звание должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица - "я осуществляю...", от третьего лица - "Петров сказал, что...", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо", в безличной форме - "Ивановым было предложено...".
Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают - "Выступление прилагается".
Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.
Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое поле).
Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.
|
|
|
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.
При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.
Если к протоколу прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание... стенографируется. Стенограмма прилагается.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель, секретарь и члены президиума.
Датой протокола является дата проведения заседания (12.03.93.). Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире - окончания заседания (12 -14.03.93.).
Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.
Реквизиты формуляра - образца ПРОТОКОЛА:
- наименование организации (наименование структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
- дата заседания, номер (в течение календарного года);
- место составления (город);
- заглавие (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
- текст вводной и основной части;
- подпись;
- гриф согласования (если нужно);
- гриф утверждения (если нужно);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Порядок оформления акта.
Акт – это документ, подтверждающий установленные факты и события.
Как правило, акт составляется несколькими лицами. Это может быть постоянно действующая комиссия, или комиссия, назначенная по указанию руководства. Однако возможно составление акта и одним, специально уполномоченным на это лицом (например, ревизором). Акты имеют большое количество разновидностей:
1. Акты ликвидации предприятий;
2. Акты ревизии или проверки;
3. Акты уничтожения и т.д.
Акт содержит следующие реквизиты:
1. Наименование предприятия;
2. Наименование вида документа;
|
|
|
3. Дата и индекс;
4. Месть издания;
5. Заголовок;
6. Текст;
7. Отметка о наличии приложений;
8. Подпись;
9. Гриф утверждения.
Реквизиты заголовочной части документа
Наименование предприятия воспроизводится полностью. Под полным наименованием предприятия приводится его сокращенное наименование в скобках (если таковое имеется). Допускается сокращенное наименование писать рядом с полным наименованием предприятия.
Дата документа это дата события.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который при необходимости допускается дополнять индексом дела по номенклатуре дел и т.д.
№ 34 или № 34/02-15
Место составления документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления. В данном конкретном случае место составления документа должно соответствовать месту актируемого события.
Заголовок включает в себя краткое содержание текста. К тексту, оформленному на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать.
Текст акта имеет сложную структуру со слова «ОСНОВАНИЕ». Далее в именительном падеже указывается наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия (чаще всего это приказ), его автор, дата, номер и заголовок.
Далее указывается состав комиссии, начиная с председателя.
Составлен комиссией:
Председатель должность И.О.Ф.
Члены комиссии должность И.О.Ф.
Констатирующая часть начинается с целей и задач проведения работы, далее фиксируются установленные факты. Эта часть акта может быть оформлена в виде таблицы, которая позволяет в небольшом объеме обеспечить высокую степень информированности.
Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»).
Число экземпляров акта определяется либо нормативными документами, либо практической необходимостью. При указании экземплярности указывается их местонахождение.
Составлен в 2 экземплярах:
1 экз. – в центральный архив предприятия
2 экз. – в дело № 25-6
Отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
|
|
|
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Реквизиты оформляющей части документа
Акт подписывают председатель и члены комиссии, без указания должностей. Отказ от подписания акта недопустим. Имеющиеся несогласия оформляются в виде замечаний как приложение. Собственное мнение должно располагаться на отдельном листе, приложенном к акту.
Гриф утверждения документа состоит из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, его подписи и даты утверждения.
Обратите внимание: расшифровка подписи пишется только таким образом: инициалы ставятся перед фамилией, дата утверждения становится собственноручно в момент подготовки акта, но число дня должно быть проставлено собственноручно.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу.
Номера страниц проставляют арабскими цифрами по центру верхнему поля листа.
|
|
|
